Como vocês sabem, manter uma empresa em dia exige o cumprimento de várias obrigações, especialmente na área financeira. Suponhamos que o seu negócio seja como um livro: nesse caso, cada transação financeira, venda e pagamento precisa ser registrada nos livros contábeis.
Esses livros são obrigatórios e permitem organizar, de forma cronológica, cada movimento financeiro da empresa. Por isso, é fundamental entender o funcionamento de cada um deles, a fim de tomar decisões mais estratégicas e ter controle total sobre o dinheiro.
Você vai ler:
O que são livros contábeis?
Em suma, os livros contábeis são documentos obrigatórios que as empresas devem manter para registrar de forma organizada e cronológica suas operações financeiras. Em outras palavras, eles funcionam como a memória financeira da empresa, além de refletirem sua saúde patrimonial e econômica.
Portanto, manter essas informações registradas não é somente importante, mas também uma obrigação legal, sendo responsabilidade tanto do empregador quanto do contador. Existem diversos tipos de livros contábeis, porém os mais conhecidos e obrigatórios são o Livro Diário e o Livro Razão.
Quais são os livros contábeis obrigatórios?
Primeiramente, nem todas as empresas são obrigadas a manter livros contábeis. Isso porque a exigência depende da atividade exercida e do regime tributário adotado. Dessa forma, dependendo da situação do negócio, pode haver ou não a obrigatoriedade de mantê-los atualizados.
Principais livros contábeis
Livro Diário: É o documento contábil mais importante. Nele, são registrados diariamente todas as transações da empresa, como recebimentos, vendas, compras, pagamentos, entre outras movimentações financeiras.
Livro Razão: Complementa o Livro Diário, organizando as informações por contas contábeis. Ele detalha valores relacionados a salários, estoque, aluguel, entre outros, permitindo uma visão analítica e categorizada das finanças da empresa.
Livro de Registro de Inventário: Obrigatório para empresas que trabalham com mercadorias (como comércios). Nesse livro são registrados os itens do estoque, incluindo produtos, matérias-primas, quantidades e datas. Ademais, auxilia no controle de estoque e no cálculo de tributos, como o ICMS.
Livro Caixa: É obrigatório para empresas que optam pelo regime de Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado. Além disso, ele registra todas as entradas e saídas de dinheiro diariamente, permitindo acompanhar o fluxo de caixa e a movimentação financeira em tempo real.
Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR): Este livro é obrigatório somente para empresas que adotam o regime tributário do Lucro Real, ou seja, que optam por apurar o Imposto de Renda com base nesse regime.
Dessa forma, a empresa usa o LALUR para ajustar a contabilidade, excluindo ou adicionando valores que não entram no cálculo do lucro tributável. Com isso, calcula corretamente o imposto sobre o lucro real.
Qual a importância dos livros contábeis?
Como informamos, os livros contábeis são de suma importância para as empresas e, em muitos casos, obrigatórios por lei. Eles funcionam como a espinha dorsal da contabilidade, oferecendo ao negócio as ferramentas necessárias para gerenciar seus lançamentos contábeis, elaborar o Balanço Patrimonial, cumprir obrigações fiscais e manter o controle financeiro adequado.
Além disso, servem também como documentos de valor jurídico, podendo ser utilizados como prova em auditorias ou processos judiciais. Em situações como essas, ou até mesmo na busca por investimentos, os livros contábeis funcionam como evidência da saúde financeira e da transparência da empresa. Por isso, é essencial que o empregador, em conjunto com o contador, mantenha os registros organizados e corretos, evitando problemas com a Receita Federal.
Os livros também permitem acompanhar o lucro contábil da empresa, funcionando como uma ferramenta de análise para identificar se há lucro ou prejuízo em determinado período. Com essas informações em mãos, o empregador pode tomar decisões mais estratégicas, como avaliar a viabilidade de novos investimentos, buscar fornecedores mais vantajosos ou identificar pontos onde é possível reduzir custos.
Como deve ser feita a escrituração dos livros contábeis?
Em suma, a escrituração dos livros contábeis nada mais é do que o registro padronizado e organizado das operações financeiras de um negócio. Por meio dela, documentos como notas fiscais, extratos bancários e recibos são transformados em informações contábeis consistentes, que refletem a realidade da empresa.
A escrituração contábil é a principal forma de comprovar a situação patrimonial e financeira da empresa, sendo essencial tanto para a tomada de decisões quanto para o cumprimento das obrigações legais e fiscais.
Para iniciar o processo de escrituração, é necessário reunir todos os documentos financeiros relevantes, como extratos bancários, comprovantes de pagamento, notas fiscais, recibos, contratos, comprovantes de despesas e compras, entre outros. Esses documentos servirão de base para os lançamentos contábeis.
Além disso, é fundamental que o contador conte com uma plataforma eficiente e prática para realizar esse trabalho. Um exemplo é o sistema Makro, que permite fazer a escrituração contábil de forma simples, além de possibilitar o envio de obrigações acessórias, como SPED Contábil, ECD, ECF, entre outras exigências fiscais.
Com o apoio da tecnologia e uma contabilidade bem organizada, a empresa garante não somente o cumprimento das normas legais, mas também mais segurança e clareza na gestão financeira.
Leia também:
O que acontece com livros contábeis desatualizados?
Quando uma empresa mantém os livros contábeis desatualizados, isso vira um problemão, e não é somente uma simples desorganização. Como mencionamos, os livros são documentos obrigatórios, e a ausência ou o atraso na escrituração pode trazer sérias consequências legais e fiscais.
Isso porque, para as informações terem validade jurídica e fiscal, é essencial que os livros estejam atualizados. Caso contrário, não poderão ser utilizados em auditorias fiscais e podem ser considerados inválidos pelos órgãos de fiscalização.
Além disso, a empresa pode ser multada pela Receita Federal por falta de escrituração contábil ou pelo envio de documentos fora dos prazos estabelecidos.
Por fim, outro ponto importante são as consequências para os sócios e empregadores. Sem uma contabilidade correta e em dia, não é possível distribuir legalmente os lucros da empresa ou o pró-labore. Nesse cenário, qualquer valor distribuído pode ser considerado rendimento tributável, o que pode gerar ainda mais impostos e complicações com o fisco.
Perguntas frequentes
Em suma, você deve enviar os livros pelo Sped Contábil, que garante a autenticação digital diretamente na Junta Comercial.
Não. Além deles, relatórios como o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) são essenciais para a contabilidade da empresa.
Após o prazo legal de guarda, descarte os livros com segurança por meio de empresas especializadas em destruição de documentos.
Sim. Mesmo inativa, a empresa deve cumprir obrigações como a entrega do Sped Contábil e informar a situação à Junta Comercial.
