Anualmente, milhões de pessoas pelo Brasil precisam declarar seus rendimentos do ano anterior, e quando o assunto é declarar Imposto de Renda MEI, muitas dúvidas aparecem. Na declaração, precisam constar todos os rendimentos, como investimentos, salários, dividendos e outros ganhos ao longo ao ano. Além disso, é através dessa declaração que a Receita Federal acompanha toda a evolução patrimonial, ou seja, os bens adquiridos pela empresa ou pela pessoa no último ano.
Quando alguém se torna MEI (Microempreendedor Individual), precisa se desdobrar com as tarefas da pessoa jurídica. Por isso, é fundamental ficar atento aos ganhos para diferenciar o lucro do empreendedor e o rendimento pessoal. Diante disso, muitos ficam perdidos na hora de fazer a declaração do Imposto de Renda. Pensando nisso, neste artigo mostramos como prestar contas corretamente, com informações atualizadas para 2026.
Você vai ler:
- Entenda a diferença entre DASN-SIMEI e IRPF
- Como calcular se você precisa declarar o IRPF?
- Passo a passo para declarar a DASN-SIMEI
- Passo a passo para declarar o IRPF como MEI
- Documentos necessários para declarar Imposto de Renda MEI
- Quais as consequências de não declarar o imposto de renda MEI?
- Qual a importância de ter um contador para o MEI?
- Como facilitar a rotina contábil no atendimento a clientes MEI?
- Perguntas Frequentes
MEI precisa declarar Imposto de Renda?
Ao se tornar um MEI, o contribuinte passa a lidar com obrigações fiscais em duas frentes distintas: como pessoa jurídica (seu CNPJ) e como pessoa física (seu CPF). Sendo assim, essa dualidade pode acabar confundindo muita gente. Portanto, é fundamental que essa distinção esteja clara, tanto para o microempreendedor quanto para o contador.
A questão central é essa: todo MEI tem obrigação de declarar como pessoa jurídica, mas nem todo MEI precisa declarar como pessoa física. São duas declarações diferentes, com prazos, regras e finalidades próprias. Entender essa diferença evita erros básicos que podem custar caro para seus clientes.
Declaração como Pessoa Jurídica (DASN-SIMEI)
A Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual, a DASN-SIMEI, é obrigatória para todos os MEIs, sem exceção. A obrigatoriedade acontece mesmo que o MEI não tenha emitido nenhuma nota ao longo do ano, com faturamento zero.
Essa declaração informa à Receita Federal qual foi o faturamento bruto anual do CNPJ. O prazo para entrega é até 31 de maio do ano vigente, referente ao ano-calendário anterior. Sendo assim, a não entrega da declaração, no prazo, gera multa mínima com valor de R$ 50,00, que pode ser reduzida para R$ 25,00, caso seja paga até 30 dias depois do vencimento. Além disso, há incidência de 2% ao mês sobre o valor da contribuição devida, limitada a 20%.
Deixar de fazer a DASN-SIMEI também pode levar ao cancelamento do CNPJ após períodos de inatividade e comprometer benefícios previdenciários vinculados ao MEI. É uma obrigação simples de cumprir, mas que exige atenção ao prazo.
Entenda a diferença entre DASN-SIMEI e IRPF
Muitos MEIs acham que fazer a DASN-SIMEI dispensa a declaração do Imposto de Renda da pessoa física. Esse é um dos equívocos mais comuns na orientação contábil e pode gerar problemas sérios com a Receita Federal. As duas declarações existem porque atendem finalidades completamente diferentes.
A DASN-SIMEI trata exclusivamente do seu CNPJ. Nela, você informa quanto sua empresa faturou ao longo do ano, o faturamento bruto sem abatimentos. É uma declaração obrigatória para todos os MEIs, independentemente de terem tido movimento ou não. O objetivo aqui é simples: a Receita quer saber quanto dinheiro entrou na pessoa jurídica.
Já o IRPF é a declaração da sua pessoa física, do seu CPF. Aqui entram todos os seus rendimentos pessoais: o lucro que você tirou do MEI (não o faturamento bruto, mas a parte que veio para o seu bolso), salário se você trabalha com carteira assinada, aluguéis que recebe, rendimentos de investimentos, enfim, tudo que compõe sua renda como pessoa. Por isso, ela só é obrigatória se você se encaixar nos critérios de obrigatoriedade que a Receita estabelece todo ano.
Essas declarações se complementam porque a Receita Federal cruza os dados entre elas. Quando você informa na DASN-SIMEI que sua empresa faturou R$ 60 mil, por exemplo, a Receita espera encontrar no seu IRPF a parcela desse valor que foi considerada seu lucro pessoal. Se os números não fecharem ou se você declarar no IRPF um padrão de vida incompatível com o que informou na DASN, você pode cair na malha fina.
É por isso que orientar corretamente o cliente MEI significa explicar que são duas obrigações distintas, cada uma com sua função. Uma não substitui a outra. E ambas precisam estar alinhadas para evitar inconsistências que chamem a atenção do Fisco.
Leia mais:
Como calcular se você precisa declarar o IRPF?
O cálculo para saber se o MEI precisa declarar o IRPF passa por entender quanto do faturamento da empresa é considerado lucro isento e quanto é tributável. A legislação permite que o MEI aplique percentuais de presunção de lucro sobre a receita bruta, variando conforme a atividade exercida.
Os percentuais são:
- 8% para comércio, indústria e transporte de cargas
- 16% para transporte de passageiros
- 32% para prestação de serviços
Esses percentuais representam a parte do faturamento que é considerada isenta de Imposto de Renda. O restante entra como rendimento tributável.
Veja um exemplo prático: Um MEI que trabalha com comércio faturou R$ 70.000,00. Aplicando os 8% de presunção, R$ 5.600,00 são isentos. Os R$ 64.400,00 restantes são tributáveis, obrigando a declaração.
Agora, se o MEI também trabalha com carteira assinada, os rendimentos se somam. Pegue o salário anual recebido como CLT e some à parcela tributável do MEI. Caso o total ultrapasse R$ 33.888,00, a declaração é obrigatória. Esse é um cenário comum que pega muita gente desprevenida.
Importante: se o MEI mantém escrituração contábil completa através de um contador, pode distribuir 100% do lucro evidenciado como isento, desde que comprovado. Mas isso exige acompanhamento profissional e organização das despesas.
Passo a passo para declarar a DASN-SIMEI
A declaração da DASN-SIMEI é feita direto no Portal do Simples Nacional. O processo é rápido, mas exige atenção em alguns pontos para evitar erros.
- Acesse o sistema
Entre no site do Simples Nacional (www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional) e procure pela opção “DASN-SIMEI – Declaração Anual para o MEI”. Você vai precisar do CNPJ e do código de acesso gerado no próprio portal, ou pode usar certificado digital se tiver.
- Informe o faturamento bruto
O sistema vai pedir o valor total que sua empresa faturou no ano. Esse número precisa estar separado por tipo de receita: quanto veio de comércio, quanto de serviços e quanto de indústria. Tenha em mãos os relatórios mensais de receita bruta que você deve ter preenchido ao longo do ano.
- Declare se teve funcionário
O sistema pergunta se você contratou funcionário durante o ano. Se teve, informe os dados. Se não teve, marque a opção negativa e siga em frente.
- Revise e transmita
Confira todos os dados antes de enviar. Depois de transmitir, o sistema gera um recibo. Guarde esse recibo, seja em PDF ou impresso. Ele comprova que você cumpriu a obrigação e pode ser solicitado em financiamentos, licitações ou qualquer situação que exija comprovação de regularidade.
- Fique atento ao prazo
A DASN-SIMEI de 2025 deve ser entregue até 31 de maio de 2026. Depois dessa data, a multa já começa a correr. Se perceber algum erro depois de enviar, você pode retificar a declaração pelo mesmo sistema.
Por fim, lembre-se: mantenha sempre uma cópia do recibo guardada junto com os demais documentos fiscais da empresa. Esse comprovante pode ser necessário em diversas situações ao longo do ano.
Passo a passo para declarar o IRPF como MEI
Declarar o Imposto de Renda quando você é MEI exige preencher algumas fichas específicas no programa da Receita Federal. Sendo assim, veja como fazer corretamente.
Declaração IRPF do MEI
- 1. Baixe o programa Acesse o site da Receita Federal e faça o download do programa IRPF 2026 (ano-base 2025). Ele fica disponível a partir de março. Instale no seu computador e tenha em mãos o recibo da DASN-SIMEI e os comprovantes de outras rendas, se houver.
- 2. Informe o CNPJ em Bens e Direitos Entre na ficha “Bens e Direitos”, clique em “Novo” e selecione o Grupo 03 (Participações Societárias), código 02 (Quotas ou quinhões de capital). No campo de discriminação, informe o CNPJ da sua empresa MEI e o valor do capital social declarado (geralmente R$ 1.000,00). Esse valor deve aparecer tanto na coluna de 31/12/2024 quanto na de 31/12/2025.
- 3. Declare a conta bancária PJ (se tiver) Ainda em “Bens e Direitos”, informe a conta bancária empresarial caso tenha uma separada para o MEI. Use o Grupo 06 (Depósito à vista e numerário), código 01 (Depósito em conta corrente no país). Informe o saldo em 31 de dezembro de cada ano.
- 4. Informe a parcela isenta Na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, procure o código 13 (Lucros e dividendos recebidos). Aqui você vai lançar o valor da parcela isenta que calculou aplicando o percentual de presunção sobre o faturamento (8%, 16% ou 32%, conforme sua atividade). No campo “CNPJ da Fonte Pagadora”, coloque o CNPJ do seu MEI.
- 5. Declare a parcela tributável Se houver rendimento tributável do MEI, ele vai na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”. Lance o valor que excede a presunção de lucro, informando o CNPJ do MEI como fonte pagadora.
- 6. Valide e envie Antes de transmitir, use a ferramenta “Verificar Pendências” para checar se há erros ou inconsistências. Corrija o que for necessário e envie a declaração. Guarde o recibo de entrega.
Atenção ao prazo!
A declaração do IRPF 2026 deve ser entregue entre 17 de março e 30 de maio de 2026. Fora desse período, você já está sujeito a multa. Portanto, contador, não deixe de informar aos seus clientes a importância da entrega dentro desse prazo.
Documentos necessários para declarar Imposto de Renda MEI
Ter a documentação organizada facilita tanto a declaração da DASN-SIMEI quanto do IRPF. Separar os papéis ao longo do ano evita correria de última hora e reduz erros.
Organize ao longo do ano
O erro mais comum é deixar para juntar tudo na época da declaração. Portanto, é fundamental manter uma pasta física ou digital com todos esses documentos separados por mês. Quando chegar março, o cliente só precisa consolidar os números e preencher as declarações sem estresse. Se você atende clientes MEI, oriente essa rotina desde o começo. Faz diferença.
Quais as consequências de não declarar o imposto de renda MEI?
Deixar de entregar as declarações no prazo gera problemas imediatos e pode comprometer seriamente a situação fiscal tanto da empresa quanto da pessoa física. As penalidades variam conforme o tipo de declaração.
Se não declarar a DASN-SIMEI:
A multa mínima é de R$ 50,00, que cai para R$ 25,00 se você pagar nos primeiros 30 dias após o prazo. Além disso, incide 2% ao mês sobre o valor da contribuição mensal devida, limitado a 20%. Parece pouco, mas as consequências vão além do valor da multa.
O CNPJ pode ser cancelado após períodos prolongados de inatividade sem declaração. Você também perde a comprovação de contribuição previdenciária vinculada ao MEI, o que afeta diretamente benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. Portanto, para quem depende dessa cobertura, é um risco alto.
Se não declarar o IRPF:
A multa mínima sobe para R$ 165,74, e você paga 1% ao mês sobre o imposto devido, também limitado a 20%. Mas o problema maior está nas restrições práticas que vêm junto.
Seu CPF fica com situação irregular, na condição “pendente de regularização”. Com o CPF irregular, você não consegue abrir conta bancária, pedir empréstimos, fazer financiamentos, emitir certidões negativas, tirar ou renovar passaporte, participar de licitações ou prestar concursos públicos. Praticamente qualquer movimentação financeira ou burocrática fica travada até regularizar. Já em casos mais graves, quando há indícios de sonegação fiscal, as penalidades incluem multa de 75% a 225% sobre o imposto devido e até reclusão de 2 a 5 anos. Não é só uma questão administrativa, pode virar criminal.
Portanto, o recado é claro: cumprir os prazos não é só obrigação legal, é proteção. Tanto para quem é MEI quanto para o contador que orienta esses clientes.
Qual a importância de ter um contador para o MEI?
O MEI não é obrigado por lei a contratar um contador, mas isso não significa que não precise de apoio profissional. A decisão de ter ou não esse suporte pode fazer diferença na hora de evitar erros, planejar melhor e aproveitar benefícios fiscais que muita gente desconhece. No entanto, na hora de declarar o imposto de renda MEI, contar com essa ajuda pode ser um diferencial.
A contabilidade para MEI com um especialista, ajuda a organizar toda a parte fiscal, assim como a manter os relatórios mensais em dia, orienta sobre o preenchimento correto das declarações e evita que o MEI caia na malha fina por informações inconsistentes. Quando você tem clientes MEI, sabe que muitos deles não entendem a diferença entre faturamento bruto e lucro, nem sabem calcular a parcela isenta corretamente. Esse tipo de erro é comum e pode custar caro.
Além disso, o contador orienta sobre desenquadramento, migração para outros regimes tributários quando o faturamento ultrapassa o limite, e dá suporte em caso de fiscalização ou autuação. São situações que, sem apoio técnico, podem virar dor de cabeça grande.
Portanto, para quem não pode ou não quer contratar um contador, existe a opção dos Núcleos de Apoio Contábil e Fiscal (NAF), que funcionam em universidades e oferecem orientação gratuita. É uma alternativa válida, embora mais limitada que o acompanhamento regular de um profissional. No fim, ter contador não é obrigação, mas é investimento. Especialmente quando o objetivo é crescer, manter tudo regular e tomar decisões com segurança.
Como facilitar a rotina contábil no atendimento a clientes MEI?
Se você atende clientes MEI no dia a dia, o sistema da Makro pode ser um aliado real na sua rotina. A plataforma é 100% em nuvem, o que permite acessar informações de qualquer lugar, centralizar dados dos clientes e ganhar agilidade no controle das obrigações, sem depender de planilhas soltas ou processos manuais que tomam tempo e geram retrabalho.
Além disso, o sistema conta com a assistente contábil Gestora Inteligente, que ajuda a organizar demandas, reduzir erros operacionais e dar mais segurança nas entregas, especialmente em períodos críticos como declarações e fechamentos. Enfim, é uma forma prática de ganhar produtividade, escalar o atendimento a MEIs e manter tudo em conformidade, com mais previsibilidade no dia a dia do escritório.
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Perguntas Frequentes
Nem todo MEI precisa declarar como pessoa física. A obrigatoriedade depende dos rendimentos tributáveis recebidos no ano. Já a declaração do MEI como empresa (DASN-SIMEI) é obrigatória para todos, mesmo sem faturamento.
A DASN-SIMEI informa o faturamento do CNPJ. Já o Imposto de Renda da pessoa física reúne os rendimentos do CPF, incluindo o lucro retirado do MEI, salários, aluguéis e investimentos. Uma declaração não substitui a outra.
O faturamento, por si só, não define a obrigação. O que conta é a parcela tributável do lucro somada a outros rendimentos. Se esse total ultrapassar R$ 33.888,00 no ano-base anterior, a declaração é obrigatória.
Aplica-se o percentual de presunção sobre o faturamento bruto: 8% para comércio e indústria, 16% para transporte de passageiros e 32% para serviços. Essa parte é isenta. O valor que exceder entra como rendimento tributável.
