Ei, contador! Você já ouviu falar sobre a otimização de processos? Essa abordagem recente tem o objetivo de simplificar e reduzir os erros em procedimentos de diversas áreas, incluindo a contabilidade. Com a otimização, o profissional pode realizar tarefas que vão desde a geração de relatórios até o cálculo da folha de pagamento.
Isso significa que a otimização de processos permite centralizar as informações e tornar os processos mais ágeis, possibilitando que você dedique mais tempo a outras atividades importantes. Neste texto, vamos aprofundar o tema da otimização de processos no departamento pessoal.
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O que é otimização de processos?
A otimização de processos é uma maneira de aprimorar as etapas de um processo, para torná-lo mais eficaz, produtivo e eficiente. Em outras palavras, trata-se de encontrar uma abordagem superior para realizar uma tarefa, reduzindo custos, eliminando desperdícios e, consequentemente, aumentando a qualidade dos resultados.
No contexto do departamento pessoal da contabilidade, essa ferramenta implica analisar as tarefas realizadas, desde a admissão até a demissão de funcionários, e executá-las com agilidade, identificando possíveis erros.
Por que otimizar os processos do departamento pessoal?
Como mencionamos no início deste artigo, a otimização de processos no departamento pessoal, ou em qualquer outro setor da área contábil, visa aprimorar as operações.
Com isso, espera-se um aumento na produtividade, já que o profissional poderá realizar mais tarefas no mesmo espaço de tempo ou em menos tempo. Além disso, haverá a redução de custos, como a diminuição do uso de papel e do tempo necessário para a execução das atividades.
Essa abordagem também contribui para aumentar a satisfação dos funcionários e dos clientes, uma vez que proporciona um atendimento mais rápido e eficiente. Com os dados centralizados, fica mais fácil compartilhá-los com outros colaboradores ou apresentá-los em reuniões.
Esse aspecto reflete a percepção do mercado e da concorrência em relação ao negócio. Empresas mais ágeis têm uma vantagem competitiva, pois, com as novas tecnologias, conseguem realizar tarefas e processos de maneira rápida.
Dessa forma, é provável haver um aumento na base de clientes e, consequentemente, a necessidade de contratar mais funcionários para atender às demandas e garantir uma gestão organizada.
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Quais são os processos do departamento pessoal?
Todos os processos do departamento pessoal podem ser otimizados. Aqui, abordaremos alguns deles que são mais utilizados com frequência.
Começaremos com um dos processos obrigatórios que devem ser realizados mensalmente: a elaboração da folha de pagamento. Na otimização de processos, os cálculos de salário, descontos e acréscimos serão realizados automaticamente.
Outros processos importantes envolvem a admissão e a demissão de colaboradores. A geração de contratos de trabalho, o registro no sistema, o envio de documentos, entre outros passos que fazem parte do processo, serão realizados de maneira rápida.
Em relação ao cartão de ponto, hoje em dia existe a possibilidade de fazer o registro de horas pelo celular ou computador. Dessa forma, o sistema contábil poderá realizar a importação e o cálculo das faltas e horas extras.
Por fim, é importante destacar a gestão de benefícios. Através da plataforma contábil, o profissional terá controle dos benefícios, como plano de saúde, vale-alimentação, refeição, entre outros, tudo em um só lugar.
Quais são as ferramentas de otimização de processos?
A principal ferramenta que podemos citar é o sistema contábil Makro. Com a plataforma, temos tudo o que mencionamos anteriormente e muito mais. Com ela, é possível gerar inúmeros relatórios, além de atender a outras demandas de todos os setores.
Vale salientar que os departamentos estão integrados em uma única tela, facilitando a realização das tarefas pelo profissional. Dessa forma, você não precisará instalar mais programas em seu computador.
Além disso, o Sistema Makro é uma plataforma 100% web, o que significa que você poderá acessá-la de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando ter uma conexão à internet e um dispositivo.
Na plataforma, possui outra ferramenta que auxilia na otimização de processos que a Gestora Inteligente, a GI. Por meio, é possível verificar seu plano, solicitar suporte, mentoria, calcular INSS, entre outros.
Não podemos esquecer dos sistemas integrados, como o Makro DFE, cuja finalidade é automatizar as importações de notas fiscais, e o Makro DSE, que também simplifica o processo de importação de notas fiscais de serviços.
Já o Makro IPI é utilizado quando você tem um software e deseja integrá-lo ao Sistema Makro. Para finalizar, temos o Makro CND, que realiza a automação da emissão das Certidões Negativas de Débitos.
Como otimizar o processo de aprendizagem?
A otimização de processos na aprendizagem também desempenha um papel importante. Por exemplo, no Makro Educa, temos um departamento que contém conteúdos das áreas pessoal, fiscal, contábil e financeira para compreender os processos e esclarecer suas dúvidas.
Dessa forma, o contador ou o profissional que atua nessa área poderá se atualizar por meio da plataforma, promovendo seu desenvolvimento profissional através dos conteúdos oferecidos.
Por meio dela, é possível assistir a cursos, minicursos e treinamentos, além de contar com uma seção exclusiva para tirar suas dúvidas. E, falando em esclarecimento de dúvidas, disponibilizamos suporte gratuito e mentoria, esta última agendada conforme a disponibilidade e as necessidades do usuário.
Perguntas frequentes
Em suma, a otimização de processos refere-se à melhoria da eficiência e eficácia das operações de uma organização, reduzindo custos e tempo, enquanto aumenta a qualidade e a produtividade.
Você precisa contratar ferramentas que possibilitem a otimização dos processos. Por exemplo, o Sistema Makro permite que o contador realize suas demandas diárias de forma simples e rápida. Além disso, caso precise de ajuda, você pode solicitar suporte gratuito e mentoria.
A otimização de processos melhora a eficiência e a produtividade, reduzindo desperdícios e custos operacionais. Isso resulta em maior qualidade e melhor desempenho organizacional.
