Um dos pilares fundamentais que fazem a diferença para qualquer negócio é o atendimento ao cliente. Esta peça fundamental, tanto para a retenção quanto para a conquista de mais consumidores, está sempre em atualização. Um exemplo que podemos dar é o chatbot e a inteligência artificial (IA), que podem ajudar a esclarecer dúvidas em relação aos serviços ou produtos oferecidos.
Na contabilidade, essa realidade não é diferente. Neste campo, ser contador envolve não apenas lidar com números, mas também construir um relacionamento sólido e de confiança com os clientes, compreendendo suas necessidades e oferecendo um serviço personalizado.
Por isso, neste artigo, iremos abordar temas relacionados ao atendimento ao cliente na contabilidade, visando auxiliar tanto os contadores que estão começando agora quanto os mais experientes.
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O que é atendimento ao cliente?
Em suma, o atendimento ao cliente é um conjunto de práticas, interações e processos realizados por uma organização ou empresa, com o objetivo de esclarecer dúvidas de seus futuros clientes ou atender às necessidades de seus consumidores existentes. Este processo busca estabelecer um relacionamento entre a pessoa e a empresa, desde o primeiro contato até o pós-venda.
Além disso, as interações entre o cliente e a empresa podem ocorrer por meio de diversas formas, tais como chatbot, atendimento pessoal, e-mail, telefone, redes sociais, entre outras modalidades. Aqui, vale ressaltar que essas plataformas, além de auxiliarem no atendimento das necessidades dos consumidores, também têm como finalidade proporcionar uma experiência positiva e construir uma reputação sólida da marca.
Sendo assim, é essencial que um escritório de contabilidade disponha de uma central de atendimento, facilitando o contato com seus clientes.
Qual a importância do atendimento ao cliente?
É de suma importância para uma organização ou empresa ter um atendimento ao cliente eficaz, a fim de atender às solicitações dos clientes atuais e potenciais. Em um mercado cada vez mais competitivo, clientes satisfeitos têm mais probabilidade de permanecer fiéis à empresa, o que ajuda a reduzir a taxa de cancelamento.
Além disso, o atendimento ao cliente também contribui para a reputação do negócio, uma vez que a qualidade dos serviços prestados influencia diretamente na percepção dos consumidores sobre a marca. Um atendimento de qualidade pode construir uma imagem positiva da empresa e fortalecer sua posição no mercado.
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Como fazer um bom atendimento ao cliente na contabilidade?
Aqui, falaremos sobre esse canal de atendimento de suma importância dentro de um escritório de contabilidade. Como contador, você deve saber que os processos dentro da área contábil, na maioria das vezes, são complexos, de alta demanda e demorados.
Dessa forma, é ideal que o profissional tenha sempre um canal de comunicação para poder ter um atendimento ao cliente. Por isso, iremos fornecer algumas dicas de como realizar um atendimento humanizado e eficiente.
Inicialmente, quando um cliente entra em contato pela primeira vez, é recomendável que você analise a comunicação dele. Em outras palavras, observe suas dúvidas e a forma como se expressam. Isso permitirá que você adapte sua linguagem e estilo de comunicação para melhor atender às necessidades e compreensão do cliente.
Você já deve ter ouvido falar que a primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Então, ao mesmo tempo, você consegue encantar o consumidor e criar um posicionamento de marca de maneira positiva. Isso ocorre porque quando alguém tem uma experiência positiva, ela se torna memorável e, consequentemente, essa pessoa volta a fazer negócios novamente, além de recomendar para outras pessoas também.
Outro aspecto que você deve levar em consideração é o canal de comunicação. Como mencionamos anteriormente, existem inúmeras plataformas pelas quais você pode entrar em contato com seus clientes. No entanto, não é aconselhável que você utilize muitas ao mesmo tempo. O ideal é ter um canal principal pelo qual você irá se comunicar quando necessário, como, por exemplo, o mesmo número de telefone e WhatsApp para mensagens.
Isso facilitará tanto a comunicação quanto a rapidez das respostas. Como a demanda pode ser alta, é importante que você não perca tempo. Além disso, caso você trabalhe sozinho, simplificará o diálogo com a empresa.
Como melhorar o atendimento ao cliente na área contábil?
Além das dicas mencionadas anteriormente, outra questão importante a ser considerada é a humanização. Mesmo com chatbots e IA, que podem resolver algumas questões rapidamente, a maioria das pessoas prefere interagir com outros indivíduos para obter auxílio.
O atendimento ao cliente humanizado consiste em uma abordagem empática, cuidadosa e compreensiva em relação às necessidades das pessoas. Ao contrário de tratar os consumidores como meros números, essa abordagem reconhece a importância de cada cliente e busca estabelecer uma conexão única com eles.
Por isso, ao invés de adotar uma comunicação genérica, é ideal que o contador tenha conversas personalizadas de acordo com as necessidades de cada cliente. Isso pode envolver consultoria, suporte, relatórios e outras funcionalidades.
Um exemplo disso é na própria Makro. Aqui, ao solicitar suporte gratuito ou uma mentoria, um especialista entra em contato com você e o auxilia no processo necessário. Além disso, ele está disponível para responder a todas as suas dúvidas e permanecer ao seu lado pelo tempo que for necessário.
Outra dica que podemos compartilhar é sobre o uso de uma agenda para contabilidade. Esta ferramenta pode auxiliá-lo em suas demandas diárias. Sabemos que o dia a dia é corrido, portanto, é importante manter organização, disponibilidade e pontualidade ao interagir com os clientes.
Além disso, a centralização de informações é fundamental para o gerenciamento de compromissos agendados. Isso pode incluir o tipo de compromisso, assunto, nome do cliente, entre outros dados relevantes. Vale ressaltar que no Sistema Makro, você tem acesso a uma agenda dentro da plataforma que permite unificar todas essas informações, além de já apresentar as datas de entregas das obrigações. Isso certamente facilitará seu cotidiano.
Ademais, também oferecemos uma agenda tributária que você poderá fazer download e que o ajudará a acompanhar todas as datas das obrigações que devem ser entregues ao longo do ano.
Perguntas frequentes
Em suma, o atendimento ao cliente consiste em atender e auxiliar as necessidades dos clientes, resolvendo problemas, reclamações, tirando dúvidas, entre outras atividades.
O atendimento ao cliente deve ser eficiente, compreensivo, personalizado e deve auxiliar os clientes em tudo o que precisarem.
Deve-se ouvir atentamente as necessidades dos clientes, oferecendo soluções personalizadas.
