Toda empresa que emite nota fiscal precisa lidar com uma parte inevitável da rotina contábil: os impostos sobre a nota fiscal. Esses tributos não são padronizados para todos os negócios. Na verdade, eles variam conforme o regime tributário, o tipo de atividade exercida e até o local onde o serviço ou produto é prestado. Sendo assim, entender como esses encargos funcionam não é só uma questão de cumprir obrigações fiscais. Mas também uma forma inteligente de evitar erros, reduzir riscos com o Fisco e manter a conformidade fiscal da empresa em dia.
Neste artigo, você vai entender quais tributos incidem sobre a nota fiscal, como calcular corretamente, quais são as consequências de falhas nesse processo e, claro, como tornar essa gestão mais simples e eficiente. Se você é contador, profissional da área contábil ou está se preparando para atuar no setor, este conteúdo é pra você.
Você vai ler:
- Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal?
- Impostos federais, estaduais e municipais
- Como os impostos variam de acordo com o regime tributário?
- Simples Nacional e MEI: regimes mais simplificados
- Como calcular os impostos da nota fiscal? Passo a passo prático
- O que é base de cálculo e por que ela importa?
- O que acontece se os impostos da nota fiscal não forem pagos?
- Como o sistema contábil da Makro pode ajudar na gestão dos impostos sobre nota fiscal
- Perguntas Frequentes
Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal?
Na prática, cada nota fiscal emitida representa mais do que uma simples formalidade: ela carrega consigo uma série de obrigações fiscais que precisam ser cumpridas com atenção. Os impostos sobre a nota fiscal variam conforme o tipo de atividade (comércio, serviço ou indústria) e o regime tributário escolhido pela empresa.
Entre os principais tributos estão:
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
- PIS (Programa de Integração Social)
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
- ISS (Imposto sobre Serviços)
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
A carga tributária muda bastante dependendo da natureza do negócio e da estrutura tributária adotada. Por isso, é essencial entender a origem de cada imposto e qual esfera do governo é responsável pela cobrança.
Impostos federais, estaduais e municipais
Os tributos que incidem sobre a nota fiscal são divididos entre governo federal, estadual e municipal. Cada esfera arrecada valores diferentes de acordo com sua competência:
Federais
São tributos cobrados pela União, aplicáveis a praticamente todos os tipos de empresa, com variação nas alíquotas conforme o regime tributário adotado:
- IRPJ: incide sobre o lucro da empresa e pode variar entre 15% e 25%, dependendo do regime (Lucro Real ou Presumido).
- PIS: cobrado sobre a receita bruta. A alíquota é de 0,65% (cumulativo) ou 1,65% (não cumulativo).
- COFINS: também incide sobre a receita. A alíquota é de 3% (cumulativo) ou 7,6% (não cumulativo).
Estaduais
- ICMS: é um dos impostos mais relevantes para quem atua com comércio ou transporte de mercadorias. Ele incide sobre a circulação de produtos e alguns serviços, com alíquotas que podem variar de 4% a 35%, conforme o estado e o produto.
Municipais
- ISS: imposto obrigatório para prestadores de serviço, como profissionais liberais, agências e empresas de tecnologia, por exemplo. A alíquota costuma variar entre 2% e 5%, dependendo do município e da atividade exercida.
Como os impostos variam de acordo com o regime tributário?
Ao falar sobre impostos sobre a nota fiscal, é impossível ignorar o impacto do regime tributário. É ele que define quais tributos a empresa deve pagar, como o cálculo será feito e com que frequência isso acontecerá.
No Brasil, os quatro regimes mais comuns são:
- MEI (Microempreendedor Individual)
- Simples Nacional
- Lucro Presumido
- Lucro Real
Cada um deles tem regras próprias, o que influencia diretamente a carga tributária mensal da empresa. Enquanto os modelos mais simples trabalham com valores fixos ou alíquotas unificadas, os mais complexos exigem cálculos separados para cada imposto.
Simples Nacional e MEI: regimes mais simplificados
Para micro e pequenas empresas, o Simples Nacional costuma ser a porta de entrada ideal. Ele unifica diversos tributos em uma única guia, chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Essa guia inclui impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e ICMS, tudo calculado com base no faturamento e na atividade exercida, conforme os anexos do regime.
Já o MEI segue um modelo ainda mais simplificado. O microempreendedor paga valores fixos mensais, independentemente da quantidade de notas fiscais emitidas. Em 2025, os valores são:
- R$76,90 para comércio e indústria
- R$80,90 para prestação de serviços
- R$81,90 para atividades mistas (comércio + serviço)
Esses valores já incluem todos os tributos obrigatórios, o que torna o modelo ideal para quem está começando e quer manter as obrigações fiscais em dia sem complicações.
Leia mais:
Lucro Presumido e Lucro Real: cálculo individual dos tributos
À medida que a empresa cresce, a necessidade de um modelo mais detalhado se impõe. É aí que entram o Lucro Presumido e o Lucro Real. Ambos exigem cálculos separados para cada imposto, como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, além de ISS ou ICMS, conforme a atividade.
No Lucro Presumido, a base de cálculo é estimada com base em percentuais pré-definidos sobre o faturamento. Isso facilita um pouco o processo, mas ainda exige organização e acompanhamento contábil regular.
Já no Lucro Real, a empresa precisa apurar seu lucro líquido de forma precisa, com base em demonstrativos contábeis detalhados. Esse modelo é obrigatório para empresas com faturamento elevado ou que atuam em segmentos específicos, e demanda um controle rigoroso de receitas, despesas e tributos.
Como calcular os impostos da nota fiscal? Passo a passo prático
Calcular corretamente os impostos da nota fiscal é essencial para manter a regularidade do negócio e evitar problemas com o Fisco. O processo pode parecer complicado à primeira vista, mas seguindo alguns passos, dá para entender com mais clareza como funciona.
Etapas do cálculo:
- Identifique o regime tributário da empresa
Cada regime (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real ou MEI) tem regras específicas e impacta diretamente o valor dos tributos. - Defina a base de cálculo
A base pode ser o valor total da nota, o faturamento mensal ou o lucro apurado, dependendo do imposto. - Aplique as alíquotas conforme a atividade
Use as alíquotas previstas para cada tipo de serviço ou produto, de acordo com a tabela do regime tributário vigente. - Calcule cada imposto separadamente (se necessário)
Nos regimes fora do Simples, é preciso calcular IRPJ, PIS, COFINS, ISS e ICMS individualmente. - Some os valores dos tributos ao valor da nota
- Em alguns casos, o valor final da nota já inclui os impostos. Em outros, os tributos são destacados.
O que é base de cálculo e por que ela importa?
A base de cálculo é o valor sobre o qual será aplicada a alíquota de cada tributo. Ela pode variar conforme o tipo de imposto:
- Para o ISS e o ICMS, geralmente é o valor total da nota fiscal.
- No caso do IRPJ, pode ser o lucro presumido ou real, dependendo do regime.
- Para o MEI e empresas do Simples Nacional, a base é o faturamento mensal ou anual, com alíquotas pré-definidas nos anexos.
Escolher corretamente a base de cálculo garante que os impostos sejam apurados de forma justa, sem recolhimentos indevidos nem riscos de autuações.
O que acontece se os impostos da nota fiscal não forem pagos?
Deixar de pagar os impostos da nota fiscal não é apenas um descuido contábil, é um risco real para a saúde da empresa. A inadimplência fiscal pode trazer uma série de penalidades tributárias, que vão desde multas pesadas até o cancelamento do CNPJ.
A consequência mais imediata é a multa por atraso, que pode chegar a 20% do valor do tributo devido, somada a juros de mora. Em casos mais graves, quando o Fisco entende que houve intenção de ocultar informações, o problema pode ser classificado como sonegação fiscal, com penalidades ainda mais duras:
- Multas de até 150% sobre o valor do imposto
- Inscrição na dívida ativa
- Processo criminal, com pena de 2 a 5 anos de prisão
Além das sanções legais, o negócio também enfrenta restrições operacionais. Empresas com débitos fiscais em aberto ficam impedidas de:
- Participar de licitações públicas
- Emitir certidões negativas de débito
- Solicitar empréstimos e financiamentos bancários
- Abrir novas filiais ou atualizar o cadastro na Junta Comercial
Tudo isso compromete o crescimento da empresa, afeta a imagem no mercado e dificulta a atração de novos clientes e parceiros. Portanto, manter as obrigações fiscais em dia é mais do que uma exigência legal, é uma forma de proteger o negócio e garantir que ele continue operando com segurança e credibilidade.
Como o sistema contábil da Makro pode ajudar na gestão dos impostos sobre nota fiscal
Lidar com os impostos sobre a nota fiscal exige atenção constante, organização e conhecimento técnico. Mas com o apoio do sistema contábil certo, esse processo pode ser muito mais simples e seguro, especialmente para quem atua na área contábil e precisa garantir eficiência e conformidade.
Em suma, a Makro oferece uma plataforma contábil completa, desenvolvida para atender às rotinas de profissionais autônomos, escritórios e empresas de diferentes portes. Sendo assim, com um sistema intuitivo e sempre atualizado com a legislação fiscal, é possível:
- Integrar diferentes regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e MEI) com agilidade
- Realizar o cálculo automático das alíquotas, evitando erros manuais
- Ativar alertas de vencimento para não perder prazos de pagamento
- Controle, armazenamento e organização das notas fiscais com segurança
- Contar com o suporte especializado, pensado para as reais necessidades de quem trabalha com contabilidade
Além disso, o sistema da Makro facilita a organização por atividade, gera relatórios claros e oferece recursos que otimizam a tomada de decisões. Tudo isso em um ambiente digital acessível, pensado para dar mais autonomia e tranquilidade a contadores e empresas. Se você busca uma solução prática para manter sua gestão fiscal em dia, a Makro pode ser sua melhor aliada.
Perguntas Frequentes
A responsabilidade pelo pagamento dos tributos é sempre da empresa emissora da nota fiscal. Em alguns casos específicos, como na prestação de serviços para órgãos públicos ou grandes empresas, pode haver retenção na fonte, mas a obrigação principal ainda recai sobre quem emitiu.
O principal tributo sobre serviços é o ISS (Imposto sobre Serviços), de competência municipal. A alíquota varia de 2% a 5%, dependendo da cidade e do tipo de atividade exercida. Empresas também podem estar sujeitas a PIS, COFINS, IRPJ e CSLL, conforme o regime tributário adotado.
O primeiro passo é identificar o regime tributário da empresa e o CNAE vinculado à atividade. Com isso em mãos, é possível consultar as tabelas de alíquotas, verificar obrigações específicas e entender quais tributos incidem sobre cada tipo de nota fiscal emitida.
A retenção de tributos ocorre quando o contratante desconta parte dos impostos diretamente no pagamento e os recolhe em nome da empresa prestadora. É comum em contratos com órgãos públicos ou empresas de grande porte, principalmente nos casos de ISS, IRRF, INSS e CSRF.
Não. O MEI paga um valor fixo mensal, por meio da guia DAS, que já inclui todos os tributos obrigatórios. Isso significa que ele pode emitir quantas notas forem necessárias, dentro do limite de faturamento anual, sem gerar impostos adicionais por emissão.
