O software de contabilidade ideal deve atender requisitos básicos e também deve suprir as demandas particulares do seu escritório.
Texto: Brener Mouroli
A contabilidade tem se transformado com o passar dos anos, novas regras, leis e resoluções mudaram nossas rotinas. Além disso, as formas de como realizamos as tarefas rotineiras também se modificaram completamente, principalmente, devido a influência do meio digital. Quando imaginaríamos que tantas tarefas que levávamos dias para realizar poderiam ser automatizadas?
O que parecia ser algo totalmente distante, ganhou as rotinas contábeis, os softwares de contabilidade modificaram o dia a dia dos contadores para algo muito diferente do que eram habituados.
Os softwares contábeis passaram de um ‘luxo’ para serem uma necessidade para os escritórios de contabilidade bem sucedidos, por isso, neste artigo você vai descobrir como escolher o software de contabilidade ideal para sua empresa.
O que é um software de contabilidade?
É uma ferramenta essencial para a melhoria das rotinas contábeis. Desse modo, sua função principal é automatizar as tarefas que são repetitivas ou que demandam um alto nível de dedicação por serem complexas ou morosas demais.
Os softwares contábeis trazem diversos benefícios trazidos pela automatização das tarefas aos seus usuários, como a redução de custos e a economia de tempo. Por fim, dando às equipes mais tempo para a realização de atividades analíticas e estratégicas.
Por que ter um software de contabilidade?
De certa forma, a evolução tecnológica na área contábil, ‘obriga’ aos escritórios passarem por uma modernização na maneira que realizam suas tarefas de rotina, já que as formas de entrega e retirada de diversas documentações passaram para o ambiente digital.
Por consequência, os softwares de contabilidade se tornaram essenciais para os escritórios contábeis, pois eles facilitam os trabalhos dos contadores, fazendo com que sejam mais ágeis e com realizações de atividades mais assertivas.
Além disso, o sistema contábil faz com que as integrações com o cliente fiquem mais fáceis, minimizando atritos e erros, como, por exemplo, o recolhimento de notas fiscais, que pode ser feita diretamente pelo software contábil e armazenado em um local seguro para ambas as partes.
Um software de contabilidade dá aos contadores mais agilidade, produtividade e segurança, pois a automatização que esses sistemas possibilitam diminuem consideravelmente as burocracias diárias da vida do contador.
O que avaliar para escolher meu software de contabilidade?
Agora que você já consegue entender melhor como é essencial ter um software de contabilidade no seu escritório, você precisa saber o que avaliar para escolher o ideal para atender suas demandas. Por isso, separamos 8 detalhes importantes para você verificar na hora de escolher o seu software contábil.
- Sistema 100% web: um bom software contábil deve ser 100% web de verdade, porque desta forma você poderá acessar a plataforma de qualquer lugar, seja no escritório, em casa ou com o cliente. Ser 100% web é sinônimo de mobilidade e acessibilidade para você e sua equipe.
- Suporte técnico: é extremamente importante que você tenha acesso a um atendimento qualificado, pois, caso você necessite esclarecer alguma dúvida ou venha a ter um problema, terá com quem contar para resolver. Uma boa empresa oferece suporte para além do momento da venda.
- Integração entre departamentos: na contabilidade os departamentos conversam entre si o tempo todo, por isso, um bom software contábil deve ter a mesma dinâmica. Na hora de avaliar o sistema, lembre-se de verificar se os departamentos de fiscal, pessoal e contábil estão alinhados e integrados entre si dentro do sistema.
- Integração com os sistemas governamentais: muitas das obrigações que o contador deve realizar rotineiramente demandam de informações e dados enviados ou extraídos de sistemas governamentais, devido a isso, é bem interessante que o software contábil tenha integração com esses sistemas.
- Equipe de backup: segurança é um requisito essencial e básico para avaliar antes de adquirir um sistema de contabilidade. Sendo assim, você deve avaliar se a empresa faz backups rotineiros, assim, os dados dos seus clientes ficam bem protegidos.
- Redução de custos: sempre é importante avaliarmos os impactos financeiros que uma nova aquisição vai causar. Quando for avaliar seu sistema, olhe para o todo, tanto para a quantidade de trabalhos que serão poupados, quanto pelo valor que será gasto. Você deve ficar atento ao fato que às vezes o ‘barato sai caro’ e escolher o plano ideal para o seu escritório pode amenizar gastos futuros.
- Integrações com outros sistemas: a integração entre o software contábil e outros sistemas como ERPs é algo que deve ser avaliado, pois essa funcionalidade possibilita a conexão entre softwares, sistemas e/ou ferramentas, de modo que eles possam interagir entre si, trazendo mais dinamismos e agilidade nas suas de tarefas.
- Versão para teste: muitos softwares possuem uma versão de teste que possibilita que você possa experimentar algumas das funcionalidades que o sistema contábil oferece. Usar essas versões de teste ajudam a identificar muitos pontos dessa lista para encontrar o software de contabilidade ideal, como se o atendimento é bom, se as integrações entre os departamentos são reais, etc.
Estes pontos acima são os requisitos básicos para serem analisados antes de adquirir um software contábil. Entretanto, você deve sempre se lembrar que haverá particularidades das demandas do seu escritório as quais você deve levar em consideração na hora de fazer sua escolha. Não deixe de avaliar cuidadosamente todos estes aspectos, pois só assim fará uma boa escolha.
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