Entenda o que é a Escrituração Contábil Digital (ECD)

By Makro | Legislação | 0 comentários | 8 junho, 2022 | 0

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma das muitas obrigações acessórias que as empresas brasileiras devem prestar ao Estado. O Atraso na sua entrega pode gerar penalidades às empresas.

Na prática, a ECD substitui as escriturações em papel físico enviados comumente à Receita Federal por todas as empresas enquadradas no lucro real. As definições sobre a Escrituração Contábil Digital estão dispostas na Instrução Normativa RFB nº 2003, de 18 de janeiro de 2021.

Criada para reunir os dados dos livros contábeis, conforme explica publicação da Casa Civil da Presidência da República, a “ECD foi estabelecida para substituir a entrega das informações das empresas em papel pela versão digital. Sendo assim, a Escrituração Contábil Digital reúne todas as movimentações financeiras e tributárias conhecidas pelos contadores, como, por exemplo, o livro diário e seus auxiliares; o livro razão e seus auxiliares; além dos balancetes diários e fichas de lançamento”.

Entenda neste artigo que é esta obrigação e como se preparar para enviá-la.

Informações para entregar a Escrituração Contábil Digital

Entenda quais são as partes essenciais a serem entregues:

o Livro Diário e seus auxiliares,
o Livro Razão e seus auxiliares;
o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento comprobatórias das declarações.

Toda a comprovação da autoria empresarial é realizada pela assinatura do certificado digital de segurança A3 emitido no ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Art. 2º A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
I – Diário e seus auxiliares, se houver;

II – Razão e seus auxiliares, se houver; e

III – Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos mencionados no caput devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Quais informações você deve solicitar ao seu cliente

Em todas as organizações, os seus proprietários são os que possuem as informações importantes sobre os negócios e os caminhos que devem ser tomados em decisões essenciais.

Porém, quando os ditos “responsáveis” não estão disponíveis na empresa por algum motivo, a comunicação entre organização e contabilidade não acontece. Esse fato pode comprometer diretamente o trabalho do contador. Ele ficará sem as informações necessárias para a elaboração da ECD.

Como sugestão aos profissionais da contabilidade que têm essa ocorrência em seus trabalhos, é necessário solicitar ao cliente que disponha um funcionário treinado e autorizado de sua equipe.

Ele pode responder pelas informações e decisões no caso de ausência do empresário. Os contadores ficam, muitas vezes, de mãos atadas por falta de documentos e informações que se encontram em poder de clientes que estão indisponíveis.

O empresário deveria nomear alguém que integrasse ao mesmo tempo a empresa e a contabilidade, como uma ponte. Alguém que lembrasse de prazos de entrega dos documentos e que eles pudessem ser digitalizados e enviados online.

Art. 3º Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial.

§ 1º A obrigação a que se refere o caput não se aplica:

I – às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II – aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III – às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;

IV – às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;

V – às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995; e

VI – à entidade Itaipu Binacional, tendo em vista o disposto no art. XII do Decreto nº 72.707, de 28 de agosto de 1973.

§ 2º As exceções a que se referem os incisos I e V do § 1º não se aplicam à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006.

§ 3º A exceção a que se refere o inciso V do § 1º não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas.

§ 4º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação e do Imposto sobre Produtos Industrializados (EFD ICMS/IPI) ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar.

§ 5º Deverão apresentar a ECD em livro próprio:

I – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD estabelecida no caput;

II – as pessoas jurídicas domiciliadas no País que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, de que trata o art. 8º da Lei nº 11.371, de 28 de novembro de 2006; e

III – as Empresas Simples de Crédito (ESC) de que trata a Lei Complementar nº 167, de 24 de abril de 2019.

§ 6º As pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD podem apresentá-la de forma facultativa, inclusive para atender ao disposto no art. 1.179 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002.

§ 7º Os consórcios de empresas instituídos na forma dos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), poderão entregar a ECD de forma facultativa.

Sintonia entre os setores para a entrega da ECD

A ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil ou pelo contador terceirizado pela empresa. Afinal, nela deve conter obrigatoriamente a assinatura digital de um contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD.

Além disso, todos os setores devem ter algum conhecimento na área contábil para evitar riscos. O básico é muito importante. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em seus departamentos.

Art. 5º A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. (Vide Instrução Normativa RFB nº 2023, de 28 de abril de 2021) (Vide Instrução Normativa RFB nº 2082, de 18 de maio de 2022)

§ 1º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

§ 2º A ECD transmitida no prazo previsto no caput será considerada válida depois de confirmado seu recebimento pelo Sped.

§ 3º Nos casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida, fusionada, incorporada e incorporadora, observados os seguintes prazos: (Vide Instrução Normativa RFB nº 2082, de 18 de maio de 2022)

I – se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a abril, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio do mesmo ano; e (Vide Instrução Normativa RFB nº 2023, de 28 de abril de 2021)

II – se o evento ocorrer no período compreendido entre maio a dezembro, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. (Vide Instrução Normativa RFB nº 2023, de 28 de abril de 2021)

§ 4º A obrigação prevista no § 3º não se aplica à incorporadora nos casos em que esta e a incorporada estavam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Quais as penalidades por não entregar a Escrituração Contábil Digital no prazo?

Acompanhar as datas de entrega da ECD e compreender todas as regras e instruções para sua correta escrituração é uma tarefa árdua realizada pelos colaboradores envolvidos na entrega dessa obrigação. Ela é necessária.

No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem e são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não ocorram erros ou falhas.

Assim, além da multa aplicável por não entregar no prazo da ECD, a Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas ou incorretas.

Entrega em cima da hora

Deixar tudo para a última hora é o cartão de visitas mais brasileiro que existe, não é mesmo? E isso ocorre também na área contábil. Por mais que falemos que essa é uma medida perigosa, visto que muitas multas aplicadas pelo fisco são por conta de declarações após o prazo, o índice de atraso ainda é muito grande.

É um problema bastante comum que acaba sobrecarregando os contadores. E você sabe disso: mesmo que alertem os clientes sobre os possíveis prejuízos financeiros que possam vir com esses atrasos, eles vão acontecer. Se precisamos estar preparados? Na medida do possível, sim.

É muito importante uma conversa didática entre o contador e o cliente para evitar esses constrangimentos. E, para isso, exponha as consequências dos atrasos de envio de documentos.

Tenha em mente o seguinte: a perda de prazo não se dá por má fé, mas por desorganização do próprio cliente. Todos os contadores se planejam para finalizarem suas obrigações no tempo certo, mas os atrasos por parte dos clientes atrapalham sempre. O ideal é ter alguém dedicado a exigir o cumprimento dos prazos para que a eficácia do serviço seja garantida.

O cumprimento dos prazos de entregas (incluindo a ECD) poupará o cliente de prejuízos financeiros. Isso torna mais barato o pagamento de um colaborador que se dedique exclusivamente aos documentos a serem apresentados na data correta.

As multas

– Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração, para quem entregar a ECD sem atender aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.

– Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta auferida no período a que se refere a escrituração para empresa obrigada a entrega da Escrituração Contábil Digital, e que omitir ou prestar incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.

– Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período que se refere a escrituração, sendo limitada a 1% (um por cento) desta, para as empresas que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Já para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas serão reduzidas:

– à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.
– à 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação

Art. 12 – A inobservância do disposto no artigo precedente acarretará a imposição das seguintes penalidades:

I – multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos; (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

II – multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

III – multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos. (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

Parágrafo único. Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas de que tratam o caput deste artigo serão reduzidas: (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

I – à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

II – a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação. (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

Acesse aqui a versão atualizada da Escrituração Contábil Digital (ECD)

Conteúdo publicado originalmente em 04/02/2020 e atualizado em 08/06/2022.

Entenda o que é a Escrituração Contábil Digital (ECD)

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