A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma das muitas obrigações acessórias que as empresas brasileiras devem prestar ao Estado. O Atraso na sua entrega pode gerar penalidades às empresas.
Na prática, a ECD substitui as escriturações em papel físico enviados comumente à Receita Federal por todas as empresas enquadradas no lucro real. As definições sobre a Escrituração Contábil Digital estão dispostas na Instrução Normativa RFB nº 2003, de 18 de janeiro de 2021.
Criada para reunir os dados dos livros contábeis, conforme explica publicação da Casa Civil da Presidência da República, a “ECD foi estabelecida para substituir a entrega das informações das empresas em papel pela versão digital. Sendo assim, a Escrituração Contábil Digital reúne todas as movimentações financeiras e tributárias conhecidas pelos contadores, como, por exemplo, o livro diário e seus auxiliares; o livro razão e seus auxiliares; além dos balancetes diários e fichas de lançamento”.
Entenda neste artigo que é esta obrigação e como se preparar para enviá-la.
Informações para entregar a Escrituração Contábil Digital
Entenda quais são as partes essenciais a serem entregues:
- o Livro Diário e seus auxiliares,
- o Livro Razão e seus auxiliares;
- o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento comprobatórias das declarações.
Toda a comprovação da autoria empresarial é realizada pela assinatura do certificado digital de segurança A3 emitido no ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
I – Diário e seus auxiliares, se houver;
Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos mencionados no caput devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.
Quais informações você deve solicitar ao seu cliente
Em todas as organizações, os seus proprietários são os que possuem as informações importantes sobre os negócios e os caminhos que devem ser tomados em decisões essenciais.
Porém, quando os ditos “responsáveis” não estão disponíveis na empresa por algum motivo, a comunicação entre organização e contabilidade não acontece. Esse fato pode comprometer diretamente o trabalho do contador. Ele ficará sem as informações necessárias para a elaboração da ECD.
Como sugestão aos profissionais da contabilidade que têm essa ocorrência em seus trabalhos, é necessário solicitar ao cliente que disponha um funcionário treinado e autorizado de sua equipe.
Ele pode responder pelas informações e decisões no caso de ausência do empresário. Os contadores ficam, muitas vezes, de mãos atadas por falta de documentos e informações que se encontram em poder de clientes que estão indisponíveis.
O empresário deveria nomear alguém que integrasse ao mesmo tempo a empresa e a contabilidade, como uma ponte. Alguém que lembrasse de prazos de entrega dos documentos e que eles pudessem ser digitalizados e enviados online.
Sintonia entre os setores para a entrega da ECD
A ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil ou pelo contador terceirizado pela empresa. Afinal, nela deve conter obrigatoriamente a assinatura digital de um contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD.
Além disso, todos os setores devem ter algum conhecimento na área contábil para evitar riscos. O básico é muito importante. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em seus departamentos.
Quais as penalidades por não entregar a Escrituração Contábil Digital no prazo?
Acompanhar as datas de entrega da ECD e compreender todas as regras e instruções para sua correta escrituração é uma tarefa árdua realizada pelos colaboradores envolvidos na entrega dessa obrigação. Ela é necessária.
No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem e são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não ocorram erros ou falhas.
Assim, além da multa aplicável por não entregar no prazo da ECD, a Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas ou incorretas.
Entrega em cima da hora
Deixar tudo para a última hora é o cartão de visitas mais brasileiro que existe, não é mesmo? E isso ocorre também na área contábil. Por mais que falemos que essa é uma medida perigosa, visto que muitas multas aplicadas pelo fisco são por conta de declarações após o prazo, o índice de atraso ainda é muito grande.
É um problema bastante comum que acaba sobrecarregando os contadores. E você sabe disso: mesmo que alertem os clientes sobre os possíveis prejuízos financeiros que possam vir com esses atrasos, eles vão acontecer. Se precisamos estar preparados? Na medida do possível, sim.
É muito importante uma conversa didática entre o contador e o cliente para evitar esses constrangimentos. E, para isso, exponha as consequências dos atrasos de envio de documentos.
Tenha em mente o seguinte: a perda de prazo não se dá por má fé, mas por desorganização do próprio cliente. Todos os contadores se planejam para finalizarem suas obrigações no tempo certo, mas os atrasos por parte dos clientes atrapalham sempre. O ideal é ter alguém dedicado a exigir o cumprimento dos prazos para que a eficácia do serviço seja garantida.
O cumprimento dos prazos de entregas (incluindo a ECD) poupará o cliente de prejuízos financeiros. Isso torna mais barato o pagamento de um colaborador que se dedique exclusivamente aos documentos a serem apresentados na data correta.
As multas
– Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração, para quem entregar a ECD sem atender aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.
– Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta auferida no período a que se refere a escrituração para empresa obrigada a entrega da Escrituração Contábil Digital, e que omitir ou prestar incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.
– Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período que se refere a escrituração, sendo limitada a 1% (um por cento) desta, para as empresas que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.
Já para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas serão reduzidas:
– à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.
– à 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação
Art. 12 – A inobservância do disposto no artigo precedente acarretará a imposição das seguintes penalidades:
I – multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos; (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
II – multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
III – multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos. (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
Parágrafo único. Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas de que tratam o caput deste artigo serão reduzidas: (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
I – à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
II – a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação. (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)
Acesse aqui a versão atualizada da Escrituração Contábil Digital (ECD)
Conteúdo publicado originalmente em 04/02/2020 e atualizado em 08/06/2022.
Deixe seu comentário