A rotina de um escritório de contabilidade com certeza é cheia de desafios e responsabilidades. Afinal, o Brasil é um dos países com a maior carga de obrigações a serem enviadas pelos contadores no mundo. Por isso, contar com ferramentas para a contabilidade pode facilitar sua vida. Elas irão fornecer o auxílio necessário para que você possa se organizar e ter mais produtividade na sua rotina.
Neste artigo, vamos te apresentar 5 ferramentas indispensáveis e que podem fazer toda a diferença no dia a dia do seu escritório contábil. Boa leitura!
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Qual a importância de ferramentas para contabilidade?
O mundo da contabilidade é complexo! Ao lado do empresário, a tarefa do contador é gerir o quadro financeiro e manter o equilíbrio financeiro da empresa. Desse modo, é importante que o contador conte com ferramentas que o auxiliem na execução de tarefas. Assim, elas são indispensáveis para te ajudar a navegar a complexa rotina do seu escritório. Sobretudo, elas visam facilitar a conclusão dessas atividades, assim como ajudar na otimização da rotina administrativa. E, assim, garantir a eficiência do trabalho contábil.
As ferramentas que vamos te apresentar abaixo tem diferentes objetivos. Mas, uma coisa em comum: serão indispensáveis para você ser mais produtivo, organizado e não precisar mais se preocupar com perder prazos. Portanto, você vai conhecer ferramentas que vão te ajudar na organização e gerenciamento de tarefas para alavancar seu trabalho.
Slack
O Slack é um dos principais pontos a se considerar dentro de qualquer organização, é se há uma comunicação interna ágil e eficiente. Nesse contexto, ele se mostra como ferramenta apta para alcançar esse objetivo.
O Slack é uma excelente opção para quem trabalha com contabilidade, pois contribui para que o quadro de colaboradores mantenham um diálogo em comum e com um mesmo propósito. Através dessa ferramenta, é possível diminuir aquela ida e vinda de e-mails. Assim, a comunicação entre os setores de uma mesma organização pode ser feita por mensagens de texto e de áudio. O Slack também permite vídeo chamadas por intermédio do Google Meet, uma ferramenta de videoconferências do Google.
Trello
Quando o assunto é organizar tarefas, o Trello para a contabilidade é uma excelente opção. Com esse recurso, o gestor consegue criar quadros compostos pelas tarefas, podendo em seguida, acompanhá-las, desde o planejamento até a conclusão.
O compartilhamento também é possível neste aplicativo, que também possibilita a edição de cada atividade a ser cumprida. Assim, os membros envolvidos podem acompanhar, passo a passo, o progresso da operação, e o melhor: de qualquer lugar, em tempo real, graças ao serviço remoto. O Trello possui uma versão paga, porém, mesmo na versão gratuita, muitos dos recursos já auxiliam em muito o setor contábil.
WeTransfer
O Wetransfer é um aplicativo/site que tem a função de compartilhar arquivos de grande extensão (até 2GB), tudo através de links, no próprio site do recurso. Disponível tanto nos aparelhos Android como iOS, o Wetransfer não exige o fornecimento de dados pessoais nem cadastros.
Ele é bem intuitivo, ou seja, não é difícil utilizá-lo. Isso porque as transferências podem ser realizadas por meio de um link ou por um endereço de e-mail. Essa é uma das ferramentas contabéis para quem trabalha com volumes consideráveis de documentos.
Depois de fazer o upload dos arquivos, é hora de inserir o e-mail do destinatário e alertá-lo para baixar os arquivos enviados o quanto antes, uma vez que o download precisa ser feito em um prazo, o qual geralmente é de uma semana.
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GSuit
O Gsuit é o modo pago do Google Drive, o sistema de armazenamento em nuvem do Google, capaz de armazenar até 15 GB. Com o GSuite e Google Drive, é possível realizar videoconferências com um grande número de pessoas, além de criar e compartilhar documentos, os quais podem ser também criados na ferramenta. Essa é uma ferramenta contábil ideal para quem trabalha de forma remota ou conta com profissionais de diferentes áreas.
Com esse recurso, a agenda e o serviço de e-mail são integrados a esse recurso, que ainda conta com outras excelentes funcionalidades: o Google Planilhas (Excel), o Google Apresentações (slides) e o Google Docs (documentos).
Sistema Makro
A última indicação das 5 ferramentas para contabilidade é o Sistema Makro, um sistema de gestão contábil eficiente e apto para a execução de todas as demandas do setor contábil. O acesso do contador e equipe é feito através do próprio site do software. Isto é, tudo de forma 100% web; sem necessidade de baixar programas ou extensões, tudo de forma rápida e econômica.
Entre as vantagens desse recurso, sem dúvida não podemos deixar de mencionar a integração que o mesmo possibilita entre os setores da empresa, unindo os responsáveis pelo setor pessoal, fiscal e contábil. Com o Sistema Makro, é possível automatizar a gestão tributária e financeira, graças aos recursos inovadores da ferramenta, o qual dinamiza as rotinas do dia a dia do profissional contábil.
Essa é uma ferramenta desenvolvida de contador para contador. Ou seja, o sistema está sendo atualizado constantemente. Seja para atender as demandas e mudanças da Receita Federal, ou aos profissionais de todo o país que já utilizam. O sistema contábil da Makro tem um Plano Gratuito, ideial para quem quer conhecer na prática suas vantagens sem precisar de investimento inicial.
Conclusão
Como vimos, o contador hoje tem à disposição ferramentas indispensáveis para otimizar seu trabalho e elevar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes. Essas soluções contábeis não apenas aumentam a eficiência, como também facilitam a comunicação interna, tornando as operações mais ágeis e precisas.
Entre essas ferramentas, o sistema Makro se destaca como a opção mais completa do mercado. Com funcionalidades que vão além do básico, o Makro oferece uma plataforma robusta que integra todos os processos contábeis em um só lugar, permitindo ao contador focar no que realmente importa: atender às demandas dos clientes com excelência.
Portanto, ao adotar essas tecnologias, o profissional não só otimiza suas atividades, mas também contribui para a transformação digital do setor contábil. Investir no Makro significa estar à frente da transformação digital no setor contábil, garantindo competitividade e eficiência em cada etapa do seu trabalho.
Perguntas frequentes
As principais ferramentas incluem Trello, G Suite, Slack, WeTransfer e o sistema contábil da Makro, um sistema de gestão completo que agrega todos os departamentos da contabilidade.
Para escolher a melhor ferramenta, avalie as necessidades do seu negócio, a complexidade das operações fiscais e contábeis, e a compatibilidade com outros sistemas que você já utiliza. Verifique também se o software oferece suporte técnico eficiente.
Sim, muitas ferramentas de contabilidade, como o sistema Makro, possuem versões que atendem tanto pequenas quanto grandes empresas. Elas ajudam a simplificar processos e melhorar o controle financeiro, mesmo para negócios de menor porte.
