Movimentação de notas de saída: o passo a passo para uma conferência fiscal sem erros

Garantir a precisão na movimentação de notas fiscais de saída é uma das etapas mais importantes do fechamento fiscal mensal, e qualquer falha nesse processo pode comprometer diretamente a base de cálculo dos impostos e a qualidade das obrigações acessórias entregues ao cliente.

Neste artigo, você vai ver como o Makrosystem auxilia nessa conferência na prática: desde a identificação de notas faltantes até a validação final dos lançamentos, passando pela análise de CFOP, configuração de produtos e parametrização do sistema.

Por onde começar: o relatório de falta de documentos por modelo

Antes de qualquer conferência de lançamentos, é preciso ter certeza de que todas as NF-e de saída do período chegaram até você. É exatamente isso que o relatório de Falta de Documentos por Modelo resolve na movimentação de Notas de Saída

Ele identifica numerações ausentes na sequência das notas fiscais emitidas pelo clientem lacunas que podem indicar notas não enviadas, numerações puladas sem inutilização no SEFAZ ou cancelamentos que nunca foram comunicados ao escritório. A inutilização de numeração, vale lembrar, é obrigação prevista no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) da NF-e, disponibilizado pela SEFAZ Nacional, e a ausência desse procedimento gera inconsistência direta na escrituração fiscal.

Na prática, depois de gerar o relatório, o caminho é simples: encaminhe ao cliente por WhatsApp ou e-mail solicitando os arquivos XML das notas faltantes. Esse registro documenta a solicitação e protege o contador de responder por falhas que não partiram do escritório.

O impacto de ignorar essa etapa é direto: nota faltante significa faturamento fora da base de cálculo do imposto, e isso compromete tanto a apuração quanto as obrigações acessórias do período.

Conferência de CFOP: identificando inconsistências nas saídas

O CFOP das saídas merece a mesma atenção que você dedica às entradas. No sistema contábil da Makrosystem, o relatório Resumo do Registro de Saídas por CFOP mostra exatamente como as vendas do período foram classificadas, e é a partir dele que você identifica se algo está errado.

A leitura é direta: se o cliente vende com tributação normal, as saídas precisam ter destaque de ICMS. Se ele opera integralmente com substituição tributária, esse destaque não deve aparecer. Qualquer divergência entre o que está escriturado e o regime real do produto precisa ser corrigida antes de fechar o período. Sendo assim, quando o volume de notas com classificação incorreta é grande, o ajuste em massa disponível no sistema resolve sem precisar entrar nota a nota.

Análise por produto: NCM, ST e monofásico no relatório de saídas

Depois de conferir o CFOP, o próximo passo é olhar para os produtos. O relatório Resumo por Quantidade de Produtos traz o detalhamento de tudo que foi vendido no período, e vale sempre baixá-lo em Excel para facilitar a análise.

Dois pontos merecem atenção imediata: produto sem NCM cadastrado e produtos que podem ser monofásicos ou sujeitos à substituição tributária. O NCM ausente compromete a geração correta dos arquivos fiscais e dificulta qualquer consulta à legislação para verificar o tratamento tributário correto do item.

Já quando o relatório aponta um produto que pode ser monofásico, é preciso ir além da identificação, a classificação precisa estar refletida corretamente no cadastro do sistema. É exatamente isso que a próxima seção aborda.

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Como configurar produtos monofásicos no cadastro do Makrosystem?

No Regime Normal, produtos monofásicos têm alíquota zero ou sem incidência de PIS/Cofins na saída. E essa condição precisa estar configurada no cadastro do produto dentro do sistema, não só refletida na nota.

Passo a passo: CST 04, natureza da receita e replicação em massa

A configuração é feita diretamente na aba PIS e Cofins do cadastro do produto. Para acessar sem sair da nota fiscal, basta usar o atalho de seta ao lado do campo de descrição, ele abre o cadastro completo.

Dentro do cadastro, o caminho é:

1. Informar o CST 04 no campo correspondente
2. Remover o tipo de débito e a alíquota, produto monofásico não gera recolhimento
3. Preencher o Código de Natureza da Receita, justificando a não incidência conforme o segmento do produto (ex.: autopeças, medicamentos, combustíveis)
4. Usar o botão de duplicar para replicar a configuração do PIS para o Cofins
5. Salvar

Quando há muitos produtos com o mesmo NCM, a replicação em massa resolve: filtre pelo NCM, selecione os produtos, clique no subnível (três pontinhos), escolha a aba PIS e Cofins, aplique a alteração e confirme com a senha. Atenção: a opção “Conferidas com alíquotas zeradas” é exclusiva para empresas do Simples Nacional. No Regime Normal, jamais utilize esse recurso.

Parâmetros globais que fazem diferença na conferência de saídas

Na conferência da movimentação de notas de saída, os Parâmetros Globais são configurações do Makrosystem que permitem personalizar a rotina fiscal por empresa. Para acessar, faça o login no sistema contábil da Makro, e no menu lateral acesse o caminho: Preparar > Parâmetros > Parâmetros Globais. Cada parâmetro traz um campo de orientação que explica exatamente como configurá-lo, sem precisar decorar cada ajuste.

Para a conferência de saídas, dois parâmetros são diretamente relevantes:

• O Parâmetro 517 define se o sistema vai considerar as informações de PIS/Cofins do arquivo XML ou do cadastro de produtos da Makro na importação da nota. Para clientes que emitem as notas corretamente, o valor padrão (zero) funciona bem. Já para clientes que cometem erros com frequência, vale configurar uma exceção vinculando o código da empresa. Assim o sistema passa a usar o cadastro de produtos como referência, evitando retrabalho mês a mês.
• O Parâmetro 538 controla se o ICMS será abatido da base de cálculo do PIS/Cofins. Assim como o 517, pode ser aplicado globalmente ou como exceção por empresa, dependendo da situação de cada cliente.

Ambos os parâmetros aceitam exceções por empresa — o que dá flexibilidade para tratar cada cliente conforme sua realidade, sem alterar a configuração padrão do sistema.

Relatório detalhado de saídas: a validação final do fechamento fiscal

Em seguida, com a numeração, o CFOP, os produtos e a parametrização conferidos, você chega ao último passo da movimentação de notas de saída: o relatório detalhado de saídas. E esse precisa ser prioridade antes de gerar qualquer obrigação acessória do período.

Ele consolida tudo em um só lugar: notas sem CST de PIS, sem CST de Cofins, sem ICMS ou sem destaque de ICMS. Na prática, esse nível de detalhe torna os demais relatórios específicos de PIS e Cofins dispensáveis, o detalhado já traz o que você precisa para validar os lançamentos com segurança.

Quem segue esse fluxo completo, do relatório de falta de documentos até o detalhado final, chega ao fechamento do período com a escrituração consistente e as informações necessárias para entregar as obrigações acessórias sem surpresas.

Por fim, vale lembrar que o Sistema contábil da Makro foi pensado para apoiar exatamente essa rotina: não apenas armazenar as notas, mas dar ao contador as ferramentas para conferir, corrigir e validar cada etapa do processo fiscal com agilidade. Portanto, se você busca por um sistema 100% web, que vai te ajudar a ter mais facilidade e produtividade na sua rotina, o sistema da Makro é a escolha certa!

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