Entra ano e sai ano, as obrigações que as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes, precisam lidar crescem cada vez mais. Assim, entre elas, estão as famosas notas fiscais. Afinal, a nota fiscal é o documento que comprova para o Governo e a Receita Federal quais produtos entraram ou saíram, qual a margem de lucro da empresa, dentre outros dados importantes.
Sendo assim, existem variados formatos de nota fiscal, cada um com sua particularidade e utilidade. Por isso, neste artigo, nosso intuito é justamente este: preparamos uma lista completa, para explorarmos cada modelo de nota fiscal que existe, assim como a utilidade de cada uma. Vamos lá? Boa leitura!
Você vai ler:
- O que é uma nota fiscal?
- Nota Fiscal Avulsa (NFA)
- Nota Fiscal de Venda de Produto (NF-e)
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
- Notas Fiscais ao Consumidor (NFC-e)
- Notas Fiscais de Compra
- Notas Fiscais de Devolução
- Nota Fiscal de Exportação
- Notas Fiscais de Remessa
- Nota Fiscal eletrônica de Remessa em Consignação
- Notas Fiscais de Venda por Consignação
- Qual é a legislação?
- O que acontece com empresas que não emitem nota fiscal?
- Precisa de ajuda com a emissão de nota fiscal?
- Conclusão
- Perguntas frequentes
O que é uma nota fiscal?
Primeiramente, você já deve saber que a nota fiscal é um documento essencial, utilizada para formalizar transações comerciais. Assim, registrando detalhes como descrição de produtos, quantidade, valor unitário, total, dados do vendedor e comprador. Trata-se de um comprovante crucial para contabilidade, recolhimento de impostos e conformidade com regulamentações fiscais. Nesse sentido, ela é emitida em formato físico ou eletrônico, e é obrigatória em muitas transações, garantindo transparência e regularidade.
A seguir, você conhecerá quais são os tipos de Nota Fiscal disponíveis no mercado.
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A opção mais simples e uma das mais utilizadas no mercado de trabalho. A Nota Fiscal Avulsa (NFA) é um documento fiscal utilizado em situações específicas em que um contribuinte realiza uma transação comercial, mas não dispõe de um sistema regular de emissão de notas fiscais.
Dessa forma, ela é emitida de forma temporária e individual por órgãos competentes, como as Secretarias da Fazenda de cada Estado. Como a NFA, que serve para registrar uma operação de compra e venda. Nesse sentindo, incluindo informações relevantes, como dados do emissor e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, entre outros.
É uma nota bastante utilizada por quem não faz vendas com muita frequência. Não à toa, é muito utilizada por microempreendedores individuais (MEI’s). Assim, a emissão dessa nota é restrita ao MEI ou às empresas que não estejam obrigadas à emissão de NF-e.
Nota Fiscal de Venda de Produto (NF-e)
Quem lida com vendas de produtos diariamente através do seu CNPJ, sabe bem como utilizar essa nota fiscal. Nesse sentido, ela nada mais é do que o registro de um faturamento ou venda de produtos. Ou seja, ao contrário da nota avulsa, nela temos a incidência de impostos, como IPI e ICMS. Além disso, todos os produtos e serviços referentes à nota precisam ser detalhados no documento.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Assim como a NF-e, a Nota de Serviço é comumente emitida pelas empresas que não comercializam um produto, mas sim prestam um serviço aos seus clientes. Um exemplo clássico são agências de comunicação, que atendem empresas de diferentes ramos. Sendo assim, esse modelo de nota fiscal deve conter os seus dados transmitidos para a prefeitura do município no qual a empresa está vinculada.
Notas Fiscais ao Consumidor (NFC-e)
Muito confundida com a NF-e, esse modelo de nota é um documento eletrônico que registra uma operação de venda de uma empresa para um consumidor final. É a versão digitalizada do cupom fiscal. A diferença entre os dois modelos é que a NFC-e se restringe ao consumidor final, enquanto a NF-e atende a todos os tipos de venda possíveis.
Notas Fiscais de Compra
Talvez a mais simples de todas: este é o modelo de nota que comprova que a empresa recebeu mercadorias. Somente isso. Contudo, sua emissão é de responsabilidade tanto do comprador quanto do fornecedor. Dessa forma, pode ser estranho falar que a responsabilidade da emissão da nota fiscal é do comprador, não é mesmo? Mas vamos explicar aqui agora.
No caso do comprador, a emissão da Nota Fiscal de Compra é obrigatória em quatro situações específicas:
- quando a empresa assume compromisso de transportar a mercadoria;
- quando adquire um produto em leilão junto ao poder público;
- quando o vendedor é MEI ou pessoa física;
- quando o produto adquirido for importado.
Notas Fiscais de Devolução
Ao contrário da Nota Fiscal de Compra, que exemplificamos acima, esse modelo de Nota tem o objetivo de anular uma compra ou venda. Normalmente, quando você tem uma compra anulada por uma empresa e-commerce, você recebe o e-mail explicando o porquê e, em anexo, essa nota.
O objetivo dessa Nota Fiscal é comunicar à Receita que tal transação foi desfeita, evitando-se assim o pagamento de impostos sem necessidade.
Nota Fiscal de Exportação
Essa nota é emitida quando a empresa realiza uma venda direta para um cliente que está instalado no exterior, seja pessoa física ou jurídica. Nessa nota, há muitas informações fundamentais que devem estar contidas, mas é muito importante conferir se nela está constando o local de embarque da mercadoria. Assim, é uma informação obrigatória na Nota Fiscal de Exportação.
Além disso, por se tratar de uma entrega para fora do país, a mercadoria exportada deve ser vinculada a um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Não há incidência de impostos como ICMS, IPI e PIS sobre produtos exportados por empresas do nosso país.
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Notas Fiscais de Remessa
Essas são utilizadas estritamente para controle e, geralmente, há isenção ou suspensão de impostos. Um exemplo: uma determinada empresa pode gerar uma nota fiscal de remessa para o envio de amostras grátis, brindes ou doações. O documento serve para facilitar a procedência da carga em eventuais fiscalizações.
Nota Fiscal eletrônica de Remessa em Consignação
Está bem ligada à Nota que citamos no tópico acima. A ideia desse modelo de Nota Fiscal é informar à fiscalização que os produtos que você está remetendo são para venda, porém não sob a sua responsabilidade.
Dessa forma, a Nota Fiscal só será emitida de fato se a venda se concretizar. Caso não ocorra a venda, quem solicitou os produtos em consignação os devolve e emite uma NF-e de Devolução.
Notas Fiscais de Venda por Consignação
A nota fiscal de venda por consignação é um documento fiscal emitido pelo fornecedor, também chamado de consignante, para o revendedor ou também conhecido como consignatário. Ela é emitida quando o consignante envia mercadorias ao consignatário para serem vendidas, mas sem que a propriedade dessas mercadorias seja transferida ao consignatário.
Essa nota fiscal deve referenciar a nota fiscal de remessa em consignação. Assim, a nota fiscal de venda por consignação é um tipo de nota fiscal comumente utilizada em diversos setores, como o varejo, o atacado e o comércio exterior. Ela é uma forma de o fornecedor disponibilizar seus produtos para venda sem que precise arcar com os custos de armazenamento e exposição.
Qual é a legislação?
A princípio, devemos alertar que a legislação que trata das notas fiscais é a Lei n.º 8.846/94, que estabelece as regras gerais para a emissão de notas fiscais, recibos e documentos equivalentes. Entretanto, elas podem sofrer influências de outras regras a depender até mesmo da localização da sua empresa.
Sendo assim, a Lei n.º 8.846/94 estabelece que a emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as operações de venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis. Assim, elas devem ser emitidas no momento que efetivar a operação, ou seja, no momento em que a mercadoria é entregue ao comprador ou o serviço é prestado.
São informações importantes que compõem um NF:
- Data de emissão;
- Número da nota fiscal;
- Razão social e CNPJ do emitente;
- Razão social e CNPJ do destinatário;
- Descrição da mercadoria ou serviço;
- Quantidade da mercadoria ou serviço;
- Valor unitário da mercadoria ou serviço;
- Valor total da mercadoria ou serviço;
- CFOP (código de operação fiscal);
- Outras informações necessárias para o controle fiscal.
Fique atento:
Além da Lei n.º 8.846/94, outras leis e normas também tratam sobre este documento no Brasil. Por exemplo, o Código Tributário Nacional (CTN) estabelece as regras para a cobrança de tributos sobre as operações comerciais, assim, O CTN também estabelece que as notas são documentos essenciais para a apuração de tributos.
Do outro lado, as leis e normas estaduais e municipais também podem estabelecer regras específicas para a emissão de NF. Por exemplo, alguns estados e municípios exigem a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) para determinadas operações comerciais.
O que acontece com empresas que não emitem nota fiscal?
Empresas que não emitem nota fiscal podem sofrer diversas penalidades, dependendo da gravidade da infração. Por isso, é comum que vejamos por aí produtos sem NFs sendo apreendidos pela Receita Federal do Brasil. Além da apreensão, existem diversas outras formas de penalidades, tais como:
- Multa: a multa por não emitir nota fiscal pode variar de 10% a 100% sobre o valor da operação.
- Suspensão ou cancelamento do registro do contribuinte: a empresa pode ter seu registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) suspenso ou cancelado.
- Acusação de crime de sonegação fiscal: em casos mais graves, a não emissão de nota fiscal pode ser considerada crime de sonegação fiscal, com pena de reclusão de dois a cinco anos, além de multa.
- Dificuldade de conseguir crédito: as empresas que não emitem nota fiscal podem ter dificuldade de conseguir crédito de instituições financeiras.
- Prejuízo à imagem: a empresa que não emite nota fiscal pode ter sua imagem prejudicada, o que pode levar à perda de clientes.
Multa
A multa por não emitir nota fiscal é a penalidade mais comum aplicada às empresas que cometem essa infração. Sendo assim, o valor da multa pode variar de 10% a 100% sobre o valor da operação, dependendo da gravidade da infração.
Suspensão ou cancelamento do registro do contribuinte
A empresa que não emite nota fiscal pode ter seu registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) suspenso ou cancelado. Portanto, a suspensão ou o cancelamento do CNPJ é uma penalidade grave, pois pode impedir a empresa de realizar operações comerciais.
Acusação de crime de sonegação fiscal
Em casos mais graves, a não emissão de nota fiscal pode ser considerada crime de sonegação fiscal. Assim, ele é previsto no artigo 1º da Lei n.º 8.137/1990, e tem pena de reclusão de dois a cinco anos, além de multa.
Art. 1º Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou
Artigo 1º da Lei nº 8.137/1990
contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:
I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação
de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro
documento relativo à operação tributável; […]
Situações em que se deve realizar a emissão de NF
Agora que você já sabe o impacto que a emissão de NF pode causar na sua empresa, é importante que você saiba também quais são as atividades que você deve fazer o registro por meio deste documento. Sendo eles:
- Venda de mercadorias;
- Prestação de serviços;
- Operação de venda de mercadorias para consumidor final.
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O que é o Makro DSe?
O Makro DSe é um produto criado pela Makro System para facilitar o dia a dia dos escritórios contábeis. Ou seja, ele é um buscador de Notas Fiscais Serviço Eletrônico (NFS-e), seu objetivo é consultar notas de serviços tomados ou prestados nas prefeituras que disponibilizam os recursos necessários para consulta.
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Conclusão
Em resumo, conhecer os diferentes tipos de nota fiscal e suas aplicações na legislação é fundamental para qualquer contador. Isso não só garante conformidade, mas também otimiza os processos contábeis do seu escritório, assim, evitando futuros problemas.
E, para simplificar ainda mais essa rotina, o sistema contábil da Makro, junto ao Makro DSe podem te ajudar como uma solução eficiente! Integrado ao sistema Makro, o Makro DSe facilita a consulta de notas fiscais, independente do seu tipo, oferecendo agilidade e precisão. Além disso, o fato de poder ter todos os departamentos integrados e conseguir realizar seu trabalho em um só lugar, garante mais eficiência e reduz a chance de erros. Com isso, você pode focar no que realmente importa: fornecer um serviço de qualidade e valor aos seus clientes.
Perguntas frequentes
Existem vários tipos, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Documentos como recibos e contratos podem ser usados em algumas situações, mas não substituem a nota fiscal para fins fiscais e contábeis.
Você precisa de um certificado digital, um software emissor e estar cadastrado no sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado.
A nota fiscal é essencial para formalizar a venda de produtos e serviços, cumprir com a legislação tributária e garantir direitos ao consumidor.
