Como sabemos, uma das decisões estratégicas que o contador pode tomar é a troca de software contábil. No entanto, antes de contratar uma nova plataforma, é comum surgirem preocupações relacionadas à perda de informações e a possíveis interrupções na rotina do escritório.
Por isso, neste artigo, vamos explicar como funciona a migração de dados no sistema Makro, destacando os principais cuidados e etapas desse processo.
Você vai ler:
- O que é migração de dados?
- Qual a importância da migração de dados?
- Quando é feita a migração de dados no sistema Makro?
- A migração de dados para sistema contábil em nuvem é segura?
- O que fazer antes de iniciar a migração de dados?
- O que fazer após a migração de dados no sistema Makro?
- Perguntas frequentes
O que é migração de dados?
A migração de dados é o processo de transferência de informações de um sistema para outro. Esse procedimento é comum quando uma empresa decide substituir seu software atual por uma plataforma e precisa preservar os dados já existentes.
No contexto contábil, a migração pode envolver informações como cadastros de empresas e colaboradores, folhas de pagamento, lançamentos contábeis, dados fiscais, históricos e outros registros importantes para a continuidade das atividades.
Além da transferência, o processo pode exigir a conversão e a adequação dos dados ao sistema. Isso ajuda a garantir uma importação organizada e segura.
Qual a importância da migração de dados?
Primeiramente, a migração de dados contábeis é importante para garantir a segurança e a fidelidade das informações. Quando realizada de forma correta, ela ajuda a evitar divergências no SPED, retrabalho na conferência de dados antigos e possíveis problemas fiscais.
Além disso, a migração permite a continuidade das atividades do escritório durante a troca de software. Dessa forma, a equipe consegue manter a rotina de lançamentos, consultas e demais processos sem grandes interrupções.
Outro ponto importante é a integridade das informações do histórico contábil, fiscal e trabalhista da empresa. Assim, uma migração bem planejada contribui para evitar atrasos na entrega de guias, declarações e outras obrigações durante a transição para o software.
Quando é feita a migração de dados no sistema Makro?
Após a escolha da plataforma, começa o processo de migração de dados para o sistema Makro. Nessa etapa, os arquivos armazenados no software anterior são transferidos para a plataforma.
Durante todo o processo, o cliente é mantido informado pelos especialistas responsáveis pela migração. A equipe entra em contato para explicar os procedimentos, esclarecer dúvidas e fornecer as informações necessárias. Dessa forma, é possível acompanhar cada etapa até a conclusão da transferência.
Além disso, os dados enviados ficam armazenados na nuvem. Esse modelo proporciona praticidade e reduz a necessidade de recursos destinados ao armazenamento, contribuindo para um processo eficiente. Outro ponto importante é a segurança das informações. Os dados são protegidos de acordo com as políticas de privacidade do Makro, preservando a confidencialidade durante todo o processo.
Ao final da migração, o sistema fica pronto para uso com as informações transferidas. Assim, o escritório pode dar continuidade às suas atividades.
A migração de dados para sistema contábil em nuvem é segura?
Sim. A migração de dados pode ser realizada com segurança quando o processo é conduzido de forma planejada e com o suporte adequado.
Mesmo assim, é comum que contadores tenham dúvidas ou receio de transferir informações contábeis, fiscais e trabalhistas para uma plataforma. Afinal, esses dados fazem parte do histórico das empresas e precisam ser preservados durante a mudança de sistema.
Na migração de dados no sistema Makro, o cliente conta com o acompanhamento da equipe responsável pelo processo. Os profissionais orientam sobre os procedimentos, esclarecem dúvidas e repassam as informações necessárias durante cada etapa.
Outro ponto importante é o armazenamento em nuvem, que permite manter os dados disponíveis no sistema. Além disso, as informações são tratadas conforme as políticas de privacidade da Makro, contribuindo para a proteção e a confidencialidade dos dados.
Com esse acompanhamento, a transição para o sistema contábil Makro se torna organizada e permite que o escritório retome suas atividades com as informações já migradas para a plataforma.
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O que fazer antes de iniciar a migração de dados?
Antes de iniciar a migração de dados, é importante organizar as informações que serão transferidas para o novo sistema. Uma das primeiras etapas é revisar os cadastros existentes, identificando registros duplicados, empresas, clientes ou fornecedores sem movimentação e outras informações que não precisam ser levadas.
Também é recomendado conferir se os saldos contábeis, financeiros e patrimoniais estão conciliados até a data definida para a mudança. Essa verificação ajuda a reduzir possíveis divergências após a transferência dos dados e facilita as conferências.
Outro cuidado importante é manter uma cópia de segurança das informações do sistema anterior. Além do backup, relatórios como balancete, razão, folha de pagamento e documentos fiscais podem ser utilizados posteriormente para conferir os dados migrados.
Por fim, é importante definir uma data para encerrar os lançamentos no software anterior e iniciar as atividades no Makro. A equipe também deve ser informada sobre essa transição para evitar lançamentos duplicados ou alterações nos dados durante o período de migração.
O que fazer após a migração de dados no sistema Makro?
Após a conclusão da importação de dados, é importante conferir se as informações foram transferidas corretamente. Para isso, compare balancetes, relatórios de razão e saldos disponíveis no sistema Makro.
Também é necessário verificar as informações fiscais e contábeis dos clientes, como regime tributário, alíquotas, enquadramentos e plano de contas. Essa conferência ajuda a identificar possíveis diferenças antes de iniciar a rotina na plataforma.
Outra recomendação é realizar alguns testes nas principais atividades do escritório. É possível, por exemplo, conferir cálculos da folha de pagamento, movimentações contábeis e informações utilizadas na emissão de guias. Além disso, verifique se os dados necessários para obrigações como SPED, eSocial e EFD-Reinf estão completos. Essa etapa é importante para evitar problemas no momento de gerar e enviar as declarações.
Mantenha os backups e relatórios do sistema anterior armazenados em um local seguro. Esses documentos podem ser úteis para consultas futuras e para a conferência de informações antigas.
Perguntas frequentes
O sistema Makro é um software contábil em nuvem que reúne ferramentas para auxiliar a rotina de escritórios e contadores. Ele permite realizar obrigações pessoal, fiscal, contábil e financeiros em um único ambiente.
Para fazer a migração de dados, organize as informações do sistema antigo, faça backups e confira os registros antes da transferência. Depois, envie ou importe os arquivos para o novo sistema seguindo os formatos e orientações da plataforma.
A migração de dados entre sistemas significa transferir informações de um software para outro. Esse processo preserva cadastros, históricos, lançamentos e outros registros necessários para dar continuidade às atividades.
Gi, Gestora Inteligente