Ei, contador! Um dos processos mais críticos para qualquer empresa que possui funcionários é a geração da folha de pagamento. Isso porque, nessa etapa, o contador precisa ter a mais absoluta atenção, que vai desde as mudanças na legislação até o envio dos eventos do eSocial.
Assim, neste artigo, iremos nos aprofundar na geração da folha de pagamento no sistema Makro. Nele, apresentaremos o passo a passo que precisa ser realizado antes da elaboração da folha.
Você vai ler:
- Como funciona a geração da folha de pagamento no sistema Makro
- Principais parâmetros para a geração da folha de pagamento
- Como o sistema define automaticamente o período de apuração da folha
- Como funcionam as validações preliminares na folha de pagamento Makro
- Critérios de segurança e validações definitivas antes do cálculo
- A geração complementar na geração da folha de pagamento
- Processamento de trabalhador intermitente e estrutura da folha
- Principais cálculos e rotinas automáticas executadas
- Mensagens que o usuário pode receber
- O que pode impedir a geração?
- O que o sistema grava ao final
- Recomendações para o usuário antes e após a geração da folha de pagamento
- Resumo funcional e comportamento do sistema
- Perguntas frequentes
Como funciona a geração da folha de pagamento no sistema Makro
O sistema contábil Makro oferece uma rotina completa para gerar a folha de pagamento, que pode ocorrer de forma mensal, semanal ou quinzenal. Essa funcionalidade contempla diversos cenários, como trabalhador intermitente, pró-labore, sócios, funcionários afastados e folhas com tomador, entre outros.
O usuário pode gerar a folha para todos os funcionários ou apenas para aqueles previamente selecionados, o que garante mais controle no processo.
Nesse contexto, a rotina executa uma série de etapas essenciais dentro do período informado, assegurando a confiabilidade das informações processadas, como:
- realiza validações cadastrais e operacionais antes do cálculo;
- define o período real de apuração conforme o tipo de folha;
- o sistema seleciona os empregados que devem ser incluídos no processamento.;
- cria a estrutura principal da folha;
- calcula e inclui automaticamente eventos de proventos, descontos, encargos e bases;
- gera mensagens de inconsistência, alertas, bloqueios e sucesso;
- registra a auditoria da operação.
Principais parâmetros para a geração da folha de pagamento
A rotina de geração da folha de pagamento no sistema Makro utiliza parâmetros essenciais para definir o processamento e as informações consideradas na execução.
Primeiramente, o código da empresa identifica a companhia para a qual a folha será processada. Em seguida, o usuário informa o período, que pode ser mensal, semanal ou quinzenal. O sistema ajusta automaticamente as datas conforme o tipo escolhido: no período mensal, considera o primeiro e o último dia do mês; no semanal, identifica a semana correspondente; e no quinzenal, determina a quinzena adequada. Valores fora dessas opções são considerados inválidos.
Quando a geração é individual, o sistema usa o empregado corrente para identificar o funcionário a ser processado. Já o parâmetro de usuário identifica quem executa a rotina e o sistema o utiliza para validações, mensagens, auditoria e identificação do escritório.
No campo “tipo de geração da folha”, define-se o modo de seleção dos empregados, permitindo processar todos os funcionários ativos, um empregado específico, um grupo previamente selecionado ou os empregados retornados por um filtro.
Parâmetros complementares refinam o processamento. O “libera tudo” flexibiliza algumas validações relacionadas à sequência de folhas anteriores, o “TipoContrato” valida o tipo de contrato antes do cálculo, e a “Data Sessão” funciona como chave de controle da execução, registrando mensagens e possíveis interrupções.
Mesmo quando o usuário informa datas manualmente, o sistema normaliza automaticamente o período da folha para garantir consistência nos cálculos. Além disso, o sistema Makro calcula informações como mês corrente, mês anterior, período equivalente anterior e dados de competência, que suportam validações e garantem a consistência e a confiabilidade do processamento da folha.
Como o sistema define automaticamente o período de apuração da folha
Aqui, iremos aprofundar o período de apuração da folha de pagamento. Embora o usuário informe datas manualmente, o procedimento normaliza o período da folha.
Folha semanal
O sistema consulta a tabela/função de períodos semanais e define:
- data inicial real da semana;
- data final real da semana.
Folha quinzenal
O sistema identifica a quinzena correspondente e define:
- data inicial real;
- data final real.
Folha mensal
O sistema converte a data informada para:
- primeiro dia do mês;
- último dia do mês.
Além disso, também são calculados internamente:
- mês corrente;
- mês anterior;
- período anterior equivalente;
- controle de serviços da competência.
Isso é importante porque diversas validações dependem do período anterior e do fechamento da competência, garantindo consistência no processamento da folha.
Leia também:
Como funcionam as validações preliminares na folha de pagamento Makro
O sistema contábil Makro, antes de gerar qualquer cálculo, realiza uma série de validações preliminares. A seguir, são apresentados os principais tipos de validações executadas nesse processo.
A validação específica de contrato verifica as condições relacionadas ao contrato. Caso a sessão esteja marcada para abortar, o processo é encerrado imediatamente. Por outro lado, na validação de empresa e usuário, o sistema verifica a empresa, o usuário e a consistência de acesso à rotina.
A procedure exige o cadastro de Tributação Pessoal para recolhimentos vinculados à DCTFWeb, incluindo tributação normal e de décimo terceiro. Dessa forma, caso esse cadastro esteja ausente, o sistema exibe uma mensagem orientando o usuário a realizar o cadastro correspondente. Além disso, é obrigatória a informação da data inicial do período, da data final do período e do tipo de período de trabalho.
Nas folhas mensal e quinzenal, o sistema exige que a data inicial e a data final pertençam ao mesmo mês e ano, além da seleção do empregado corrente. Caso o funcionário selecionado pertença a outra empresa, a geração é interrompida.
Caso o trabalhador tenha término de aviso prévio dentro do período da folha, o sistema emite um alerta indicando que o correto pode ser a geração de rescisão. Dessa forma, se houver empregados com situação incompleta após a importação do eSocial, a rotina emite mensagem de inconsistência.
Critérios de segurança e validações definitivas antes do cálculo
Após a definição do período e da lista de empregados, o sistema entra na fase de validações definitivas antes do cálculo da folha.
Inicialmente, é realizada a validação formal do período de trabalho. Em seguida, a rotina verifica as restrições gerais relacionadas à geração da folha para a empresa e à competência informada. O sistema valida se a competência ainda pode ser processada e se há encerramento do módulo pessoal que impeça a geração.
Dependendo do contexto e do parâmetro “Libera Tudo”, o sistema verifica a existência de folha no período anterior. Caso não exista quando esperada, o sistema gera alerta por empregado, pois essa ausência pode comprometer a insuficiência de saldo, a continuidade de eventos e a sequência lógica da apuração.
Também exige a configuração do cadastro de pagamento da folha, incluindo contas para salário, décimo terceiro e adiantamento. A ausência dessas configurações bloqueia a geração. Além disso, o sistema considera o processo indisponível quando não há empregados elegíveis.
O sistema valida inconsistências cadastrais, como empregados sem horário de trabalho, com horário zerado ou desatualizado, sem função cadastrada ou com cadastro salarial incompleto. Também verifica sócios e cotistas sem salário ou sem evento de pró-labore.
Caso já exista folha no período, é necessário excluí-la antes de uma nova geração. Se houver folha posterior com evento de insuficiência de saldo, o sistema alerta sobre impactos em períodos subsequentes.
Por fim, o sistema verifica a existência de folha de terceiros, o vínculo sindical dos empregados e a presença de simulação de rescisão. Quando aplicável, o sistema também valida a necessidade de abono de 1/3 no retorno de férias, conforme regras sindicais.
A geração complementar na geração da folha de pagamento
Nessa etapa de geração da folha de pagamento, antes de percorrer empregado a empregado, a rotina pode disparar processos auxiliares. Caso a empresa esteja configurada para gerar plano de saúde, o sistema executa a rotina específica correspondente. Da mesma forma, se houver parametrização para tomador, o sistema monta períodos específicos por tomador para cada empregado.
Após a conclusão das validações, a rotina percorre os empregados elegíveis por meio de cursor. Para cada empregado, o sistema inicializa as variáveis de cálculo, define o período individual de apuração e identifica possíveis situações especiais.
Em seguida, o software contábil cria o registro principal da folha, calcula os dias trabalhados e estrutura os eventos automáticos e auxiliares. Por fim, o sistema realiza o cálculo de descontos, encargos e bases, além de registrar a rastreabilidade e a linha do tempo do processamento.
Processamento de trabalhador intermitente e estrutura da folha
O trabalhador intermitente possui fluxo próprio dentro do processamento da folha do sistema contábil Makro. Nesse contexto, a convocação deve estar coerente com a data de admissão. Caso não haja convocação, o sistema pode não gerar a folha, pois utiliza o período da convocação para sua composição.
Além disso, em caso de demissão, o processamento é direcionado para rescisão. Há, ainda, uma rotina específica para geração da folha do intermitente. Ao final da folha normal, ocorre também um segundo processamento destinado a tratar intermitentes com convocação dentro do período.
Paralelamente, quando o empregado é considerado elegível, o sistema cria ou prepara o MovPessoalPai, que funciona como cabeçalho da folha do empregado. A partir desse ponto, o sistema passa a inserir os eventos detalhados na folha e, consequentemente, ajusta a data inicial de cálculo conforme o movimento pessoal efetivamente criado.
Principais cálculos e rotinas automáticas executadas
No processo de geração da folha de pagamento, nem todos os cálculos são realizados diretamente. Dessa forma, esse processo coordena diferentes rotinas responsáveis por cálculos específicos. A seguir, entre os principais blocos acionados durante o processamento, estão:
Eventos e composições gerais
- cálculo de dias trabalhados;
- memória de cálculo;
- remuneração e bases;
- eventos condicionais;
- arredondamentos.
Férias
- geração de férias por competência;
- retorno de férias;
- impactos nas bases e no salário.
Garantias e vínculos
- garantia mínima;
- múltiplo vínculo;
- décimo terceiro complementar.
Benefícios e verbas
- salário-família;
- vale-transporte;
- plano de saúde;
- ajuda compensatória;
- reposição salarial de teste.
Encargos e tributos
- INSS;
- INSS de 13º;
- INSS complementar;
- IRRF;
- IRRF de 13º;
- bases informativas.
Descontos
- pensão alimentícia;
- contribuição sindical;
- eConsignado;
- insuficiência de saldo.
Terceiros e rescisão
- folha de terceiros;
- processamento de rescisão dentro do contexto da folha, quando aplicável.
Mensagens que o usuário pode receber
Durante a geração da folha de pagamento no sistema contábil Makro, o sistema notifica o contador por meio de mensagens de diferentes níveis, que indicam alertas, erros, sucessos, informações ou bloqueios.
Exemplos de validações que podem aparecer são: período não informado; tipo de período inválido; empregado sem salário; empregado sem horário; folha já gerada; ausência de folha anterior; sindicato não vinculado; necessidade de gerar rescisão; falta de cadastro de tributação pessoal; e sucesso na geração.
Dessa forma, as mensagens orientam o preenchimento e alertam sobre riscos, que nem sempre interrompem a operação. Já os erros podem impedir o prosseguimento do processo.
O que pode impedir a geração?
Na prática, os principais impeditivos que podem ocorrer e impedir a geração da folha de pagamento são:
- empresa inválida;
- usuário inválido;
- tipo de contrato inconsistente;
- datas não informadas;
- tipo de período inválido;
- empregado corrente não informado;
- empregado pertencente a outra empresa;
- falta de tributação pessoal obrigatória;
- falta de contas ou configuração de pagamento da folha;
- empregado sem horário;
- empregado sem função;
- empregado sem salário;
- folha já existente;
- rescisão em simulação;
- encerramento do módulo;
- sessão abortada por validação.
O que o sistema grava ao final
Se a geração da folha de pagamento for concluída, o sistema atualiza a linha do tempo, registrando a movimentação da folha para o empregado. Também pode gerar observação em agenda, quando houver inconsistências consolidadas de salário ou cadastro.
Ao final, o sistema exibe mensagem de sucesso, informando a conclusão da geração, o tipo de filtro utilizado, a quantidade de empregados afetados e a necessidade de conferência dos dados antes do encerramento do período.
Por fim, a rotina grava a auditoria do processo, com registro de data e hora inicial e final, usuário, empresa, ação executada, descrição e quantidade de registros afetados.
Recomendações para o usuário antes e após a geração da folha de pagamento
Antes de executar a rotina, recomenda-se conferir o período da competência e o tipo de folha (mensal, semanal ou quinzenal). Também é importante validar o filtro de empregados e o cadastro salarial. Devem ser verificados o horário de trabalho, a função e o sindicato vinculado.
Além disso, é necessário conferir os cadastros de tributação pessoal e a configuração de pagamento da folha. Por fim, deve-se garantir que não exista folha já gerada para o mesmo período.
Após a mensagem de sucesso, ou seja, da geração da folha, o usuário deve conferir os movimentos gerados. É necessário revisar os proventos e descontos automáticos. Também devem ser verificados os empregados com alertas. Recomenda-se conferir férias, afastamentos, rescisões e intermitentes.
Em seguida, revisar as bases de INSS e IRRF. Caso existam, validar empréstimos ou eConsignado. Somente após essas verificações, o período deve ser encerrado.
Resumo funcional e comportamento do sistema
Em resumo do processo de geração da folha de pagamento no sistema contábil Makro, valida se a empresa e o período podem ser processados, identifica quais empregados entram na folha e exclui quem não se enquadra naquele tipo de apuração.
Em seguida, verifica se há problemas cadastrais ou operacionais, cria a estrutura da folha por empregado e chama os cálculos automáticos necessários. Também registra mensagens, auditoria e histórico, e retorna sucesso apenas quando o processo é concluído.
No sistema Makro, embora a geração da folha seja feita em um processo único, a plataforma funciona como um orquestrador de várias rotinas especializadas. Por esse motivo, uma geração aparentemente simples depende de diversos cadastros e regras paralelas.
Assim, quando a folha não é gerada, o problema muitas vezes não está na geração em si, mas em requisitos anteriores, como cadastro, período, vínculo, sindicato, salário, horário, tributação ou existência de folha prévia.
Perguntas frequentes
Em suma, a geração da folha de pagamento calcula automaticamente salários, descontos e encargos com base no período e nos dados cadastrais dos empregados.
O sistema contábil pode bloquear a geração por falta de salário, horário, sindicato, tributação ou existência de folha já processada no período.
Revise cadastro do empregado, valide salário, horário, sindicato e configurações da empresa antes de executar a geração.
