Nos dias atuais, a tecnologia desempenha um papel fundamental em todas as esferas da nossa vida, e o ambiente de trabalho não é exceção. Com o avanço das inovações, tarefas antes complexas e repetitivas têm se tornado mais simples e eficientes, impulsionando o sucesso de diversos negócios.
Um dos setores que têm se beneficiado amplamente com o uso da tecnologia é o setor imobiliário, especialmente quando se trata da administração de condomínios. Com a utilização de um software de gestão e contábil, torna-se possível automatizar processos e otimizar a rotina de gestão, garantindo um crescimento assertivo do negócio.
Diante desse cenário, é natural que surjam dúvidas sobre como escolher o melhor software contábil e de gestão para condomínios e como efetivamente administrar um condomínio.
Neste artigo, abordaremos essas questões e destacaremos a importância de um sistema de gestão e contábil. Nosso objetivo é que você tenha uma visão clara de como escolher o melhor programa para atender às necessidades específicas do seu negócio.
Vamos lá!
Você vai ler:
O que é uma gestão de condomínio?
O ato de gerenciar ou gerir condomínios refere-se à administração e gerenciamento de propriedades compartilhadas por múltiplos proprietários, ou seja, tarata-se de um local onde cada um possui uma fração ou unidade independente dentro do mesmo empreendimento. Contudo, essa gestão abrange diversos aspectos que visam uma harmonia entre as partes. Estas, vão desde a manutenção das áreas comuns até a tomada de decisões coletivas, passando pela gestão financeira e até a resolução de conflitos entre os condôminos.
A origem deste termo: “gestão de condomínios” não surgiu de agora, é claro. Isso vem de anos atrás. Não podemos afirmar nada, mas acredito que esse controle era realizado de um forma menos estruturada como a conhecemos hoje. Enfim, a ideia de compartilhar a propriedade de um edifício ou território existe há milhares de anos em várias culturas e civilizações. No entanto, os modelos modernos de gestão de condomínios surgiram principalmente a partir do século XIX, acompanhando o crescimento das cidades e a necessidade de acomodar um número crescente de pessoas em espaços limitados.
A necessidade de uma gestão
A urbanização crescente e o desenvolvimento das cidades impulsionaram a construção de edifícios com múltiplas unidades residenciais. Nesse contexto, foram criados os primeiros condomínios como forma de oferecer moradia compartilhada. Na década de 60 este nome “condomínios” ganhou mais popularidade nos Estados Unidos, especialmente em áreas urbanas como Nova York e Miami. Com o aumento da demanda por esse tipo de moradia, surgiram as primeiras empresas especializadas em gestão de condomínios para auxiliar na administração desses empreendimentos.
A gestão de condomínios se expandiu nos anos 70, para outros países e continentes, tornando-se uma prática comum em áreas urbanas ao redor do mundo. Os condomínios passaram a abranger uma variedade de tipos de propriedades, como prédios residenciais, complexos comerciais e empreendimentos mistos.
Feito esse panorama histórico, vamos direto para o futuro? Com o avanço da tecnologia da informação, a gestão de condomínios foi beneficiada por sistemas de automação que ajudaram a simplificar tarefas administrativas e financeiras. Surgiram softwares específicos para a gestão de condomínios, proporcionando maior eficiência na administração dos empreendimentos. No século XXI a gestão de condomínios tornou-se uma indústria consolidada, com empresas especializadas, síndicos profissionais e avançados sistemas de gestão contábil e administrativa. Os condomínios passaram a ser considerados como comunidades autônomas, com suas próprias normas e regulações internas.
Nos dias atuais a gestão de condomínios continua evoluindo, com foco crescente em sustentabilidade, segurança, transparência nas finanças e maior participação dos condôminos nas decisões coletivas. A tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização da gestão, permitindo um gerenciamento mais eficiente e moderno dos condomínios.
Quais são os três tipos de gestão de condomínio?
Antes os tipos de gestão eram definidos como apenas três tipos principais. Cada um com suas características e abordagens específicas, eram eles:
Gestão Participativa:
Nesse modelo, os condôminos são incentivados a participar ativamente das decisões do condomínio. Pensou o mesmo que eu? Bom, se as ideias não baterem, pode ser que decisões importantes demorem um pouco mais de tempo para serem tomadas.
Nesse tipo de gestão as assembleias gerais são frequentes, onde os moradores têm a oportunidade de apresentar suas opiniões, discutir questões relevantes e votar em decisões importantes para a comunidade. Essa abordagem busca o engajamento coletivo e uma gestão mais democrática. Pode ser que aconteçam discussões intermináveis e decisões que nunca são tomadas. Mas a democracia prevalece.
Gestão Profissional:
Nessa modalidade, o condomínio conta com um síndico profissional ou uma empresa especializada em administração de condomínios. O foco é a eficiência e a organização, com a adoção de processos bem definidos, gestão financeira estruturada e acompanhamento rigoroso das atividades do empreendimento. É aqui, que entra aquele síndico, aquele mesmo. Do jeitinho que sindico deve ser: mão de ferro. É uma abordagem que ao meu ver funciona bem e é super ideal para condomínios de grande porte ou que necessitam de uma gestão mais especializada.
Gestão Conservadora:
Nesse estilo de gestão, a prioridade é a manutenção da estabilidade e da segurança do condomínio. As decisões são tomadas de forma cautelosa, evitando grandes mudanças e riscos. O síndico e a administração buscam manter as tradições e seguir um planejamento mais conservador em relação aos investimentos e melhorias.
Lembrando que a gestão de condomínios é um assunto sério e requer atenção, organização e cooperação dos moradores para que tudo funcione de maneira adequada. É importante ressaltar que cada condomínio tem suas particularidades e necessidades específicas. Diante disso não poderíamos de fazer uma análise atual de gestão.
Quais os tipos de gestão de condomínios atuais?
- Autogestão: Indicada para condomínios de menor porte, nesse modelo a administração é realizada pelos próprios moradores. Um síndico é eleito por meio de assembleia e é responsável por executar as tarefas administrativas, como prestação de contas, contratação de funcionários e orçamentos. O síndico pode contar com a ajuda de conselheiros eleitos pelos condôminos.
- Autogestão Assistida: Semelhante à autogestão, porém com o reforço de uma assessoria externa. As tarefas são divididas, com o síndico e conselheiros focando nos trabalhos internos, enquanto as tarefas mais externas, como contratos e cotações, são realizadas por uma empresa terceirizada. A responsabilidade legal do condomínio continua com o síndico.
- Gestão com Administradora: Condomínios maiores costumam optar por esse modelo, onde uma empresa especializada é contratada para cuidar de todas as atividades administrativas condominiais. O síndico representa os moradores e passa a ter um papel fiscalizador da empresa contratada, que assume tarefas como convocar assembleias, elaborar a previsão orçamentária, pagar despesas condominiais e cuidar das questões contábeis, tributárias e funcionários.
- Gestão com Administradora Digital: Essa modalidade oferece uma nova forma de administrar o condomínio, com ênfase na tecnologia e praticidade a preços mais acessíveis. Empresas que utilizam sistemas como as soluções condominiais da Group Software, utilizam a tecnologia para otimizar processos, reduzir custos e simplificar os serviços. A integração de diversas tecnologias possibilita uma administração mais eficiente e vantajosa.
- Gestão com Síndico Profissional: Nesse caso, o síndico é um profissional contratado de fora, especialista no assunto e com experiência em todas as atividades necessárias para o funcionamento do condomínio. Os moradores devem acompanhar de perto a gestão para avaliar o trabalho e verificar possíveis irregularidades.
Como administrar um condomínio?
Administrar um condomínio requer organização, planejamento e habilidades de gestão eficientes. Abaixo estão algumas orientações detalhadas para a administração de um condomínio de pequeno porte:
- Síndico e equipe: A primeira etapa é eleger um síndico responsável e engajado, que esteja disposto a dedicar tempo e esforço para a administração do condomínio. Dependendo do tamanho e das necessidades do condomínio, é possível contar com uma pequena equipe, como um zelador ou porteiro, para auxiliar nas tarefas diárias.
- Gestão financeira: A gestão financeira é fundamental para a saúde financeira do condomínio. O síndico deve elaborar e acompanhar um plano orçamentário, controlar as receitas e despesas, fazer uma reserva para manutenções emergenciais e garantir o pagamento em dia das contas do condomínio.
- Manutenção e conservação: Manter a infraestrutura do condomínio em boas condições é essencial. Realizar uma manutenção preventiva regular em áreas comuns, elevadores, sistemas hidráulicos e elétricos ajuda a evitar problemas maiores e reduzir custos a longo prazo.
- Comunicação e transparência: Manter uma comunicação aberta e transparente com os moradores é importante para uma gestão eficiente. Realizar assembleias periódicas para discutir questões importantes, compartilhar informações sobre as finanças do condomínio e envolver os moradores nas decisões contribui para um ambiente harmonioso.
- Conformidade legal: É fundamental estar em conformidade com as leis e regulamentos vigentes. O síndico deve estar atualizado sobre a legislação condominial, contratos com prestadores de serviços e obrigações fiscais para garantir a legalidade das operações do condomínio.
- Segurança: Investir em segurança é crucial para a tranquilidade dos moradores. Instalar sistemas de monitoramento, controle de acesso e iluminação adequada ajuda a prevenir incidentes indesejados e aumenta a sensação de segurança.
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Qual o melhor software para administração de condomínios?
Antes de contratar um software para condomínios, é essencial avaliar diversos pontos importantes para garantir que a escolha seja a mais adequada às necessidades e realidade do condomínio. Aqui estão alguns aspectos fundamentais a serem observados:
- Verificar se o software possui as funcionalidades necessárias para o gerenciamento do condomínio.
- Avaliar se o sistema é de fácil utilização e possui uma interface amigável.
- Certificar-se de que há um suporte eficiente e disponível para atendimento ao cliente.
- Garantir a segurança e privacidade dos dados dos moradores e do condomínio.
- Verificar a possibilidade de integração com outros sistemas já utilizados pelo condomínio.
- Investigar a experiência e reputação da empresa fornecedora do software.
- Analisar os custos e modelo de pagamento da solução.
- Buscar feedback de outros usuários do software.
Contudo, uma das referências do mercado é a Group Software. Ela possui soluções completas que permitem a gestão digital e em nuvem. O software integra facilmente a outros sistemas e serviços, proporcionando controle abrangente de todas as atividades condominiais.
Uma das soluções condominiais da Group Software é o plano de contas personalizável. Com ele é possível lançar despesas e receitas mensais, garantindo uma visão realista do financeiro do condomínio, sem a necessidade de planilhas manuais.
O software também apresenta uma previsão orçamentária que auxilia no acompanhamento dos gastos planejados e realizados.
A comunicação com os condôminos é facilitada especialmente em condomínios de grande porte. O sistema oferece recursos para gerenciar cobranças e inadimplências de forma segura, bem como super app de comunicação com os condôminos, que permite o envio automático de comunicados por e-mail, notificações push e ligações inteligentes, garantindo que todos os moradores sejam informados de maneira eficiente.
Como escolher um software contábil para condomínios?
O sistema contábil é uma peça fundamental para administradores de condomínios que buscam uma ferramenta voltada para atender às necessidades contábeis, fiscais e de gestão de pessoal específicas desse setor. Ao escolher um software, é essencial avaliar sua capacidade de automatizar processos manuais, economizar recursos e tempo, possibilitando tomadas de decisões estratégicas.
As vantagens de possuir um software contábil especializado para condomínios são notáveis. A automação de processos manuais elimina tarefas repetitivas e cansativas. Além disso, o sistema oferece otimização dos processos contábeis, centralizando os dados em uma plataforma amigável e de fácil controle, fornecendo suporte valioso para a tomada de decisões e organização eficiente das demandas.
O sistema contábil Makro destaca-se como uma excelente opção para administradoras de condomínios. Sua interface amigável e recursos completos de automação simplificam o trabalho contábil e financeiro, permitindo a centralização das informações essenciais para uma gestão contábil precisa e eficiente.
A Makro oferece um suporte técnico diferenciado e atendimento personalizado, garantindo que as necessidades específicas das administradoras de condomínios sejam prontamente atendidas de forma profissional.
Para ter acesso a versão completa e gratuita do sistema Makro, clique aqui.
Conheça o sistema Makro! Confira os detalhes no vídeo abaixo:
O que falamos neste artigo?
Processo de administrar e coordenar todas as atividades relacionadas ao funcionamento, manutenção, finanças e convivência em um condomínio, com o objetivo de garantir a harmonia, segurança e bem-estar dos moradores.
É essencial manter uma comunicação clara com os moradores, fazer um planejamento financeiro adequado, realizar manutenções preventivas, promover reuniões periódicas para discutir questões importantes e contratar serviços de terceiros quando necessário.
Para escolher um software contábil para condomínios, é importante considerar se ele atende às necessidades específicas do negócio, se automatiza processos manuais, economiza recursos e tempo, proporcionando apoio à tomada de decisões estratégicas. Além disso, é essencial verificar a reputação da empresa fornecedora e testar a solução antes de tomar a decisão final.
