Planilhas de Contas a Receber são essenciais para inúmeras pessoas que queiram otimizar sua gestão financeira. Não é por menos, afinal a habilidade de gerir finanças com excelência é essencial em um mundo empresarial competitivo e volátil. Afinal, para profissionais contábeis, isso vai além dos números. É sobre compreender e controlar fluxos de caixa, otimizar recursos e tomar decisões estratégicas.
Neste artigo, exploraremos desde o básico, como planilhas de contas a receber e a pagar no Excel, até tópicos avançados, como estratégias para organizar finanças empresariais e escolher a melhor ferramenta para seus clientes.
Enfim, descubra técnicas, dicas práticas e informações que impulsionarão sua carreira como contador, tornando-o um parceiro indispensável para empresas em busca de sucesso financeiro.
Prepare-se para aprofundar seus conhecimentos e se tornar um contador que molda o futuro financeiro.
Este é o convite para dominar a gestão financeira.
Vamos começar?
Você vai ler:
- O que é são planilhas de contas a receber?
- Como fazer planilhas de contas a receber no Excel?
- Como montar planilhas de contas a pagar?
- Quais as rotinas de contas a receber?
- Como organizar as contas a receber de uma empresa?
- Como criar planilhas de contas a receber e controle financeiro?
- Quais os 5 principais tipos de planilha de controle financeiro?
- Como fazer uma planilha de pagamento mensal?
- Qual é a melhor planilha de controle financeiro?
- Como otimizar as planilhas?
- Sistema Contábil ou Planilha de Excel?
- Conclusão
O que é são planilhas de contas a receber?
Uma planilha de contas a receber é uma ferramenta indispensável na gestão financeira tanto para empresas quanto para indivíduos. Além disso, é através dela que é possível acompanhas e ter um maior controle dos valores que se espera receber de clientes ou devedores ao longo de um período determinado. Contudo, este instrumento é uma peça-chave no que diz respeito à administração do fluxo de caixa e ao planejamento financeiro, pois auxilia na identificação precisa dos montantes a serem recebidos e dos prazos de pagamento associados.
Nesse sentido, para ilustrar sua importância, considere o cenário de uma empresa de consultoria em tecnologia da informação. Essa empresa atende diversos clientes e estabelece prazos de pagamento diferenciados, como 30, 60 ou 90 dias após a prestação de serviços.
Em outras palavras, a planilha de contas a receber se torna um recurso essencial nesse contexto, permitindo que a empresa mantenha um registro organizado dos pagamentos esperados de cada cliente. Enfim, com essa visão clara, torna-se possível otimizar o planejamento financeiro, evitar atrasos nos recebimentos e tomar decisões informadas sobre investimentos, despesas e estratégias de crescimento. Portanto, a planilha de contas a receber é a âncora que sustenta a estabilidade financeira e o sucesso de qualquer entidade, seja ela uma empresa ou um indivíduo.
Como fazer planilhas de contas a receber no Excel?
O Excel é uma ferramenta poderosa para criar e gerenciar planilhas de contas a receber. Para fazer o controle de contas a receber no Excel, siga os passos a seguir:
- Abra o Excel: Inicie o Excel em seu computador.
- Crie um novo arquivo: Clique em “Novo” e selecione “Pasta de Trabalho em Branco” para criar uma nova planilha em branco.
- Estruture a planilha:
- Na primeira coluna, insira os nomes dos clientes ou devedores.
- Na segunda coluna, registre os valores a serem recebidos.
- Na terceira coluna, coloque a data de vencimento ou previsão de pagamento.
- Se desejar, inclua outras informações relevantes, como número da fatura ou descrição do serviço.
- Formate os dados: Formate as colunas para facilitar a leitura, aplicando formatação de moeda para os valores e formatação de data para as datas.
- Utilize fórmulas: Use fórmulas para calcular automaticamente valores pendentes, valores pagos e datas de vencimento em atraso.
- Adicione um resumo: Na parte superior da planilha, crie um resumo com o total a receber e o total em atraso.
- Atualize regularmente: Mantenha a planilha atualizada, registrando os pagamentos recebidos à medida que ocorrem.
Como montar planilhas de contas a pagar?
Uma planilha de contas a pagar é uma ferramenta fundamental para acompanhar os compromissos financeiros de uma empresa ou indivíduo. Todavia, aqui estão os passos para montar uma planilha de contas a pagar:
- Abra o Excel: Inicie o Excel em seu computador.
- Crie um novo arquivo: Selecione “Pasta de Trabalho em Branco” para criar uma nova planilha em branco.
- Estruture a planilha:
- Na primeira coluna, insira o nome ou a descrição das despesas a serem pagas (por exemplo, aluguel, fornecedores, salários).
- Na segunda coluna, registre o valor de cada despesa.
- Na terceira coluna, coloque a data de vencimento de cada despesa.
- Se desejar, inclua outras informações relevantes, como número da fatura ou categoria de despesa.
- Formate os dados: Aplique formatação de moeda para os valores e formatação de data para as datas.
- Utilize fórmulas: Use fórmulas para calcular o total a pagar e identificar despesas vencidas.
- Adicione um resumo: Crie um resumo na parte superior da planilha com o total a pagar e o total em atraso.
- Mantenha a atualização: Atualize a planilha regularmente à medida que efetua os pagamentos.
Quais as rotinas de contas a receber?
As rotinas de contas a receber são fundamentais para um eficaz gerenciamento financeiro empresarial e envolvem etapas cruciais, como o registro de vendas com informações de clientes e prazos, a emissão de faturas detalhadas, o acompanhamento rigoroso dos pagamentos, o envio de lembretes de vencimento, a negociação de prazos em casos de inadimplência, a conciliação com extratos bancários e a previsão de recursos para enfrentar possíveis inadimplências, assegurando a estabilidade financeira da empresa.
Veja o detalhamento das rotinas:
Registro de vendas:
Registrar todas as vendas ou serviços prestados, documentando as informações do cliente, o valor da venda e o prazo de pagamento.
Faturamento:
Emitir faturas claras e detalhadas para os clientes, incluindo informações como número da fatura, data de emissão, data de vencimento e detalhes dos produtos ou serviços prestados.
Acompanhamento de pagamentos:
Monitorar os pagamentos recebidos, verificando se os clientes estão cumprindo os prazos de pagamento estabelecidos.
Lembrete de vencimento:
Enviar lembretes de vencimento aos clientes próximos à data de pagamento para incentivar o pagamento pontual.
Negociação de prazos:
Em casos de inadimplência, estabelecer comunicação com os clientes para negociar prazos ou formas alternativas de pagamento.
Conciliação bancária:
Comparar os registros de contas a receber com os extratos bancários para garantir que todos os pagamentos tenham sido creditados corretamente.
Provisão para devedores duvidosos:
Prever e reservar fundos para lidar com possíveis inadimplências, protegendo assim a saúde financeira da empresa.
Como organizar as contas a receber de uma empresa?
Organizar as contas a receber de uma empresa é fundamental para manter o fluxo de caixa saudável. Para isso, categorize os clientes com base em seu histórico de pagamento, estabeleça prazos claros e automatize o acompanhamento. Além disso, registre todas as transações, arquive documentos, promova pagamentos eletrônicos e implemente lembretes automáticos. Todavia, esteja preparado para negociar com clientes inadimplentes, analise o histórico de pagamentos e forneça treinamento à equipe de vendas. Enfim, crie relatórios regulares e considere investir em software de gestão financeira especializado.
Siga estas etapas para organizar eficazmente as contas a receber:
Categorização dos clientes:
Classifique os clientes com base em seu histórico de pagamento e importância para a empresa. Isso ajuda a priorizar o acompanhamento.
Defina prazos claros:
Estabeleça prazos de pagamento claros em suas faturas e comunique esses prazos aos clientes.
Automatize quando possível:
Use software de contabilidade ou sistemas de gerenciamento financeiro para automatizar o acompanhamento de contas a receber e envio de lembretes.
Registre todas as transações:
Mantenha registros precisos de todas as transações de vendas e atualize-os regularmente.
Arquive documentos:
Mantenha uma pasta organizada com todas as faturas, contratos e comunicações relacionadas a contas a receber.
Receba pagamentos eletronicamente:
Incentive os clientes a pagar eletronicamente sempre que possível, pois isso agiliza o processo e reduz os atrasos nos recebimentos.
Envio de lembretes e notificações:
Implemente um sistema de lembretes automáticos para clientes que estão próximos ao vencimento ou em atraso, utilizando e-mails, mensagens de texto ou notificações por meio de um sistema de gerenciamento.
Negociação de inadimplência:
Tenha uma política clara para lidar com clientes inadimplentes e esteja preparado para negociar alternativas de pagamento ou acordos de parcelamento.
Análise de histórico:
Regularmente, analise o histórico de pagamentos e identifique padrões de clientes que costumam atrasar. Isso pode ajudar na tomada de decisões em relação a termos de pagamento mais rigorosos.
Treinamento da equipe:
Se a empresa tiver uma equipe de vendas, treine-a para fornecer informações precisas sobre prazos de pagamento e políticas de contas a receber aos clientes.
Relatórios de contas a receber:
Crie relatórios regulares que forneçam informações sobre o desempenho das contas a receber, como o volume de recebimentos, a idade das contas a receber e a taxa de inadimplência.
Avaliação de ferramentas de software:
Considere investir em software de gestão financeira que ofereça recursos específicos para o controle de contas a receber, o que pode simplificar e automatizar muitos processos.
Como criar planilhas de contas a receber e controle financeiro?
Criar uma planilha de controle financeiro é essencial para manter a organização das finanças pessoais ou empresariais. Comece definindo seus objetivos financeiros, reúna documentos relevantes e escolha uma ferramenta adequada. Crie categorias de despesas e receitas, registre todas as transações, automatize cálculos quando possível e estabeleça um orçamento mensal. Nesse sentido, acompanhe regularmente, analise os dados para identificar oportunidades de economia e investimento de acordo com seus objetivos financeiros.
Siga estas etapas abaixo:
Defina seus objetivos financeiros:
Comece identificando seus objetivos financeiros de curto e longo prazo, como economizar para uma viagem, quitar dívidas ou investir em um negócio.
Reúna suas informações financeiras:
Compile todos os seus extratos bancários, faturas, comprovantes de pagamento e outros documentos financeiros relevantes.
Escolha uma ferramenta:
Decida se você deseja criar sua planilha no Excel, usar um software de gestão financeira ou uma ferramenta de orçamento online.
Crie categorias de despesas e receitas:
Defina categorias para suas despesas e receitas, como moradia, alimentação, transporte, salário, entre outras.
Registre todas as transações:
Comece a registrar todas as transações financeiras, atribuindo cada uma a uma categoria específica. Inclua datas, valores e descrições detalhadas.
Automatize quando possível:
Utilize fórmulas e funções (no caso de planilhas) para automatizar cálculos, como somar despesas e receitas.
Estabeleça um orçamento:
Com base em suas despesas e receitas históricas, crie um orçamento mensal que reflita seus objetivos financeiros e suas prioridades.
Acompanhe regularmente:
Mantenha sua planilha atualizada, registrando todas as transações à medida que ocorrem e comparando-as com seu orçamento.
Analise seus dados:
Regularmente, revise suas finanças para identificar tendências, áreas em que você pode economizar e oportunidades de investimento.
Economize e invista:
Use sua planilha para identificar oportunidades de economia e investimento de acordo com seus objetivos financeiros.
Quais os 5 principais tipos de planilha de controle financeiro?
Os cinco principais tipos de planilha de controle financeiro incluem a Planilha de Orçamento Pessoal para finanças pessoais, a Planilha de Contas a Pagar para gerenciar despesas a pagar, a Planilha de Contas a Receber para empresas controlarem recebimentos, a Planilha de Investimentos para acompanhar investimentos, e a Planilha de Fluxo de Caixa para visualizar o fluxo de dinheiro. Enfim, cada uma atende a uma finalidade específica na gestão financeira.
Aprenda um pouco mais sobre os tipos de planilhas:
- Planilha de Orçamento Pessoal: Usada para controlar as finanças pessoais, registrando despesas, receitas e criando um plano de gastos mensal.
- Planilha de Contas a Pagar: Concentra-se em registrar e monitorar todas as despesas que você precisa pagar, ajudando a evitar atrasos ou esquecimentos de pagamentos.
- Planilha de Contas a Receber: Usada para empresas controlarem os valores a serem recebidos de clientes, acompanhando os prazos de pagamento e o fluxo de caixa.
- Planilha de Investimentos: Ideal para quem deseja acompanhar o desempenho de investimentos, como ações, fundos mútuos ou imóveis, registrando compras, vendas e rendimentos.
- Planilha de Fluxo de Caixa: Permite uma visão geral do dinheiro que entra e sai da empresa ou das finanças pessoais, ajudando a planejar a liquidez financeira.
Como fazer uma planilha de pagamento mensal?
Uma planilha de pagamento mensal é útil para acompanhar os valores pagos a funcionários ou fornecedores em um determinado mês. Siga estas etapas para criar uma planilha de pagamento mensal:
- Crie um cabeçalho: No topo da planilha, insira o nome da empresa, o mês de referência e outras informações relevantes.
- Registre os beneficiários: Na primeira coluna, liste os nomes dos funcionários ou fornecedores a serem pagos.
- Crie categorias de pagamento: Na segunda coluna, defina categorias de pagamento, como salários, fornecedores, impostos, benefícios, etc.
- Registre os valores: Nas colunas subsequentes, insira os valores a serem pagos a cada beneficiário em relação a cada categoria.
- Totalize as colunas: Use fórmulas para calcular os totais de cada categoria e o valor total a ser pago no mês.
- Inclua informações adicionais: Se necessário, adicione informações específicas, como números de conta bancária, datas de pagamento, deduções fiscais, etc.
- Formate a planilha: Aplique formatação de moeda para os valores e utilize cores ou realces para destacar informações importantes.
- Verifique e confirme: Revise cuidadosamente a planilha para garantir que todos os cálculos estejam corretos e que os pagamentos sejam precisos.
- Mantenha registros: Arquive a planilha após efetuar os pagamentos como parte do registro financeiro da empresa.
Qual é a melhor planilha de controle financeiro?
A melhor planilha de controle financeiro será aquela que se alinha às suas preferências e requisitos. Além disso, a familiaridade com as ferramentas também deve ser levada em consideração, como o grau de personalização necessário e seu objetivo (controle financeiro pessoal ou empresarial). Contudo, é importante escolher uma ferramenta que seja fácil de usar e que atenda às suas necessidades individuais ou comerciais. Em suma, experimente algumas opções para determinar qual delas se adapta melhor ao seu estilo de gestão financeira.
Aqui estão algumas opções populares:
Microsoft Excel:
O Excel é uma ferramenta poderosa e amplamente utilizada para criar planilhas de controle financeiro personalizadas. Oferece flexibilidade e permite a criação de fórmulas personalizadas.
Google Sheets:
Uma alternativa baseada na web ao Excel, o Google Sheets é gratuito e permite o compartilhamento e colaboração em tempo real com outras pessoas.
Software de Contabilidade:
Todavia, o Sistema Contábil Makro, desenvolvido por um contador e programador, é uma opção abrangente, mesmo em sua versão gratuita, para empresas, oferecendo recursos avançados, incluindo rastreamento de despesas, faturamento e relatórios detalhados.
Aplicativos Móveis:
Há também uma variedade de aplicativos móveis de controle financeiro, como o Guia Bolso, que permitem controlar suas finanças diretamente do seu dispositivo móvel.
Planilhas de Controle Financeiro Prontas:
Existem modelos prontos de planilhas de controle financeiro disponíveis para download, muitos dos quais são gratuitos. Eles podem ser personalizados para atender às suas necessidades específicas.
Como otimizar as planilhas?
Além de escolher a ferramenta certa, é importante entender que a eficácia de sua planilha de controle financeiro também depende de boas práticas de gestão financeira. Todavia, aqui estão algumas dicas adicionais para aproveitar ao máximo sua planilha:
Mantenha a consistência:
Registre todas as transações regularmente e de forma consistente. Isso inclui despesas e receitas, mesmo as pequenas.
Categorize suas transações:
Use categorias adequadas para suas despesas e receitas, o que facilita a análise de onde seu dinheiro está sendo gasto.
Estabeleça metas financeiras:
Portanto, defina metas financeiras claras, como economizar para uma viagem ou reduzir dívidas. Use sua planilha para acompanhar seu progresso em relação a essas metas.
Faça análises regulares:
Reserve tempo para revisar sua planilha regularmente. Analise relatórios e gráficos para entender melhor seus padrões de gastos.
Automatize quando possível:
Utilize recursos de automação, como integração com contas bancárias, para importar transações automaticamente em sua planilha.
Faça backup regularmente:
Mantenha cópias de backup de sua planilha em locais seguros para evitar perda de dados.
Eduque-se financeiramente:
Aprenda conceitos financeiros básicos para tomar decisões mais informadas sobre seus gastos, investimentos e economias.
Esteja preparado para ajustar:
Além disso, à medida que sua situação financeira muda, adapte sua planilha para refletir essas mudanças.
Busque ajuda profissional se necessário:
Contudo, se você estiver lidando com finanças empresariais complexas ou situações financeiras pessoais difíceis, considere consultar um contador ou consultor financeiro.
Leia também:
Sistema Contábil ou Planilha de Excel?
A princípio, a escolha entre um sistema contábil e as tradicionais planilhas de Excel, o Sistema Contábil Makro se destaca como uma solução que pode efetivamente substituir e aprimorar a experiência das planilhas. Primeiramente, a Makro oferece uma abordagem abrangente e especializada para a gestão contábil, permitindo que os contadores realizem tarefas complexas de forma mais eficiente. Além disso, ao automatizar lançamentos contábeis, integrações com outras aplicações e proporcionar um ambiente seguro para dados financeiros, ele elimina as limitações encontradas nas planilhas.
Portanto, o sistema oferece comodidade e mobilidade aos contadores, possibilitando o acesso aos dados e atualizações em tempo real de qualquer lugar, simplificando o compartilhamento de informações com clientes e colegas. A sua versão gratuita, completa em funcionalidades, é uma opção acessível e eficaz para os profissionais contábeis iniciantes ou escritórios contábeis que desejam testar uma solução mais avançada. Portanto, essa alternativa proporciona economia de tempo, redução de erros e melhora significativamente a eficiência do trabalho contábil, liberando espaço para análises estratégicas e o cumprimento eficaz das obrigações legais.
Enfim, o Sistema Contábil Makro não apenas substitui as planilhas do Excel, mas também as supera em termos de recursos, segurança e eficiência. Além disso, sua flexibilidade, automação e capacidade de se adaptar às necessidades específicas dos contadores modernos o tornam uma escolha valiosa para simplificar e otimizar a contabilidade, promovendo uma gestão financeira mais eficaz e proporcionando comodidade no ambiente de trabalho do contador.
Conclusão
Uma planilha de contas a receber desempenha um papel fundamental na gestão financeira, permitindo o controle preciso de valores a serem recebidos e prazos de pagamento. Contudo, para ilustrar sua importância, consideremos o exemplo de uma empresa de consultoria em tecnologia da informação, que precisa acompanhar os pagamentos de clientes com diferentes prazos. Além disso, vimos que a planilha de contas a receber torna-se essencial nesse contexto, ajudando a empresa a manter um registro organizado e otimizar o planejamento financeiro. Enfim, ao automatizar o processo de acompanhamento e envio de lembretes de pagamento, a planilha contribui para evitar atrasos nos recebimentos, aumentando a eficiência operacional.
Entretanto, a criação de uma planilha de controle financeiro no Excel é uma alternativa acessível e eficaz para gerenciar contas a receber. Todavia, o Excel permite estruturar a planilha de forma personalizada, incluindo informações detalhadas sobre clientes, valores a serem recebidos e datas de vencimento. Por outro lado, o uso de fórmulas automatizadas facilita o cálculo de valores pendentes e a geração de resumos financeiros. Nesse sentido, a flexibilidade do Excel permite que os contadores personalizem suas planilhas de acordo com as necessidades específicas de cada cliente ou empresa.
No entanto, à medida que a complexidade das operações contábeis aumenta, o Sistema Contábil Makro se destaca como uma alternativa superior. Além disso, ele oferece recursos avançados, como automação de lançamentos contábeis, integrações com outras aplicações, mobilidade e segurança de dados aprimorada. Enfim, o acesso em tempo real aos dados e a capacidade de compartilhamento eficiente com clientes e colegas tornam o Makro uma ferramenta valiosa para otimizar o tempo e a eficiência do contador.
