A Relação Anual de Informações Sociais, conhecida como RAIS, é uma ferramenta fundamental criada pelo governo federal com o propósito de coletar dados dos trabalhadores e empregadores do país.Em outras palavras, anualmente, as empresas têm a obrigação de preencher um registro que contém as informações do estabelecimento e dos colaboradores, tais como CNPJ, endereço, remuneração, cargo, licenças, férias, entre outros.
O governo utiliza os dados coletados por meio desse instrumento para diversas finalidades, incluindo pagamento do abono salarial, controle das atividades trabalhistas, desenvolvimento de políticas públicas e elaboração de estatísticas sobre o mercado de trabalho formal, entre outras. Por isso, nesse artigo falaremos de como gerar a Rais dentro do Sistema Makro, além de aprofundarmos sobre esse tema.
Você vai ler:
- Gerar Relação Anual de Informações Sociais no Sistema Makro
- Quem é obrigado a entregar a Relação Anual de Informações Sociais?
- Quando a RAIS foi substituída pelo eSocial?
- Quem está dispensado de entregar o Rais?
- Quais são as dados que precisam ser entregues?
- Qual o prazo da entrega da Relação Anual de Informações Sociais?
- O que fazer se a empresa não informou a Rais?
- Como faço para saber se minha RAIS foi declarada?
- Perguntas frequentes:
Gerar Relação Anual de Informações Sociais no Sistema Makro
Antes de começarmos a falar mais sobre o assunto, mostraremos primeiramente como gerar a Rais na Makro. O departamento pessoal do sistema possui inúmeras opções, dentre as quais se destacam, desenvolver a folha de pagamento, admissão, rescisão, controle de ponto, geração de DIRF, Sefip e a Rais.
Lembrando que a plataforma é completa e interligada com todos os departamentos, ou seja, você não precisa acessar sistemas de outros setores para a realização de uma obrigação. Nesse contexto, a comunicação eficiente entre a equipe e os processos administrativos do seu escritório ocorre de maneira ágil.
No vídeo abaixo, Eduarda Yasmim, consultora especializada no departamento pessoal, explica como realizar a Relação Anual de Informações Sociais através da Makro. Vale ressaltar que mensalmente, o canal da Makro no Youtube realiza lives gratuitas para mantê-lo informado sobre as principais obrigações nos departamentos pessoal, fiscal e contábil.
Quem é obrigado a entregar a Relação Anual de Informações Sociais?
No Brasil, em 1975, o Decreto nº 76.900 estabeleceu a criação da Relação Anual de Informações Sociais, conhecida como RAIS, em 23 de dezembro daquele mesmo ano. Esse instrumento que coleta dados dos empregados e empregadores, monitora o mercado de trabalho a fim de formular políticas relacionadas ao emprego além da economia.
Conforme o portal do Ministério do Trabalho e Emprego, as empresas que precisam entregar obrigatoriamente todo ano a Rais, são:
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério do Trabalho e Emprego, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- Grupos 3, 4, definidos no eSocial.
Quando a RAIS foi substituída pelo eSocial?
Em 2019, houve modificações na entrega da RAIS em conformidade com a Portaria SEPRT Nº 1127/2019, em seu artigo 2°, estabeleceu a execução da obrigação através do eSocial, sendo implementada de maneira gradual. O processo teve início nas empresas dos Grupos 1 e 2, referente ao ano-base 2019, estendendo-se até o Grupo 4, do ano-base 2023.
| Ano-Base | Dispensa |
| 2019 | Grupo 1 e 2 |
| 2022 | Grupo 3 |
| 2023 | Grupo 4 |
Dessa forma, todas as empresas estarão isentas da entrega da Relação Anual de Informações Sociais em 2024. Pois, haverá um aproveitamento do sistema aos dados dos empregados. Em outras palavras, a utilização do GDRAIS para a recepção anual da RAIS não será mais necessária.
Adicionalmente, o programa GDRAIS Genérico ficará disponível em março de 2024 para as declarações dos anos-base 1976 a 2022, destinado às empresas que não estavam desobrigadas no ano de referência.
Art. 2º A obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, combinada com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, que institui a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:
I – data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais deverão ser enviadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do início de suas atividades;
Além disso, é crucial destacar que ocorrerá uma substituição da RAIS pelo eSocial, não significando o fim da obrigação. Portanto, a transmissão das informações ao Ministério do Trabalho e Emprego persistirá, sendo efetuada por meio do eSocial.
É importante salientar também que o prazo para a entrega da obrigação em 2024 se estende até o dia 17 de março.
Quem está dispensado de entregar o Rais?
A resposta é: Depende das regulamentações vigentes. Mas calma, que iremos esclarecer. Conforme mencionado anteriormente, todas as empresas devem enviar a documentação anualmente. No entanto, situações podem surgir em que estabelecimentos sejam dispensados, de acordo com as normas governamentais estabelecidas. Portanto, além de acompanhar os prazos de entrega, é crucial estar atento às regras de dispensa, que podem mudar a cada ano.
Quais são as dados que precisam ser entregues?
Como explicamos no começo deste artigo, as empresas enviam várias informações para a plataforma, tanto do estabelecimento quanto dos colaboradores. No entanto, entre o que já mencionado anteriormente, podemos realçar outros dados, como: Informação de admissão, demissão, jornada de trabalho, gratificações, comissões, cargos, estagiários, trabalhadores com deficiência e afastamentos temporários.
Em outras palavras, são transmitidos detalhadamente informações sobre cada funcionário, além de outras situações que podem acontecer no vínculo empregatício. Ademais, o empregador precisa entregar dados sobre a sua atividade econômica, endereço e o nome.
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Qual o prazo da entrega da Relação Anual de Informações Sociais?
Já informamos que o prazo para a entrega da Relação Anual de Informações Sociais pode variar. Isso ocorre porque o governo federal define a data, sendo que, geralmente, o período de transmissão acontece no início do ano. Dessa forma é importante que as empresas fiquem atentas às datas divulgadas pelo Ministério da Economia do Brasil para não perder o prazo do envio.
Em adição, as empresas realizam o preenchimento das informações utilizando um software disponibilizado pelo governo. O contador deve fazer o download do programa pelo portal oficial e realizar a transmissão das informações por meio dele.
O que fazer se a empresa não informou a Rais?
Compreendemos que o cotidiano agitado nas empresas pode levar a eventualidades. Por isso, vamos considerar, por exemplo, a possibilidade de não ter conseguido efetuar a entrega correta da documentação ou de ter esquecido do prazo. Caso tenha acontecido essas situações, informamos que o estabelecimento pode estar sujeito às multas. O valor das penalidades podem variar conforme o número de empregados e o tempo de atraso do envio.
Diante desse contexto, a primeira providência que deve fazer é a regularização. Sendo assim, preencha as informações solicitadas e faça o encaminhamento pelo aplicativo disponível pelo governo federal para o respectivo ano-base. Entretanto, é crucial destacar que, se a multa foi imposta, quitar a mesma torna-se fundamental.
Como faço para saber se minha RAIS foi declarada?
Para saber se a Relação Anual de Informações Sociais foi enviada, você deve acessar o portal da RAIS, no Ministério do Trabalho e Emprego, e ir para a opção “Declaração já Entregue.” Em seguida, clique em “Consulta Trabalhador.”
Logo após esse procedimento, abrirá uma nova página que você deverá inserir o seu cpf e marcar o código de imagem. Ao fazer isso, mostrará informações da empresa, entre elas a situação da declaração.
Perguntas frequentes:
Em suma, a RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais.
A coleta de dados dos empregadores e empregados ocorre por meio de um sistema que direciona informações para políticas públicas e estatísticas ligadas ao mercado de trabalho.
O prazo para a entrega da obrigação vai até o dia 17 de março de 2024.
