Digitalização de Docs
Nesta categoria você compreenderá como o processo de digitalização dos docs é essencial para os escritórios de contabilidade.
Além disso, aprenderá como mantê-los seguros e quais são as principais ferramentas que você pode utilizar para garantir a integridade dos dados dos seus clientes.
O que é Digitalização de Docs?
Resumidamente, é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais, permitindo o armazenamento, organização e acesso mais fácil e seguro a informações importantes, facilitando a busca e compartilhamento.
Qual a importância da digitalização de documentos e arquivos para a área da contabilidade?
Primeiramente, ela permite uma gestão mais eficiente da informação, facilitando o acesso rápido e seguro aos dados contábeis, fiscais e financeiros.
Além disso, a digitalização reduz o espaço físico necessário para o armazenamento de papéis, diminuindo custos com arquivos físicos e tornando o ambiente de trabalho mais organizado.
Assim, com a facilidade de compartilhar informações digitalizadas também agiliza o trabalho em equipe e a comunicação com clientes e órgãos governamentais, contribuindo para uma contabilidade mais ágil e precisa.
Como é feito o processo de digitalização de documentos?
Primeiramente, os documentos físicos são preparados, retirando grampos, organizando-os em ordem cronológica ou por categorias, caso necessário.
Em seguida, eles são escaneados utilizando equipamentos apropriados, como scanners ou multifuncionais com recursos de digitalização.
Após a digitalização, é realizado um controle de qualidade para garantir que todas as páginas foram capturadas corretamente e que a qualidade da imagem é adequada.
Depois, os arquivos digitalizados devem ser armazenados em pastas organizadas em formato digital, podendo ser acessados e pesquisados facilmente em sistemas de gestão documental.
Quais documentos devem ser digitalizados?
A princípio, na área da contabilidade, diversos documentos podem e devem ser digitalizados, tais como:
- Notas fiscais de entrada e saída;
- Comprovantes de pagamento de fornecedores e despesas diversas;
- Documentos contábeis, como balancetes, demonstrações financeiras e relatórios;
- Contratos e acordos relacionados aos negócios da empresa;
- Documentos trabalhistas, como folhas de pagamento e contratos de trabalho;
- Documentos fiscais e tributários, como guias de impostos e declarações.
Qual legislação que regulamenta o processo de digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é um processo assegurado pela Legislação Brasileira, por meio do Decreto nº 10.278/2020, publicado no DOU (Diário Oficial da União), ela trata da digitalização de documentos fiscais, deixando de ser obrigatório guardar o arquivo em papel, permitindo eliminar legalmente as montanhas de papéis que fazem parte do dia a dia de muitos Escritórios de Contabilidade.
