Quem atua no mercado contábil, certamente já ouviu falar sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou, mais precisamente, o eSocial. Esse programa do Governo Federal está em vigor desde janeiro de 2008, quando foi liberado para empregadores domésticos. Apesar de não ser uma novidade, o eSocial ainda gera dúvidas para empresas e microempreendedores. Se você está perdido em meio a tantas informações sobre o eSocial, não se preocupe. Este é o artigo ideal para você!
Neste conteúdo, abordaremos como o programa pode contribuir para a melhoria da rotina contábil. Além disso, você descobrirá como o sistema Makro trará agilidade e automação às demandas do seu escritório de contabilidade.
Você vai ler:
- O que é esocial e para que serve?
- Quando começou o eSocial?
- Cronograma eSocial: prazos da sua implantação
- Eventos eSocial: o que são?
- Tabela de eventos eSocial 2024
- Como enviar eventos eSocial?
- Como enviar os eventos SST no eSocial?
- Quais são as obrigações que o eSocial substitui?
- Multas eSocial: saiba quais são e onde acessar
- Como acessar o eSocial?
- Curso eSocial: saiba onde fazer
- Perguntas frequentes
O que é esocial e para que serve?
Em suma, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é onde que os empregadores devem enviar suas informações e dados de seus colaboradores. Ou seja, a plataforma será responsável por centralizar todos os dados em um único lugar.
Antes, as empresas realizavam um procedimento diferente, preenchendo e entregando formulários para vários órgãos, um processo considerado burocrático e demorado. Dessa forma, com a chegada do sistema o objetivo é simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.
Portanto, ao realizar alterações como admissão, demissão ou processamento da folha de pagamento dos colaboradores, as empresas devem enviar eventos ao eSocial informando esses dados.
Quando começou o eSocial?
O eSocial é resultado de uma ação conjunta entre a Caixa Econômica Federal, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Secretaria da Receita Federal do Brasil e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), conforme estabelecido no artigo 8º do Decreto nº 8.373/2014.
Art. 8º A Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS, o Instituto Nacional do Seguro Social, a Secretaria da Receita Federal do Brasil, o Ministério da Previdência Social e o Ministério do Trabalho e Emprego regulamentarão, no âmbito de suas competências, sobre o disposto neste Decreto.
Anteriormente, o sistema era destinado para o registro de empregados domésticos. Logo após o decreto, tornou-se obrigatório para micro, pequenas, médias e grandes empresas. Órgãos públicos e internacionais também devem aderir ao programa.
Vale ressaltar que todo mês, os mentores do departamento pessoal do Sistema Makro realizam uma live gratuita para que você possa tirar todas as suas dúvidas em relação a diversos temas do setor. Para assistir, basta acessar o canal da Makro no YouTube, seja em casa ou no escritório. É importante destacar que o vídeo ficará salvo no canal, permitindo que você o assista posteriormente, no momento que preferir.
Cronograma eSocial: prazos da sua implantação
Na fase de sua implantação, a fim de facilitar a identificação dos empreendimentos, o governo federal criou um cronograma no eSocial no qual dividiu as empresas em quatro grupos com prazos distintos para a transmissão de dados. Os grupos são:
Abaixo está o cronograma eSocial de implantação, cuja quarta fase terminou em janeiro de 2023.
Eventos eSocial: o que são?
Primeiramente, para encaminhar os dados, as empresas devem utilizar os eventos. São 46 modelos com layouts específicos, informações detalhadas, regras de validação e prazos de envio. Além disso, os eventos do eSocial se dividem em 6 categorias.
No entanto, iremos explicar os 3 mais usados no dia a dia da contabilidade: eventos iniciais (ou eventos de tabela), eventos periódicos e eventos não periódicos. Vamos compreender a diferença entre eles:
Eventos Iniciais
O primeiro evento do eSocial que deve ser enviado é o evento inicial, responsável por fornecer dados iniciais dos trabalhadores. Essas informações são essenciais, pois contribuem para a apuração correta dos depósitos do FGTS e das contribuições previdenciárias.
Eventos Periódicos
São eventos que possuem uma periodicidade definida, como, por exemplo, folhas de pagamento, contribuições previdenciárias, imposto retido na fonte, entre outras obrigações.
Eventos Não Periódicos
Por outro lado, os eventos não periódicos não seguem uma periodicidade definida para o envio. Em outras palavras, tratam-se de situações específicas que ocorrem eventualmente e demandam comunicação imediata ao eSocial. Exemplos dessas situações incluem afastamento, retorno de funcionário, admissão, desligamento, entre outros.
Leia também:
Tabela de eventos eSocial 2024
Como informamos anteriormente, atualmente, a tabela 09 do eSocial é composta por 46 eventos, classificados em 6 tipos: eventos iniciais, periódicos, não periódicos, benefícios, processos trabalhistas e totalizadores. Aqui, é importante ressaltar que a tabela atualizada dos eventos do eSocial também está disponível no sistema Makro. Confira abaixo a lista completa desses eventos.
Eventos de Tabelas
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público
- S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
- S-1010: Tabela de Rubricas
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
- S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
Periódicos
- S-1200: Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social
- S-1202: Remuneração de Servidor vinculado ao Regime Próprio de Previd. Social
- S-1207: Benefícios – Entes Públicos
- S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
- S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
Não Periódicos
- S-2190: Registro Preliminar de Trabalhador
- S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho/Relação Estatutária
- S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
- S-2230: Afastamento Temporário
- S-2231: Cessão/Exercício em Outro Órgão
- S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos
- S-2298: Reintegração/Outros Provimentos
- S-2299: Desligamento
- S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
- S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
- S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
- S-3000: Exclusão de Eventos
- S-8299: Baixa Judicial do Vínculo
Benefícios
- S-2400: Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Início
- S-2405: Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração
- S-2410: Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início
- S-2416: Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração
- S-2418: Reativação de Benefício – Entes Públicos
- S-2420: Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término
Processo trabalhista
- S-2500: Processo Trabalhista
- S-2501: Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
- S-3500: Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista
- S-5001: Informações das Contribuições Sociais por Trabalhador
- S-5503 – Informações do FGTS por Trabalhador em Processo Trabalhista
Totalizadores
- S-5001: Informações das Contribuições Sociais por Trabalhador
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte por Trabalhador
- S-5003: Informações do FGTS por Trabalhador
- S-5011: Informações das Contribuições Sociais Consolidadas por Contribuinte
- S-5012: Imposto de Renda Retido na Fonte Consolidado por Contribuinte
- S-5013: Informações do FGTS Consolidadas por Contribuinte
Como enviar eventos eSocial?
No sistema da Makro, você pode gerar e enviar os eventos do eSocial diretamente da plataforma, sem precisar deslogar ou instalar outro programa. Isso se deve ao fato de que a Makro é online e já vem com essa função disponível, permitindo que você realize esse processo em qualquer lugar e a qualquer momento que desejar.
Além disso, mesmo que a empresa esteja sem movimento, você poderá enviar as tarefas. Contudo, caso precise, oferecemos suporte gratuito e mentorias com especialistas dos departamentos pessoal, fiscal e contábil, prontos para auxiliar nas demandas do seu escritório.
Como enviar os eventos SST no eSocial?
Você já ouviu falar em Segurança e Saúde no Trabalho? Popularmente conhecido pelas siglas SST, é um sistema criado pelo governo com o objetivo de comunicar acidentes de trabalho, medidas de prevenção das empresas, doenças e exames médicos ocupacionais, entre outros.
Esse envio de informações é realizado por meio dos eventos SST do eSocial. Assim como anteriormente, no Sistema Makro, você poderá fazer a geração, importação e o envio de maneira simples. Isso porque a plataforma contém uma aba dedicada exclusivamente para inserir os dados e realizar o encaminhamento.
Quais são as obrigações que o eSocial substitui?
Como mencionamos anteriormente, consolidaram-se 15 obrigações governamentais em uma única. Agora, abordaremos um pouco sobre esses encargos.
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
Responsável por reunir dados de remunerações e vínculos empregatícios, ambos gerados pelo Sefip.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
Utilizado para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT, além de identificar trabalhadores e empresas.
Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
Relatório com informações da atividade trabalhista no Brasil, incluindo estatísticas do mercado de trabalho. Ademais, o Ministério do Trabalho e Emprego solicita periodicamente esses dados às empresas.
Livro de Registro de Empregados (LRE)
Reúne registros dos empregados de uma empresa, além de atividades como férias gozadas, alteração salarial, contribuição sindical, alteração de função, bem como acidentes e doenças de trabalho.
Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT)
Em suma, é o documento é emitido para o reconhecimento de um acidente de trabalho, trajeto ou doença ocupacional. Esse registro é essencial para assegurar os direitos do trabalhador e facilitar o processo de recebimento de benefícios relacionados a essas situações.
Comunicado de Dispensa (CD)
Permite que os funcionários demitidos ou desempregados recebam o Seguro Desemprego, desde que estejam eventualmente enquadrados nos requisitos estabelecidos pela Caixa.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Registra atividades trabalhistas, garantindo direitos como Seguro Desemprego, benefícios da Previdência Social e FGTS.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
Formulário preenchido com informações relativas ao empregado, como a atividade que exerce, resultados de exames clínicos, exposição a agentes nocivos, além de dados da empresa.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Declaração que visa informar à Receita Federal os rendimentos pagos a pessoas físicas e o valor do imposto sobre a renda e contribuições retidas na fonte, assim como rendimentos pagos ou creditados a beneficiários. Além disso, a DIRF também inclui dados de pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa para pessoas que residem no exterior. Pagamentos a planos de assistência à saúde também estão inclusos.
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
Contém informações sobre o lançamento de crédito tributário e a forma utilizada pelo cliente para quitá-lo, seja por pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento. Este documento é exigido pela Receita Federal.
Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
Documento que reúne informações do empregado, como nome completo, função exercida na empresa, número da CTPS, horários de entrada, intervalo e saída, bem como o descanso semanal.
Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad)
Contém informações relacionadas à Folha de Pagamento dos trabalhadores. Através do manual, a RF valida encargos recolhidos sobre a folha salarial. Mas atenção: ele ainda poderá ser solicitado para obrigações que não forem substituídas.
Folha de Pagamento
Em suma, reúne informações da remuneração paga aos trabalhadores, incluindo salários, benefícios, gratificações e outros dados.
Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Documento que reúne as informações de funcionários, além de remunerações pagas pela empresa. Atualmente já é utilizada para o recolhimento do FGTS. Entretanto, foi substituída no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Sefip, aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal.
Guia da Previdência Social (GPS)
Por fim, este guia é emitido para o recolhimento das contribuições sociais. Atualmente é utilizado por empresas, contribuintes individuais e facultativos, segurados especiais, além de empregados domésticos. Entretanto, foi substituído por Darf e DCTF Web.
Multas eSocial: saiba quais são e onde acessar
O eSocial não apenas facilita a gestão dos dados trabalhistas por parte do empregador, como também aprimora a fiscalização do governo federal em caso de irregularidades. Portanto, é crucial que as empresas e microempreendedores estejam atentos aos prazos para evitar multas e penalidades às quais as estão sujeitas em casos de descumprimentos.
Além disso, é importante ressaltar que as multas do eSocial variam de valor, pois o empregador pode ser reincidente ou deixar de transmitir diversos eventos, entre outros fatores. Dessa forma, o valor máximo pode atingir até R$ 181.284,63. Conforme estabelecido pelo artigo 81º da Portaria/MTP nº 667 e pelo artigo 25° da Lei nº 7.998.
Nesse sentido, algumas obrigações que devem ser enviadas no prazo, estando sujeitas a multas do eSocial caso sejam descumpridas, incluem: folha de pagamento, férias, FGTS, registro de funcionários (admissão), alteração de cadastro, Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), ausência de exames médicos, laudos com riscos do trabalho, afastamentos, entre outros documentos.
Onde consultar multa eSocial?
Para as empresas ou contadores que desejam consultar as multas do eSocial, basta acessar o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) e inserir os dados solicitados. Através dele, você poderá visualizar as infrações do empregador.
Vale ressaltar que, caso ainda não esteja cadastrado, será necessário realizar o cadastro, inclusive para Microempreendedores Individuais (MEI).
Como acessar o eSocial?
O empregador deve possuir uma conta no Gov.br, pois o acesso do eSocial é realizado diretamente por meio desse portal. Caso não tenha cadastro, é necessário criar uma conta. No entanto, antes de entrar, é importante destacar que existem três opções de login: CPF/Senha, certificado em nuvem e certificado digital.
É importante destacar que o cadastramento é realizado apenas uma vez. Ademais, ao entrar por meio do certificado digital, é necessário realizar o cadastro e atribuição do selo de confiabilidade. Além disso, essa alteração na forma de autenticação não implicará em qualquer mudança nas Procurações Eletrônicas, as quais permanecem válidas.
*Com informações do Portal Gov.br
Curso eSocial: saiba onde fazer
Como falamos anteriormente o eSocial otimiza os processos de trabalho de muitas empresas, porém, ainda pode gerar muitas dúvidas em todo o seu processo, por isso é preciso capacitar profissionais que terão contato direto com a nova ferramenta. Pensando nisso, a Makro disponibilizou curso do esocial para iniciantes. Nesse curso, contadores, empreendedores, gestores de RH ou simplesmente alguém que queira conhecer o programa compreenderá a ferramenta e como auxiliará as suas demandas.
A Makro também oferece outra disciplina sobre a nova versão do eSocial. Além disso, há disponibilidade de outros cursos nos departamentos pessoal, fiscal e contábil, tais como, ECD/ECF na prática, Dominando a REINF, Contábil avançado no sistema Makro e Produtor rural.
O melhor de tudo, você terá acesso vitalício ao curso. Em outras palavras, ao adquiri-lo, poderá assistir quantas vezes quiser, na hora que for mais conveniente para você, no seu próprio tempo e ritmo. Isso inclui também o acesso por outras plataformas, como o celular, proporcionando mais conforto e agilidade. Ademais, ao concluir o curso, você receberá um certificado, com o qual poderá comprovar sua participação bem-sucedida.
Portanto, o eSocial é um programa que transformou a transmissão das informações obrigatórias que as empresas enviam ao governo. Por isso, este é o momento de adquirir conhecimento e compartilhá-lo com sua equipe. Essa compreensão aprimorada pode impulsionar a produtividade dos funcionários e assegurar a eficiência dos processos.
Perguntas frequentes
Em suma, o governo desenvolveu um programa com o propósito de unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.
Primeiramente, faça o login no eSocial acessando o Portal Gov.br, insira os dados solicitados e, caso não tenha cadastro, faça-o.
O cadastro no eSocial é obrigatório para empresas, microempreendedores individuais (MEI), caso tenham um funcionário contratado, produtores rurais, empregadores domésticos e órgãos públicos.
Caso a empresa não faça o envio dos eventos ao eSocial, poderá acarretar multas e penalidades.
