Como gerar ECD no Sistema Contábil Makro: principais configurações para evitar erros

Ei, contador! Saber como gerar ECD corretamente faz toda a diferença na hora da validação. Afinal, um arquivo com inconsistência na escrituração vai direto para o erro no PVA, e corrigir depois custa tempo que você não tem.

Neste artigo, você vai entender como a rotina de geração da ECD funciona no sistema contábil Makro: quais parâmetros exigem atenção, o que conferir antes de gerar o arquivo e por que a qualidade da escrituração define o sucesso da transmissão.

O que é a ECD e o que o sistema faz para gerá-la?

A ECD, Escrituração Contábil Digital, é a obrigação acessória federal que substitui os livros contábeis em papel. Ela integra o SPED e exige a entrega digital do Livro Diário, do Livro Razão e das demonstrações contábeis à Receita Federal, dentro do prazo legal.

No sistema Makro, a rotina responsável por esse processo é a PcGeraECD. Ela não cria informação do zero: busca os lançamentos já escriturados, consolida saldos, monta as demonstrações contábeis e organiza tudo nos blocos exigidos pelo layout do SPED, e monta o arquivo .txt pronto para validação e transmissão no PVA da Receita Federal.

A geração no sistema contábil Makro segue a estrutura oficial do SPED Contábil: o Bloco 0 reúne as informações de abertura e identificação da escrituração; o Bloco I concentra os livros Diário e Razão, além dos saldos e lançamentos do período; o Bloco J apresenta as demonstrações contábeis; e o Bloco 9 finaliza o arquivo com os registros de encerramento e totalização. É essa organização que permite ao PVA validar a integridade da escrituração.

Na prática, isso significa que a geração é o ponto de chegada, não o ponto de partida. Ou seja: se a escrituração estiver correta, o arquivo sai limpo. Se houver qualquer inconsistência nos lançamentos, a ECD vai refletir exatamente isso, e o PVA vai apontar o erro. Por isso, antes de executar a rotina, a escrituração precisa estar fechada e conferida.

Principais parâmetros para gerar ECD no sistema Makro

Antes de executar a rotina, o sistema Makro exige o preenchimento correto de alguns parâmetros para gerar o ECD com mais assertividade. Sobretudo, temos dois grupos que concentram informações mais críticas, confira abaixo:

Identificação da empresa e do período

O parâmetro @CodEmpresa identifica para qual empresa o arquivo será gerado. Já @DataInicialP e @DataFinalP definem o intervalo da escrituração: é exatamente esse período que determina quais lançamentos vão compor o Livro Diário, o Livro Razão e as demais demonstrações contábeis. Uma data errada aqui compromete todo o arquivo.

Tipo de declaração: original ou retificadora

Esse parâmetro define se a ECD é uma entrega inaugural ou uma substituição de arquivo já transmitido. A distinção é simples, mas o erro é grave.

Para ser considerada retificadora, é necessário selecionar o tipo de declaração como retificadora e informar o número do recibo da ECD anterior.

Sendo assim, ao enviar como original quando já existe uma ECD transmitida para o mesmo período, gera duplicidade e pode resultar em autuação. O número do recibo da entrega anterior é o vínculo que garante que o arquivo novo substitui o anterior corretamente. A Receita Federal identifica qual arquivo está sendo substituído.

Como o sistema controla as demonstrações contábeis na ECD

A rotina não gera todas as demonstrações automaticamente. O contador define, via parâmetros, quais demonstrativos vão compor o arquivo. Essa escolha precisa estar alinhada com a obrigatoriedade de cada empresa, porque incluir o que não é obrigado, ou omitir o que é gera inconsistência no PVA.

Estrutura base: sempre presente no arquivo

Livro Diário, Livro Razão e Balanço Patrimonial compõem a estrutura obrigatória da ECD. Eles são gerados automaticamente pela rotina e não dependem de nenhum parâmetro de escolha. A posição patrimonial fecha no registro J100 do arquivo.

Demonstrações controladas por parâmetro

As demonstrações abaixo dependem de configuração antes da geração:

• DRE: gerada pela rotina, mas o nível de detalhe é controlado pelo parâmetro @DreSomenteContasSinteticas. Quando ativado, apenas contas sintéticas compõem o demonstrativo. Quando não, sintéticas e analíticas entram juntas. O resultado vai para o registro J150 do arquivo.
• DLPA: demonstração de lucros ou prejuízos acumulados, controlada pelo parâmetro @InformarDlpa
• DMPL: demonstração das mutações do patrimônio líquido, controlada pelo parâmetro @InformarDmpl. As movimentações alimentam o registro J210 do arquivo.
• DFC: demonstração dos fluxos de caixa, controlada pelo parâmetro @InformarDfc

O Plano de Contas Referencial não é uma demonstração contábil, mas exige atenção: quando obrigatório, o parâmetro @InformaPlanoContasReferencial precisa estar configurado. Sem ele, a geração trava para empresas com ano a partir de 2014.

Quando a DFC é obrigatória?

A DFC é obrigatória para sociedades anônimas e empresas de grande porte, conforme legislação societária. Para demais empresas, deve-se verificar enquadramento e exigência legal específica. Sendo assim, as companhias que não se enquadram nesses critérios estão dispensadas, mas precisam confirmar a situação antes de excluir o demonstrativo do arquivo.imas de capital aberto. Companhias que não se enquadram nesses critérios estão dispensadas, mas precisam confirmar a situação antes de excluir o demonstrativo do arquivo.

DLPA ou DMPL: qual escolher?

A escolha depende do tipo societário e da obrigatoriedade de cada empresa. A DLPA é mais simples e atende empresas que não são sociedades anônimas. A DMPL é obrigatória para S.A. e recomendada para empresas que precisam detalhar todas as movimentações do patrimônio líquido por coluna. A escolha errada aqui resulta em rejeição no PVA.

Como o sistema trata os saldos contábeis na geração da ECD?

A rotina não calcula saldos com base em estimativas. Para cada conta, ela identifica o saldo anterior ao período informado, soma os débitos e créditos ocorridos dentro do intervalo e apura o saldo final, definindo a natureza devedor ou credor de acordo com o resultado. Esses saldos compõem os registros I150 e I155 do arquivo, enquanto os lançamentos do período vão para os registros I200 e I250.

Esse processo parece simples, mas esconde um ponto crítico: se o saldo inicial de uma conta estiver errado na escrituração, o saldo final também vai estar. O arquivo gerado reflete fielmente o que está registrado no sistema, sem correção automática. Qualquer divergência pode gerar erro ou advertência no PVA, especialmente quando houver inconsistência entre saldo inicial, movimentação e saldo final.

A rotina também trata situações específicas, como mudança de plano de contas, saldos societários e fiscais, balanço de abertura e encerramento de exercício com tributação no final do ano.

Geração anual x situações intermediárias

Além da geração padrão do ano-calendário, a rotina identifica situações intermediárias, como encerramento parcial do exercício. Isso é especialmente relevante para empresas que passaram por incorporação, cisão ou fusão, mudaram de regime tributário no decorrer do ano ou têm situação especial registrada junto à Receita Federal. Nesses casos, o sistema controla indicadores de início de período e movimentação de forma separada, exigindo atenção redobrada na parametrização.

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Como funciona a ECD para SCP?

Sociedades em Conta de Participação têm tratamento próprio dentro da rotina. O sistema gera a ECD da empresa principal e da SCP de forma separada, controlando o CNPJ específico da SCP, o indicador do tipo de ECD e os registros exclusivos desse tipo societário. Isso evita que as informações da SCP sejam consolidadas indevidamente com as da empresa ostensiva, o que geraria rejeição imediata no PVA.

Plano de Contas Referencial: o ponto mais crítico da geração da ECD

Quando o parâmetro @InformaPlanoContasReferencial está ativo, o sistema exige que cada conta contábil da empresa esteja vinculada ao plano referencial da Receita Federal. Sem a tributação federal vinculada e o plano referencial configurado, a rotina interrompe a geração antes mesmo de criar o arquivo. Não há meio-termo aqui.

Atenção: conta sem vínculo referencial significa geração bloqueada. Portanto, revise todos os vínculos antes de executar a rotina.

O plano referencial funciona como um “de-para” entre o plano de contas da empresa e a estrutura padronizada exigida pela Receita Federal. Essa padronização permite que o Fisco cruze informações entre empresas e identifique inconsistências com mais precisão.

Na prática, o erro aparece de forma clara no PVA: o validador aponta exatamente qual conta está sem vínculo. Mas o problema é que muitos contadores só descobrem isso depois de gerar o arquivo, o que significa retrabalho.

Portanto, a orientação é simples: antes de gerar a ECD, acesse o plano de contas no sistema, verifique se todas as contas ativas têm vínculo referencial configurado e só então execute a rotina. Contas sintéticas de agrupamento também precisam estar mapeadas, não apenas as analíticas.

O que conferir antes de gerar a ECD: checklist do contador?

Um detalhe importante a ser lembrado é que nenhum sistema corrige escrituração mal feita na hora da geração. Por isso, preparamos um checklist essencial para você, contador, antes de executar a rotina:

• Lançamentos encerrados sem pendências: nenhum lançamento pode estar em aberto ou com competência errada. A ECD não espera.
• Encerramento do resultado feito: a conta de resultado precisa estar zerada após a transferência para o patrimônio líquido. Se ainda tiver saldo, o Balanço vai fechar errado.
• Plano de contas referencial vinculado: todas as contas ativas, analíticas e sintéticas, precisam ter vínculo configurado. Uma conta sem mapeamento bloqueia a geração antes mesmo de o arquivo ser criado.
• Natureza das contas patrimoniais conferida: conta patrimonial com natureza trocada gera divergência no Balanço e erro na validação.
• Período sem sobreposição de exercícios: datas incorretas ou períodos que se cruzam com outra ECD já transmitida comprometem a entrega.
• Retificadora identificada corretamente: se já existe ECD transmitida para o período, a nova geração precisa ser retificadora, com o número do recibo informado.
• Demonstrações obrigatórias selecionadas: confirme quais demonstrativos se aplicam à empresa antes de executar.
• SCP com CNPJ e indicadores separados: se a empresa possui SCP vinculada, os dados precisam estar isolados para evitar consolidação indevida.

O que pode gerar erro na validação do PVA da ECD?

Vale reforçar: a maioria dos erros que aparecem no PVA não nasce na geração do arquivo, mas na escrituração. O sistema apenas organiza o que já está registrado. Veja os problemas mais comuns:

• Diferença entre saldo inicial e saldo final do período anterior: o PVA cruza os dois valores automaticamente. Se não baterem, o arquivo é rejeitado. Isso geralmente indica lançamento fora de período ou ajuste feito sem critério.
• Conta referencial não vinculada: quando o plano referencial está ativo e as contas não estão mapeadas, a própria rotina bloqueia a geração. O arquivo não é criado e o problema precisa ser resolvido no plano de contas antes de tentar novamente.
• DRE divergente do resultado contábil: se o resultado apurado na DRE não corresponde ao saldo da conta de resultado no Balanço, o PVA aponta inconsistência entre demonstrativos.
• DLPA ou DMPL inconsistentes: movimentações do patrimônio líquido que não coincidem com os lançamentos registrados geram rejeição direta.
• Data de abertura incorreta: informar uma data de início de atividade diferente da registrada no CNPJ causa conflito com os dados cadastrais da Receita Federal.
• Indicador de movimentação incompatível: empresas sem movimento precisam de indicador específico. Usar o indicador errado faz o PVA entender que há escrituração onde não existe, ou o contrário.

Identificar a origem do erro na escrituração, corrigir na fonte e gerar o arquivo novamente é sempre o caminho mais curto.

Fluxo completo: do sistema Makro ao PVA da Receita Federal

Com a escrituração fechada e o checklist revisado, o processo de geração segue uma sequência direta. Cada etapa depende da anterior, então não existe atalho.

Com a escrituração fechada e o checklist revisado, o processo de geração segue uma sequência direta. Cada etapa depende da anterior, então não existe atalho.

Confira o passo a passo!

Conclusão

Gerar a ECD no sistema Makro é, na prática, o momento em que a escrituração do ano inteiro é colocada à prova. O sistema organiza, estrutura e monta o arquivo, mas não tem como compensar lançamento errado, conta sem vínculo referencial ou demonstrativo configurado fora da realidade da empresa.

O contador que chega nessa etapa com a contabilidade fechada, o plano de contas mapeado e os parâmetros revisados gera o arquivo, valida no PVA e transmite sem surpresa. O que atrasa a entrega, na maioria das vezes, não é a geração em si: é a inconsistência que ficou para trás na escrituração e só aparece aqui.

Por isso, o melhor uso desse processo é tratar a geração da ECD como o fechamento natural de um trabalho contábil bem feito, não como uma etapa isolada no fim do prazo. Quando a base está correta, o arquivo sai limpo na primeira tentativa.

Perguntas Frequentes