Como sabemos, o contador desempenha diversas atividades, que podem ser diárias, mensais ou anuais. Nesse contexto, o mês de julho traz uma preocupação recorrente: o prazo da ECF. Essa obrigação acessória é fundamental, pois o profissional deve enviar as informações fiscais, contábeis e previdenciárias da empresa.
O não envio da ECF ou a entrega fora do prazo pode gerar penalidades. Por isso, vamos esclarecer quem está dispensado dessa obrigação. Além disso, abordaremos dúvidas comuns sobre isenções e dispensas aplicáveis a órgãos públicos, entre outros casos.
Você vai ler:
O que é a ECF?
Em suma, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), destinada à apresentação das informações contábeis e fiscais das empresas à Receita Federal do Brasil.
Em outras palavras, trata-se de uma declaração que apresenta ao órgão fiscalizador os dados apurados pela contabilidade, como o lucro a ser tributado. Dessa forma, a ECF relaciona os valores contábeis de uma empresa com suas informações fiscais.
Sua principal finalidade é calcular o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), com base nos valores financeiros e contábeis do negócio.
Além disso, a ECF permite ao governo fiscalizar as empresas por meio do cruzamento de dados com outras obrigações acessórias, verificando a correção dos cálculos dos tributos e a conformidade fiscal da empresa.
Qual é o prazo da ECF?
A entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ser feita até o último dia útil do mês de julho. O prazo da ECF corresponde sempre às informações do ano-calendário anterior.
No entanto, em casos de cisão total ou parcial, extinção, incorporação ou fusão da empresa, o prazo de entrega da ECF muda: nesses casos, a escrituração deve ser transmitida até o terceiro mês seguinte ao do evento.
Diante disso, é fundamental que o contador acompanhe de perto o prazo da ECF, utilizando ferramentas de controle e planejamento. Um exemplo é o Sistema Makro, que conta com uma agenda fiscal integrada com as datas importantes para entrega de lançamentos contábeis. Além disso, o sistema permite incluir lembretes de outras obrigações acessórias, conforme a necessidade.
Qual a multa e a penalidade para quem não cumpre o prazo da ECF?
As empresas que não cumprirem o prazo da ECF ou deixarem de entregar as informações podem sofrer penalidades aplicadas pela Receita Federal, que variam conforme o regime tributário do negócio.
No caso de empresas optantes pelo Lucro Real, o atraso no envio dos dados pode gerar multa de 0,5% a 1,5% sobre a receita bruta. Além disso, em caso de omissão ou incorreção de informações, aplica-se uma penalidade de 3% sobre o valor dos dados informados.
Por outro lado, para as empresas do Lucro Presumido, isentas ou imunes, a multa é de R$ 500,00 por mês-calendário (ou fração) de atraso ou falta de entrega.
Vale ressaltar que as penalidades podem ser aplicadas de forma cumulativa, o que pode elevar significativamente o valor final das multas. Não é somente o aspecto financeiro que será impactado. A empresa também pode ser impedida de realizar diversas atividades importantes.
Em primeiro lugar, sem a entrega da ECF, não será possível emitir certidões de regularidade fiscal. Com isso, a empresa pode ser bloqueada para participar de licitações públicas, emitir notas fiscais e até contratar empréstimos.
Além disso, a declaração da ECF formaliza os livros Diário e Razão. Sem ela, a contabilidade pode ser considerada inválida, dificultando a apresentação de provas em processos judiciais.
Por fim, o CNPJ da empresa pode ser declarado inapto, já que a Receita Federal tem a prerrogativa de suspender as atividades da empresa, bem como seus direitos fiscais.
Leia também:
Quais empresas devem se atentar ao prazo da ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, que estejam obrigadas à apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), exceto:
- Empresas optantes pelo Simples Nacional;
- Empresas inativas durante todo o ano-calendário;
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.
Dessa forma, devem se atentar ao prazo da ECF as empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, bem como entidades imunes ou isentas com movimentação contábil, ou financeira no período.
As empresas inativas, por sua vez, estão dispensadas da entrega se não tiverem realizado nenhuma atividade operacional, financeira ou patrimonial durante todo o ano-calendário, incluindo movimentações bancárias. Nesses casos, é importante que a empresa tenha entregue a DCTF-Inativa, quando exigida.
A dispensa também se aplica aos órgãos e entidades da administração pública, por não se enquadrarem nas regras de escrituração das pessoas jurídicas de direito privado.
Por fim, escritórios de contabilidade devem estar atentos a essas exceções para orientar corretamente seus clientes, evitando a entrega desnecessária da ECF e o risco de autuações por omissão ou entrega indevida.
Empresas inativas precisam entregar ECF?
Empresas inativas, ou seja, aquelas que não realizaram nenhuma atividade operacional, financeira ou patrimonial durante todo o ano-calendário, estão dispensadas da entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) relativa àquele período, se tiverem entregue a DCTF-Inativa, conforme exigido pela Receita Federal.
A ECF é uma obrigação acessória voltada à apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), e substitui a antiga DIPJ desde o ano-calendário de 2014. Está estruturada em diversos blocos que reúnem informações contábeis e fiscais das empresas, visando garantir a conformidade fiscal.
Portanto, uma empresa que permaneceu completamente inativa durante o ano-calendário, e que declarou essa condição por meio da DCTF-Inativa, está dispensada da entrega da ECF nesse período.
É possível entregar a ECF sem entregar a ECD?
Sim, é possível entregar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) sem entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD), desde que a empresa não esteja obrigada à ECD.
A ECD é uma obrigação acessória que reúne, em formato digital, os livros contábeis das empresas, como o Livro Diário, Livro Razão e demonstrativos contábeis. Ela é obrigatória para empresas tributadas pelo Lucro Real, algumas do Lucro Presumido (em casos específicos) e entidades imunes/isentas com receita superior a R$ 4,8 milhões.
Já a ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias e fundações públicas. A ECF tem como principal objetivo apurar a base de cálculo do IRPJ e da CSLL e substituir a antiga DIPJ.
Quando a empresa entrega a ECD, boa parte das informações contábeis exigidas na ECF pode ser importada diretamente. No entanto, caso não haja ECD, a empresa deve preencher manualmente os dados contábeis na ECF.
Portanto, embora a ECD complemente e facilite o preenchimento da ECF, a entrega da ECD não é um pré-requisito obrigatório em todos os casos.
Como não perder o prazo da ECF?
Para não perder o prazo da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), é fundamental adotar uma rotina de acompanhamento das obrigações acessórias e contar com ferramentas que facilitem esse processo. Uma solução eficiente nesse sentido é o sistema contábil Makro, que oferece recursos específicos voltados para o controle e geração da ECF.
A plataforma disponibiliza uma agenda integrada com alerta automáticos, que notifica o usuário sobre prazos importantes, incluindo o da entrega da ECF. Isso ajuda a evitar esquecimentos e garante mais organização no cumprimento das obrigações fiscais.
Além de controlar os prazos, o sistema Makro permite a geração e validação da ECF, minimizando erros antes da transmissão à Receita Federal. A ferramenta realiza checagens internas que aumentam a precisão dos dados enviados.
Outro destaque é a integração com outras áreas contábeis e fiscais, garantindo consistência nas informações e reduz retrabalhos. O sistema também conta com atualizações automáticas, mantendo-se alinhado às últimas mudanças na legislação, sem exigir ações manuais por parte do usuário.
A interface intuitiva torna o uso do software acessível tanto para profissionais experientes quanto para iniciantes. Complementando a experiência, o sistema oferece suporte técnico especializado, pronto para tirar dúvidas e prestar auxílio sempre que necessário.
Por fim, o monitoramento em tempo real das obrigações acessórias proporciona mais agilidade para identificar e corrigir inconformidades, contribuindo para a conformidade fiscal das empresas.
Perguntas frequentes
A ECF pode ser retificada em até 5 anos, desde que a nova versão não altere o resultado da apuração do lucro ou da CSLL, exceto com autorização da Receita.
Não é possível cancelar a ECF após o prazo; é necessário transmitir uma retificação com as correções, utilizando certificado digital válido.
Sim, é possível consultar o prazo da ECF no site da Receita Federal ou pelo SPED Contábil; a data-limite é normalmente o último dia útil de julho do ano seguinte.
A multa por entrega fora do prazo pode chegar a 0,25% do lucro líquido antes do IRPJ, com valor mínimo de R$ 500, conforme o tipo de empresa e regime tributário.
