Contabilidade atrasada é um dos problemas que atormentam o escritório de contabilidade, por isso, separamos algumas dicas para auxiliar os contadores.
Um dos desafios de uma empresa, seja ela, de grande, médio ou pequeno porte, é sempre manter em dia a sua contabilidade, afinal, para ter uma boa saúde financeira e alcançar ainda mais sucesso, ela precisa ter controle das responsabilidades que entram e saem.
Para que isso aconteça, é necessário também que os contadores dos departamentos contábil, fiscal e financeiro tenham uma organização em suas demandas, tal como, verificar extrato bancário, notas fiscais, recibos, boletos, entre outros. Tudo isso em tempo hábil, para não ocorrer atrasos nas entregas das obrigações e consequentemente não ter multas para a empresa.
Mas em alguns escritórios de contabilidade essa organização pode não ser é tão fácil, pois, os profissionais da área geralmente cuidam de muitas empresas, e por isso, tem uma alta demanda e sobrecarga em seu trabalho.
Por esse motivo, mostraremos algumas dicas para não ter uma contabilidade atrasada e facilitar a vida do contador.
Identificar o atraso
Como falamos no início deste artigo, a organização dos processos é fundamental para não ter atraso. Mas antes disso, o primeiro passo que os contadores deveram realizar, é identificar onde está o gargalo no departamento.
Podem ter várias causas para que isso aconteça, como, por exemplo, o cliente está enviando os documentos fora do prazo para a contabilidade ou esteja mal dimensionado os fluxos das declarações no setor, e por isso, seja necessária uma revisão.
Tenha senso de urgência
Outro método que pode ser realizado é o senso de urgência. Este gatilho mental, auxiliará o setor a pensar nas prioridades das tarefas e assim organizá-las de modo que estabelecerá os prazos para os cumprimentos das metas.
Além de que, ocorrerá um aumento na produtividade de toda equipe, visto que, ao estabelecer os prazos para as entregas semanais ou mensais, poderá impedir a procrastinação dos colaboradores e até do próprio cliente.
Isso também poderá ser usando com uma motivação no departamento e ser oferecido também até uma premiação para aqueles funcionários que conseguir cumprir os prazos de entrega das declarações.
Rotinas automatizada
A automatização das rotinas contábeis é outra dica que auxiliar a vida do contador. Para substituir os processos manuais, nas quais demandam esforço e tempo, e trocá-las por alternativas digitais, que tornando as tarefas mais fáceis no dia-a-dia.
Aqui na Makro temos várias ferramentas, um deles é o Makro Whats. Este aplicativo é integrado ao Sistema Makro System e visa aproximar o escritório com os seus clientes, facilitando o atendimento. Nele também você poderá comunicar internamente com outros departamentos da empresa, além de ter acesso às informações, históricos e dados. Desta forma, fica mais prático as atividades que o setor precisa despenhar.
Viu só? Com essas dicas o escritório não terá mais a contabilidade atrasada. Além disso, não perca a oportunidade de conhecer o sistema Makro e as suas ferramentas integradas que ajudarão o seu escritório ter mais segurança e agilidade.
Texto: Izabela Ortiz
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