Não é novidade para nenhum profissional contábil que o Sped é uma preocupação cotidiana para os escritórios contábeis e empresas. Afinal, o SPED Fiscal é um software cuja proposta é recolher os dados fiscais e tributários da grande maioria das empresas.
Sendo assim, é por meio dessa obrigação fiscal que as empresas fazem a sua prestação de contas aos órgãos públicos responsáveis pela tributação. Ou seja, é por meio do envio corriqueiro destes dados que empresas e empresários declaram a regularidade do empreendimento para com o Fisco.
O SPED é um sistema complexo e possui muitas nuances. Sendo assim, neste artigo falaremos com mais vigor sobre a Escrituração Fiscal Digital – EFD, ela que se refere a um dos módulos do SPED.
Portanto, já adiantamos, o EFD é uma exigência dos entes fiscais (Fisco) e da Receita Federal do Brasil (RFB), para com as entidades corporativas.
Agora, siga a leitura para entender como se organizar para não ter problemas na hora de entregar esta obrigação.
Você vai ler:
O que é o Sped Fiscal e como ele funciona?
O SPED Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital, é uma obrigação acessória que deve ser cumprida por todas as empresas que comercializam mercadorias ou prestam serviços em âmbito nacional.
Sendo assim, ele foi criado com o objetivo de substituir a escrituração fiscal em papel por uma escrituração digital.
Desta maneira, podemos dizer que este é um sistema importante para a modernização da administração tributária brasileira. Isto é, devido a sua contribuição para a melhoria da arrecadação de impostos, para a redução da burocracia e para o aumento da transparência nas operações fiscais, o Sped Fiscal é essencial para a otimização das rotinas contábeis.
Portanto, para fazer o envio desta obrigação, é preciso ter em mãos alguns dados fiscais que devem ser escriturados mensalmente pelas empresas, são alguns deles:
- Documentos fiscais emitidos;
- Documentos fiscais recebidos;
- Operações de entrada e saída de mercadorias;
- Operações de prestação de serviços;
- Apuração de impostos.
Qual a função do SPED Fiscal – EFD?
A priori, a EFD serve como uma obrigação mensal de dados das empresas que pertencem aos regimes tributários de Lucro Presumido e Lucro Real. Assim, elas possuem obrigação de enviar a EFD mensalmente, para darem continuidade às suas atividades de indústria e/ou comércio.
Assim, a sua função é mensalmente de apontar as movimentações sobre os impostos de ICMS e IPI sob o período condizente ao mês anterior, o qual geralmente viabiliza o dia 20 do mês subsequente como a data-limite para transmissão.
Qual a diferença entre EFD e sped Fiscal?
| Escrituração Fiscal Digital | Sistema Público de Escrituração Digital Fiscal |
| A EFD é uma parte específica do SPED, que se refere à digitalização e modernização dos livros fiscais utilizados pelas empresas para registrar suas operações e informações relacionadas aos impostos, como ICMS e IPI. A EFD abrange diversos registros e arquivos digitais que substituem os livros físicos tradicionais, como o Livro de Registro de Entradas, Livro de Registro de Saídas, Livro de Apuração do ICMS, entre outros. Ela visa simplificar e agilizar o processo de apuração e fiscalização dos impostos estaduais e federais. | O SPED Fiscal é um sistema abrangente que engloba diversas obrigações fiscais digitais no Brasil, incluindo a EFD e outros módulos, como a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal). O SPED Fiscal é uma iniciativa do governo para modernizar a escrituração e o envio de informações fiscais e contábeis pelas empresas, permitindo maior transparência, eficiência e controle por parte das autoridades fiscais. |
O que acontece se não entregar o Sped Fiscal?
A não entrega do SPED Fiscal por parte de uma empresa pode resultar em uma série de penalidades significativas.
Entre as possíveis consequências estão a aplicação de multas, a suspensão ou cassação da inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e a imposição de outras sanções previstas na legislação.
A multa por atraso na entrega do SPED Fiscal é calculada a uma taxa de 0,02% por dia de atraso, com base na receita bruta da empresa no período em questão, limitada a 1% desse montante.
Além das multas, a falta de entrega do SPED Fiscal também pode resultar em suspensão de incentivos fiscais, cobrança de juros e atualização monetária, bem como outras penalidades conforme estabelecido na legislação.
O SPED Fiscal é uma obrigação acessória obrigatória para todas as empresas que realizam atividades de venda de mercadorias ou prestação de serviços em todo o território nacional. Não cumprir essa obrigação pode acarretar prejuízos tanto financeiros quanto administrativos para a empresa.
Para evitar problemas com o SPED Fiscal, é fundamental seguir algumas práticas importantes. É crucial acompanhar de perto os prazos de entrega, garantir que a empresa esteja corretamente habilitada para a entrega do SPED Fiscal, utilizar um software especializado para gerar o arquivo e realizar uma revisão minuciosa antes de transmiti-lo à Receita Federal.
Além disso, contar com um profissional especializado pode ser fundamental para assegurar o cumprimento adequado dessa obrigação e evitar as consequências negativas associadas à sua não entrega.
Qual a importância do envio da EFD?
Com a chegada dos processos digitais, a plataforma de envio dos dados fiscais passa a seguir regras mais rígidas, uma vez que a importação da EFD via sistema virtual é realizada em um ambiente seguro a fim de evitar fraudes.
Além disso, os layouts de preenchimentos ainda contribuem para coibir a sonegação de impostos, porque há o cruzamento de informações dos funcionários e da empresa.
Ademais, graças a essa tecnologia, houve a redução da burocracia com a chegada da automação dos processos de envio de documentos e comprovantes de pagamento de impostos.
Para atingir esse fim, criou-se os softwares especializados na coleta, geração e controle de dados próprios da rotina administrativa.
O que considerar na hora de enviar os dados da EFD?
Primeiramente, é preciso bastante atenção por parte do profissional que enviará a EFD. Por vezes, é necessário que o contador confirme informações com outros funcionários da instituição.
Essa ação é vital para não gerar problemas na importação dos dados entre o software importador e o sistema da Receita Federal – o PVA (Programa Validador e Assinador).
De forma geral, é fundamental que o responsável pela entrega dos arquivos atente-se ao preenchimento dos seguintes pontos:
- Erros de cadastro: revise as informações gerais sobre os funcionários e a empresa;
- Imprecisões de informações tributárias: preste atenção para não errar no cálculo de impostos pagos e/ou taxas isentas ou com redução;
- Inconsistência na Escrituração Fiscal: confira todos os lançamentos das notas fiscais;
- Problemas de conversão: reveja as unidades de medida de aquisição e venda dos produtos, para não gerar partes incorretas;
- Bloco K: esse bloco é o que exige mais cuidado, pois compreende muitas informações sobre estoques e itens;
- Dentre outros pontos, como: fichas técnicas, produtos e subprodutos.
Quais impostos apurados no Sped Fiscal?
A princípio, quando falamos do Sped Fiscal, pensamos em uma complexidade muito grande para compreendê-lo. Porém, ele é mais fácil de se compreender do que se imagina.
Assim, ele é usado para a escrituração digital da apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
- ICMS : esse é um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e a prestação de serviços de transporte e comunicação. Sendo assim, no SPED Fiscal, serão enviados as informações sobre operações de compra, venda, devoluções, transferências, entre outras.
- IPI : é um imposto federal que incide sobre produtos industrializados, ou seja, sobre bens manufaturados. Desta maneira, as empresas que realizam atividades industriais precisam apurar o IPI com base nas informações sobre a produção, venda e consumo de produtos sujeitos a esse imposto.
Aspectos Fiscais
Além desses impostos, também serão enviados por meio do SPED Fiscal as informações de outros aspectos fiscais, tais como:
- PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
- CST (Código de Situação Tributária);
- Substituição Tributária;
- Documentos Fiscais Eletrônicos.
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Quando gerar o Sped Fiscal?
Conforme a regra que rege o envio desta obrigação, ele deve ser gerado até o último dia útil do mês seguinte ao período a ser escriturado. Por exemplo, o SPED Fiscal referente ao mês de janeiro deve ser gerado até o último dia útil de fevereiro.
Sendo assim, a obrigação fiscal será transmitida para o sistema do SPED que enviará para a RFB. Por isso, é interessante que os escritórios tenham o software especializado para gerar o arquivo do SPED Fiscal em um formato específico que é aceito pela Receita Federal.
Por fim, após a entrega, é necessário que o recibo de entrega seja guardado pela empresa pelo prazo de 5 anos. Afinal, esse recibo é uma prova de que a empresa cumpriu a obrigação de escriturar o SPED Fiscal.
Como gerar o Sped Fiscal corretamente?
Aqui estão algumas dicas para gerar o SPED Fiscal corretamente:
- Certifique-se de que a empresa está devidamente habilitada para a entrega do SPED Fiscal
Faça isso de maneira cuidadosa. Afinal, será a hora em que você irá identificar quais as necessidades da empresa para com o Fisco e a RFB.
- Use um software especializado para gerar o arquivo do SPED Fiscal
O Sistema Makro é completamente preparado para fazer a entrega do Sped Fiscal. Assim, no sistema é realizado por meio de automações, o que facilita a rotina dos escritórios contábeis.
- Faça uma revisão cuidadosa do arquivo antes de transmiti-lo à Receita Federal
Não se esqueça de alinhar os documentos e verificar se não há erros, pois enviá-los de maneira errônea pode trazer problemas futuros.
- Tenha um profissional especializado para ajudar a empresa a cumprir essa obrigação
O envio deve ser feito por profissionais qualificados. Assim, na Makro System contadores podem contar com a ajuda de profissionais especialistas no departamento Fiscal. Portanto, você pode enviar tudo de maneira correta.
Como a Makro System pode auxiliar sua empresa na emissão do SPED Fiscal – EFD?
Como vimos, a criação do SPED Fiscal foi um grande progresso no que tange ao recolhimento de dados dos contribuintes para com os sistemas tributários.
Ambos os processos tecnológicos e de automação vieram para facilitar a vida do empreendedor. Assim, diminuindo custos com papeladas e levando a informatização da rotina, flexibilizando o tempo e esforço gastos na regularização fiscal e contábil.
Na Makro, por exemplo, os dados necessários à expedição do SPED Fiscal são preenchidos através das automações próprias do sistema web, fornecidos pelo profissional responsável pela parte fiscal da empresa (geralmente o contador ou administrador).
Após a empresa selecionar todas as opções necessárias e solicitar a importação desses dados, o software encaminhará as informações para validação da Receita Federal. Por isso que é tão importante verificar a veracidade das informações, como notas fiscais, entradas e saídas no caixa, dados de funcionários etc.
Tire suas dúvidas rápidas
O SPED Fiscal consiste em uma plataforma eletrônica, denominada Sistema Público de Escrituração Digital Fiscal, que possibilita às empresas enviar e controlar eletronicamente suas informações fiscais e contábeis, substituindo a tradicional emissão e entrega de documentos em papel.
Empresas e contribuintes sujeitos à legislação tributária têm a responsabilidade de gerar o SPED Fiscal, abrangendo aqueles envolvidos em operações tributárias como ICMS e IPI.
A sigla SPED, que corresponde a “Sistema Público de Escrituração Digital”, representa um conjunto de iniciativas que objetiva a automação da relação entre o Fisco e os contribuintes. Essas iniciativas visam simplificar e agilizar os procedimentos contábeis e fiscais por meio da aplicação da tecnologia digital.
