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eSocial: o que é e tudo que você precisa saber

Quem está no mercado contábil certamente já ouviu falar sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ou, mais precisamente, o eSocial. O programa do Governo Federal está em vigor desde janeiro de 2008, quando foi liberado para empregadores domésticos.

Embora não seja uma novidade, ele ainda é motivo de dúvidas para empresas e microempreendedores. Além disso, empregadores relataram dificuldades em atender exigências impostas nos primeiros meses de uso.

Está perdido em meio a tantas informações sobre o eSocial? Então este é o artigo ideal para você! O Blog Makrosystem se dedicou a fazer um com os prazos, conceitos e algumas das principais dúvidas. Em resumo, você vai descobrir como o programa pode contribuir na melhora da rotina contábil em escritórios e departamentos dentro de empresas.

Para facilitar sua localização neste artigo, você encontra um índice abaixo onde estão os principais pontos abordados. Afinal, são muitas informações e mudanças. Confira!

  • Conceito: o que é o eSocial?
  • Cronograma: quais os prazos do eSocial?
  • Quais obrigações serão substituídas pelo eSocial?
  • O que são os eventos do eSocial?
  • Lista: confira todos os eventos do eSocial
  • Prática: como o eSocial vai funcionar?
  • Benefícios: quem ganha com o eSocial?
  • Quais as multas do eSocial?

Conceito: o que é o eSocial?

O eSocial foi instituído em 2014, em ação conjunta com o RFB, INSS, Caixa e MTE.
O eSocial foi instituído em 2014, em ação conjunta com o RFB, INSS, Caixa e MTE.

O eSocial foi instituído pelo decreto nº 8.373/2014. Ele é uma ação conjunta com a Receita Federal (RF), Secretaria de Previdência, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Anteriormente, o sistema foi destinado para o registro de empregados domésticos. Logo após o decreto, se tornou obrigatório para micro, pequenas, médias e grandes empresas. Órgãos públicos e internacionais também devem aderir ao programa.

A fim de facilitar a transição das informações, foi criado um cronograma com diversas fases de adaptação (que serão explicadas abaixo). De acordo com o Governo Federal, o eSocial vai reunir dados de mais de 40 milhões de trabalhadores, 18 milhões de empregadores, além de 80 mil escritórios de contabilidade em todo o país.

Na prática, é o seguinte: empregadores devem enviar as informações dos colaboradores e de impostos trabalhistas ao sistema. Ou seja, ele será responsável por centralizar todos os dados em um único lugar. Anteriormente esse preenchimento e a entrega de formulários era feita para diversos órgãos, um processo considerado burocrático e demorado. Com a chegada do eSocial o objetivo é simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Por exemplo: informações de contribuições previdenciárias, vínculos empregatícios, folha de pagamento, CAT, aviso prévio, informações sobre o FGTS, escriturações fiscais, afastamentos e saúde e segurança do trabalhador serão agrupados.

Logo após o cumprimento de todas as fases de implantação, o eSocial irá representar a substituição de 15 obrigações ao Governo por apenas uma. São algumas dessas obrigações o GFIP, Rais, Caged e Dirf. No caso de Microempreendedores Individuais (MEIs), o programa é obrigatório apenas àqueles que possuem empregados. Os MEIs que não se enquadram nessa categoria continuam utilizando o SIMEI para recolhimento dos tributos.

Cronograma: quais os prazos do eSocial?

Como vimos anteriormente, o eSocial irá permitir que empresas e órgãos públicos e internacionais possam cumprir obrigações tributárias de forma simples e unificada. Ou seja, isso significa reduzir custos e diminuição da burocracia com documentos. No entanto, como saber em qual grupo a sua empresa se encaixa? Quais os prazos para informar os dados ao sistema?

A fim de facilitar essa identificação, o Governo Federal dividiu as empresas em quatro grupos. Abaixo você confere em qual grupo sua empresa se encaixa:

  • Grupo 1: empresas de grande porte, com faturamento acima de R$ 78 milhões 2016;
  • Grupo 2: empresas de médio porte, com faturamento inferior a R$ 78 milhões (exceto optantes pelo Simples Nacional);
  • Grupo 3: micro e pequenas empresas, e MEI com empregados, com faturamento de até R$ 4,8 milhões e optantes pelo Simples Nacional;
  • Grupo 4: órgãos públicos e órgãos internacionais.

O eSocial é obrigatório para empresas do grupo 1, 2 e 3. Para o grupo 4, a previsão é que o sistema entre em vigor a partir de janeiro de 2020. Conforme informações do Governo, são esperados dados trabalhistas de mais de 44 milhões de empregados do setor público e privado. Empresas que não cumprirem as regras estão sujeitas a multas e penalidades. Confira abaixo o cronograma:

Quais as fases do eSocial?
Prazos_eSocial
Fique atento aos prazos do eSocial. Empresas que não cumprirem as regras podem sofrer multas ou penalidades do Governo Federal.

Quais obrigações serão substituídas pelo eSocial?

A princípio, 15 obrigações serão substituídas com a implantação do eSocial. Abaixo você encontra uma lista com todas as obrigações que serão alteradas. Entretanto é importante saber o que significam os eventos, assunto primordial nesta fase de transição.

O que são os eventos do eSocial?

Os eventos são micro declarações entregues ao sistema. São mais de 40 modelos com layout, informações, regras de validação e prazos de envio específicos. Eles se dividem em três categorias: eventos iniciais (ou eventos de tabela), eventos periódicos e eventos não periódicos. Saiba a diferença entre eles:

Eventos Iniciais

São os primeiros eventos enviados ao eSocial, responsáveis por identificar os trabalhadores, empresas e outros órgãos. Fazem parte desta categoria os dados tributários, estrutura administrativa e tabelas auxiliares utilizadas em outros eventos.

Eventos Periódicos

São aqueles que possuem uma periodicidade definida. Por exemplo: folhas de pagamento, contribuições previdenciárias, imposto retido na fonte, dentre outras obrigações.

Eventos Não Periódicos

Esses eventos não possuem data pré-fixada para ocorrer. Além disso, eles dependem de acontecimentos específicos. São exemplos de eventos não periódicos as alterações cadastrais, afastamentos, admissões e demissões, Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) e outros.

Também é importante ressaltar que os prazos de cada evento são variáveis. Só para ilustrar, vamos explicar os eventos periódicos e os não periódicos. A regra geral de eventos não periódicos é que o prazo de envio respeite regras que asseguram direitos dos trabalhadores. Confuso? Calma, pois vamos explicar.

No evento de admissão de funcionários, por exemplo, a entrega da documentação deve ser realizada em até 1 dia antes da data de efetivação do trabalhador. Por outro lado, o prazo para casos de afastamento pode sofrer alterações de acordo com o motivo que originou o pedido.

O prazo de eventos periódicos é, geralmente, o mesmo. Por exemplo: o envio de folhas de pagamento deve realizado até o dia 7 do mês seguinte. Contudo, o vencimento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior em caso de não haver expediente bancário.

Quais os eventos do eSocial?

Abaixo você confere uma lista com todos os eventos iniciais, periódicos e não periódicos. Você também pode fazer o download da imagem. Confira:

Eventos do eSocial são divididos em três categorias: eventos de tabela, eventos não periódicos e eventos periódicos.
Eventos do eSocial são divididos em três categorias: eventos de tabela, eventos não periódicos e eventos periódicos.

Eventos de Tabela

  • S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
  • S-1010: Tabela de Rubricas
  • S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
  • S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos
  • S-1035: Tabela de Carreiras Públicas
  • S-1040: Tabela de Funções/Cargos em Comissão
  • S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
  • S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
  • S-1080: Tabela de Operadores Portuários

Eventos Periódicos

  • S-1200: Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
  • S-1202: Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social
  • S-1207: Benefícios previdenciários – RPPS
  • S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
  • S-1250: Aquisição de Produção Rural
  • S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
  • S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
  • S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
  • S-1295: Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
  • S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
  • S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
  • S-1300: Contribuição Sindical Patronal

Eventos Não Periódicos

  • S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
  • S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
  • S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
  • S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho
  • S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
  • S-2230: Afastamento Temporário
  • S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
  • S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial
  • S-2250: Aviso Prévio
  • S-2260: Convocação para Trabalho Intermitente
  • S-2298: Reintegração
  • S-2299: Desligamento
  • S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
  • S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
  • S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
  • S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS
  • S-3000: Exclusão de Eventos
  • S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador
  • S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte
  • S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
  • S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte

Obrigações substituídas pelo eSocial

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)

Responsável por reunir dados de remunerações, bem como vínculos empregatícios, ambas geradas pelo Sefip. A substituição da GFIP é obrigatória para os grupos 1 e 2. Já para o grupo 3 a previsão é abril de 2019, enquanto para o grupo 4 é o ano de 2020, sem data definida.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)

É utilizado para o controle de admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT, além de identificar trabalhadores e empresas. Depende de Portaria Legal para ser substituído.

Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Relatório com informações da atividade trabalhista no Brasil, inclusive estatísticas do mercado de trabalho. É solicitado periodicamente pelo MTE às empresas. Não possui prazo de substituição definido, já que depende de Portaria Legal.

Livro de Registro de Empregados (LRE)

Reúne registros dos empregados de uma empresa, além de atividades como férias gozadas, alteração salarial, contribuição sindical, alteração de função, bem como acidentes e doenças de trabalho. Ainda sem previsão de substituição.

Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT)

Documento emitido para reconhecimento de um acidente de trabalho, trajeto ou doença ocupacional. Sem previsão de substituição, já que aguarda manifestação da Previdência Social.

Comunicado de Dispensa (CD)

Permite o recebimento do Seguro Desemprego pelos funcionários que foram demitidos ou estejam desempregados. Eles devem eventualmente estar enquadrados em requisitos previstos pela Caixa. Ainda depende de Portaria Legal para ser substituído.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Registro de atividades trabalhistas, além de garantir direitos como Seguro Desemprego, benefícios da Previdência Social e FGTS. Não possui data prevista para ser substituído, mas o registro se mantém obrigatório.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

Formulário preenchido com informações relativas ao empregado. Por exemplo: atividade que exerce, exames clínicos, exposição a agentes nocivos, além de dados da empresa. Também depende de manifestação da Previdência Social para ser substituído.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)

Declaração que tem como objetivo informar à RF os rendimentos pagos a pessoas físicas e valor do imposto sobre renda e contribuições retidas na fonte, rendimentos pagos ou creditados para beneficiários.

Além disso, a Dirf também traz dados de pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa de pessoas que moram no exterior. Pagamentos a plano de assistência à saúde também estão inclusos. Ainda sem prazo para substituição, pois precisa de Instrução Normativa.

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)

Contém informações sobre lançamento de crédito tributário e forma utilizada pelo cliente para quitá-lo (pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento). É exigido pela Receita Federal e também aguarda Instrução Normativa para substituição.

Quadro de Horário de Trabalho (QHT)

Documento que reúne informações do empregado, como nome completo, função exercida na empresa, número da CTPS, horários de entrada, intervalo e saída, bem como o descanso semanal. Substituição sem data confirmada.

Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad)

Contém informações relacionadas à Folha de Pagamento dos trabalhadores. Através do manual, a RF valida encargos recolhidos sobre a folha salarial. Entretanto, será substituído pelo eSocial, novo responsável pelo controle da fiscalização de dados. Mas atenção: ele ainda poderá ser solicitado para obrigações que não forem substituídas.

Folha de Pagamento

Reúne informações da remuneração paga aos trabalhadores. Substituição já está em vigor para os grupos 1 e 2, enquanto para o Grupo 3 a obrigatoriedade começa em julho de 2019. Já para o Grupo 4, a mudança deve ser feita a partir de 2020, sem data definida.

Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)

Documento que reúne as informações de funcionários, além de remunerações pagas pela empresa. Atualmente já é utilizada para o recolhimento do FGTS. Entretanto, possui substituição prevista no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Sefip, aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal.

Guia da Previdência Social (GPS)

Este guia é emitido para o recolhimento das contribuições sociais. Atualmente é utilizado por empresas, contribuintes individuais e facultativos, segurados especiais, além de empregados domésticos. Entretanto, será substituído pela Darf e DCTF Web.

Prática: como o eSocial vai funcionar?

As empresas devem abastecer o eSocial, enviando periodicamente as informações através da plataforma. Ou seja, os dados registrados em arquivos digitais isolados (como planilhas do Excel, documentos do Word ou arquivos digitalizados) ou em arquivos físicos, devem ser inseridos no sistema. O transporte desses dados para o eSocial visa facilitar o acesso a cadastros de empresas e trabalhadores, evitar fraudes e garantir que todas as obrigações sejam cumpridas.

Benefícios: quem ganha com o eSocial?

Trabalhadores, empresas e o próprio Governo Federal ganham com o eSocial. Além de se tornar a central de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, o programa vai simplificar processos. Empresas, por exemplo, poderão gerar guias de recolhimento do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos.

Além de garantir a segurança dos dados, diversas obrigações serão automatizadas. Desse modo, o tempo dedicado às tarefas será menor, com diminuição de gastos e aumento da produtividade. O eSocial também traz outras vantagens, como registro imediato de novas informações, integração de processos e disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

Para os trabalhadores, o grande benefício é a garantia da efetivação dos direitos trabalhistas e previdenciários, transparência referente às informações do contrato de trabalho, além de detalhes do ambiente e riscos aos quais o trabalhador está exposto. Isso vale para celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e empregados sem vínculo.

Quais as multas do eSocial?

O eSocial não apenas facilita a gestão dos dados trabalhistas por parte das empresas, como também melhora a fiscalização do Governo Federal em caso de irregularidades. Dessa forma, é importante ficar atento aos prazos a fim de evitar multas e penalidades. Os valores ainda não foram definidos, pois dependem de publicação no Diário Oficial da União (DOU). Na lista abaixo, você encontra nove multas e penalidades às quais as empresas e microempreendedores estão sujeitos em casos de descumprimentos.

Folha de Pagamento

Empregadores que não cumprirem as exigências do eSocial e não enviarem a documentação de acordo com as regras do sistema podem ser penalizados com multas.

Férias

As férias dos funcionários deverão ser comunicadas previamente ao eSocial. O descumprimento pode acarretar multa.

FGTS

Empresas que deixarem de pagar as parcelas de remuneração, realizar o pagamento depois do vencimento e não efetuarem o depósito, podem receber multa.

Registro de Funcionários/Admissão

O prazo determinado pelo eSocial é que as informações devem ser enviadas em até 1 dia antes do funcionário iniciar atividades na empresa. Quem atrasar o envio das informações pode ser multado. A ausência de registro na CTPS dos funcionários também é passível de multa.

Alteração de Cadastro

A obrigação de informar alterações no cadastro de funcionários é de empregadores. A fim de evitar penalidades, o eSocial possui uma área denominada “saneamento dos dados dos colaboradores”, com objetivo de garantir a atualização dos dados. Em caso de descumprimento, empresa poderá ser multada.

Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT)

Com a implantação do eSocial, prazo para envio do CAT é até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento. Em caso de falta ou atraso das informações, o valor da multa varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição. Valores ainda podem dobrar em casos de reincidência.

Ausência de Exames Médicos

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é exame obrigatório que todo funcionário precisa realizar antes do início das atividades na empresa. Além da admissão, o ASO é necessário em casos de retorno ao trabalho, mudança de função, exames periódicos anuais e para demissões. Empresas que não apresentarem documento podem receber multa.

Laudos com riscos do trabalho

Os laudos do PPRA, PCMSO e LTCAT contém informações sobre os agentes aos quais os trabalhadores ficam expostos e o ambiente em que trabalham. Dependendo do tipo de risco, colaborador pode ter direito à aposentadoria especial. Empresas podem ter multas com a não aplicação das regras de segurança e medicina do trabalho, segundo o previsto nas Normas Regulamentares do Ministério do Trabalho.

Afastamento

Casos de afastamento do trabalho por um período superior a três dias devem ser informados ao eSocial, pois interferem em rendimentos mensais e previdenciários dos colaboradores. Caso o aviso não seja realizado, empresa está sujeita à penalidades e multas determinadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

E agora? Como aderir minha empresa no eSocial?

Ainda que cause muitas dúvidas em contadores, o eSocial vai otimizar o processo de trabalho em muitas muitas empresas. Porém, o primeiro impacto causado tem sido de mudanças. Por isso, é preciso se readequar à nova rotina e capacitar profissionais que terão contato direto com a nova ferramenta.

Muitos processos deixarão de existir, enquanto outros serão reformulados com o programa. Em resumo, escritórios de contabilidade terão uma nova rotina de trabalho. Para ajudá-lo nesta mudança, preparamos alguns passos do que deve ser feito a partir de agora. Confira!

Estude sobre o eSocial

Acreditamos que você chegou neste artigo procurando informações sobre o eSocial, certo? Pois saiba que ainda é preciso mais. Todos os funcionários, desde colaboradores, até os diretores de uma empresa, devem saber o que representa o sistema e como ele irá afetar as rotinas trabalhista, fiscal e previdenciária.

Aproveite o período para fazer uma análise da sua empresa. As obrigações legais devem ser cumpridas, caso contrário, multas e penalidades podem ser aplicadas. Uma dica é utilizar softwares de contabilidade. Além de auxiliarem no trabalho, muitos automatizam processos já compatíveis com o eSocial. Outro ponto positivo é a gestão de dados.

Crie um grupo de transição

Diversas rotinas contábeis serão reformuladas com a obrigatoriedade do eSocial. Além de afetar o setor contábil, as áreas de Recursos Humanos, Jurídico, Segurança e Medicina do Trabalho, e Financeiro serão afetados. Por isso, é importante reunir profissionais responsáveis por cada um desses setores e promover o mapeamento dos dados da empresa. Depois que realizar esse levantamento, comece a implantar as mudanças de transição para o sistema. O quanto antes esse processo for iniciado, mais rápida a adaptação.

Atualize informações

Conforme vimos anteriormente, os primeiros eventos do eSocial consistem no envio de informações sobre as empresas e os trabalhadores. Confira e atualize os dados. Isso permite que sua empresa acompanhe processos fiscais, previdenciários e trabalhistas. Além disso, os próprios funcionários vão perceber o cuidado com os dados de cada colaborador.

Alinhe a equipe e faça treinamentos

É o momento de alinhar a equipe. Uma dica é realizar treinamentos com todos os setores envolvidos na implantação do sistema. Você pode pesquisar um consultor que, além de preparar os colaboradores para os processos dentro do eSocial, explique como otimizar as rotinas contábeis. Essa preparação pode melhorar a produtividade dos funcionários e garantir a eficiência dos processos.

Dúvidas para implantar o eSocial na sua empresa?
Confira dicas que vão ajudar você neste processo.

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