É comum que em escritórios contábeis haja uma certa dificuldade no monitoramento de atividades executadas, pois, por vezes, muitas coisas acontecem ao mesmo tempo. Afinal, o fechamento de dos departamentos estão conectados uns aos outros e podem ser totalmente afetados por um erro ali ou outro aqui.
Sendo assim, uma das formas de amenizar esses erros e aumentar a produtividade é ter estratégias focadas no aumento de produtividade. Algumas estratégias são bem simples, mas que acabam sendo deixadas de lado no momento do “corre corre”.
Você vai aprender:
Conheça o sistema contábil gratuito do mercado, o Sistema Makro
O Sistema Makro é um sistema contábil totalmente online, completo e com plano gratuito. Isto é, ele é desenvolvido pela Makrosystem pensando em trazer as melhores soluções para contadores iniciantes e também para os experiente. Assim, com as diversas ferramentas, o monitoramento de atividades é uma das peças chaves do sistema contábil. Com o Sistema Makro você pode realizar e controlar as seguintes áreas:
- Gestão contábil: permite que os contadores registrem e controlem todas as transações financeiras de seus clientes, desde o lançamento de notas fiscais até a elaboração de demonstrações contábeis.
- Gestão fiscal: oferece suporte para a legislação fiscal brasileira, incluindo o eSocial, o Sintegra, a NF-e, a NFC-e, o GINFES, a EFD, o inventário, o transporte, o TDM, a ECD e a ECF.
- Gestão pessoal: permite que os contadores registrem e controlem as informações trabalhistas de seus clientes, incluindo a folha de pagamento, o controle de ponto e o eSocial.
- Gestão financeira (Globais): O Sistema Makro permite que os contadores registrem e controlem as receitas internas do escritório, incluindo o fluxo de caixa, o orçamento e o planejamento financeiro. Possibilitando que você gerencie o seu escritório pelo software.
Sendo assim, essa é uma excelente opção para contadores que estão procurando um sistema contábil completo, gratuito e acessível. Ele é uma ferramenta eficaz para o gerenciamento de escritórios contábeis e para a prestação de serviços de qualidade aos clientes.
Benefícios do Sistema Makro para escritórios contábeis
- Reduz os custos de implantação: possui um plano gratuito, o que significa que os escritórios contábeis não precisam investir alto inicialmente. Além disso, o sistema é 100% online, ou seja, não precisa de instalação ou banco de dados físico.
- Oferece uma solução completa: ele oferece todas as funcionalidades necessárias para o gerenciamento de um escritório contábil, desde a gestão contábil até a gestão fiscal.
- É fácil de usar: o Sistema Makro é intuitivo e de fácil aprendizado, o que permite que os contadores iniciantes comecem a utilizar o sistema rapidamente.
Por isso, se você está procurando um sistema contábil gratuito e completo para iniciar suas atividades, o Sistema Makro é uma excelente opção.
Qual a importância do monitoramento de atividades para escritórios contábeis?
O monitoramento de atividades é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de escritórios contábeis. Isto é, ele permite que os gestores identifiquem as áreas que precisam de melhorias, identifiquem oportunidades de otimização e garantam o cumprimento dos prazos e das metas estabelecidas.
A importância do monitoramento de atividades para escritórios contábeis pode ser resumida nos seguintes pontos:
- Melhoria da eficiência: permite que os gestores identifiquem as atividades que estão consumindo mais tempo e recursos. Portanto, leva a otimização dos processos e a um aumento da eficiência do escritório.
- Aumento da produtividade: ajuda a identificar gargalos nos processos e a garantir que as atividades sejam realizadas de forma eficiente.
- Redução de custos: possibilita que os gestores identifiquem áreas em que os custos podem ser reduzidos. Ou seja, auxilia em uma economia de recursos para o escritório.
- Melhora da qualidade: ajuda a identificar erros e falhas nos processos.
Deste modo, o monitoramento de atividades é uma ferramenta essencial para o sucesso dos escritórios contábeis. Portanto, ao investir em um sistema contábil com ferramentas de monitoramento eficazes, os gestores podem garantir que seus escritórios sejam eficientes, produtivos e lucrativos.
Como o Sistema Makro pode ajudar seu escritório no monitoramento de atividades?
Como você pode acompanhar na imagem abaixo, o Sistema Makro possui todas as ferramentas que você precisa para manter o monitoramento de atividades sempre eficiente. Além do ícones que mostram a situação do fechamento de cada departamento, você ainda tem agenda, calendário e espaço para monitorar tarefas e um diário para repassar informações.
Assim, muito mais do que só otimizar o desempenho da sua empresa. O Sistema Makro oferece diversas ferramentas para que você e o seu time de contadores estejam sempre em dias com as diversas obrigações a serem enviadas ao Fisco.
Tenha um plano de execução
A cada projeto novo que iniciar, você deve ter um plano de execução junto a sua equipe. Ter um plano de execução evita que haja desvios de tarefas e que tudo corra mais organizado. Além disso, o monitoramento de atividades fica muito mais fácil, pois, através do plano você consegue perceber aquilo que não está indo conforme o esperado.
É sabido que na contabilidade não podemos contar sempre com a previsibilidade, devido a isso, é sempre importante ter um plano de execução que conte com respiros para situações como o adiantamento de obrigações ou mudanças acima da legislação.
Evite misturar tarefas
Quanto mais focado em uma tarefa, mais ágil será a entrega. Algumas pessoas possuem muita facilidade em serem multitarefas, o que por vezes é bem útil, mas quando se faz muito de uma vez só a possibilidade de erro aumenta drasticamente. Deste modo, evite que seus colaboradores façam muitas tarefas simultâneas, possibilitando que as entregas sejam mais rápidas e efetivas.
Organize tudo em um só local
Muitas ferramentas causam confusão e não auxiliam em nada. Portanto, organize a execução em um só espaço, por exemplo, através do Sistema Makro é possível atender os departamentos pessoal, fiscal e contábil em um só lugar, tornando organizado e localizado todo o processo de realização das entregas de obrigações.
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Crie um sistema de alerta
Uma opção para auxiliar na melhora das entregas e no monitoramento de atividades é criar regras de alerta. Como sinais que ajudam a saber se aquilo já foi feito, falta algo ou ainda está para ser feito. O Sistema Makro possui sua própria ferramenta de monitoramento (veja na imagem abaixo), através dele você consegue verificar o andamento de cada um dos setores e de como eles estão sendo trabalhados.
A partir desta sinalização é possível observar o andamento de cada setor e tomar decisões baseadas no progresso, afinal, como citamos anteriormente, os departamentos possuem interdependência. Ou seja, você poderá ver onde deve progredir mais rápido para aumentar a produtividade.
Através do Sistema Makro seu escritório tem painéis de monitoramento de diversos pontos que vão desde a parte de produtividade da sua equipe, até a parte financeira. O Makro é um software completo, focado em tonar possível que contadores possam ter visão holística e controle dos seus escritórios de contabilidade.
