Então, contador, como sabemos, o fechamento de folha de pagamento é uma das rotinas que mais exige atenção, por ser uma das etapas mais críticas. Isso porque nela são calculados os salários de inúmeros funcionários das empresas.
Contudo, o processo não envolve apenas o cálculo salarial. Ele também inclui a apuração de proventos e descontos, o cálculo dos encargos sociais e o cumprimento dos prazos legais, que devem ser respeitados até o quinto dia útil de cada mês.
Você vai ler:
O que é fechamento de folha de pagamento?
Em suma, o fechamento da folha de pagamento é um processo que deve ser realizado mensalmente, no qual são calculados os salários dos funcionários da empresa. Isso também se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI), caso ele possua um empregado contratado.
Ou seja, a empresa elabora a folha de pagamento mensal, considerando salário-base, horas extras e adicionais, além de aplicar os descontos de faltas, atrasos, INSS, vale-transporte, entre outros.
Além disso, no fechamento da folha, a empresa também apura os encargos trabalhistas e sociais, como o FGTS e demais obrigações, garantindo conformidade com a legislação e evitando problemas futuros.
Como funciona o fechamento de folha de pagamento?
Para você entender, na prática, como funciona o fechamento da folha de pagamento, vamos dividir o processo em quatro etapas.
Primeiramente, é necessário fazer o levantamento dos dados de cada funcionário naquele mês, como horas extras, faltas, atrasos, comissões e até possíveis alterações salariais, caso tenham ocorrido. Aqui, vale uma dica: utilizar uma plataforma que facilite a visualização e a organização dessas informações, como o sistema contábil Makro, pode tornar esse processo muito mais simples e seguro.
Depois, vem o cálculo de proventos e descontos, realizado pelo software contábil. Nesta etapa, o contador aplica as bases de cálculo, soma os vencimentos e desconta valores como vale-transporte (quando houver) e INSS. Também desconta o IRRF quando o valor ultrapassa o limite estabelecido por lei.
A apuração dos encargos sociais também faz parte do processo. Com base no valor do salário bruto, a empresa calcula as contribuições, como o INSS patronal e o depósito do FGTS Digital. Por fim, apura o salário líquido de cada funcionário após concluir todos esses procedimentos.
Não podemos esquecer do eSocial. É obrigatório o envio das informações ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, para que o governo tenha ciência dos dados trabalhistas, fiscais e previdenciários da empresa.
Ao gerar a folha de pagamento, é necessário transmitir os eventos periódicos ao eSocial, como o S-1200 (Remuneração do Trabalhador), que informa os valores da folha, e o S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho), que registra os pagamentos realizados aos empregados.
Esses envios são fundamentais para a correta apuração dos encargos e para manter a empresa conforme a legislação vigente, evitando multas e penalidades.
Como calcular fechamento da folha de pagamento?
O cálculo do fechamento de folha de pagamento envolve diversas etapas e apurações ao longo do processo, como vimos. Por isso, é fundamental que o contador conte com um sistema seguro e organizado para realizar a elaboração da folha sem erros.
O cálculo considera, por exemplo, as horas extras, que podem ter adicional de 50% ou 100%, conforme o caso. Também podem incidir adicionais, como o de periculosidade, que corresponde a 30% sobre o salário-base do funcionário, e o de insalubridade, que pode ser de 10%, 20% ou 40%, dependendo do grau de exposição definido pela legislação.
O Descanso Semanal Remunerado (DSR) também precisa ser calculado, ao corresponder ao reflexo das horas extras sobre o descanso semanal.
As deduções do INSS, IRRF, pensão alimentícia, contribuição sindical, vale-transporte, faltas e atrasos devem ser consideradas no cálculo do salário líquido.
A fórmula para calcular o salário líquido do funcionário é:
Salário Líquido = (Salário Base + Proventos + Benefícios) – (Descontos Legais + Descontos de Benefícios)
Leia também:
Como fazer fechamento de folha de pagamento de décimo terceiro?
Uma das dúvidas é a inclusão do décimo terceiro salário no fechamento de folha de pagamento. Geralmente, as empresas pagam esse benefício em duas parcelas, sendo a primeira paga até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro. Assim, a gratificação natalina possui regras próprias de tributação.
O cálculo da primeira parcela do décimo terceiro salário corresponde a 50% do salário bruto do funcionário. Aqui, vale destacar que pode haver desconto de INSS, mas não há desconto de IRRF quando a primeira parcela é paga isoladamente. O FGTS Digital precisa ser recolhido na guia mensal do período em que o adiantamento foi pago.
Por outro lado, na segunda parcela do décimo terceiro salário, a empresa realiza o fechamento da folha do benefício e aplica os descontos legais, incluindo INSS, IRRF e demais valores previstos.
Como facilitar o fechamento de folha de pagamento?
Uma das dicas que podemos dar para facilitar o fechamento da folha de pagamento é o adiantamento das informações já citadas. Sabemos que a rotina do contador é corrida, com prazos limitados, e nem sempre há tempo para fazer o levantamento de dados com antecedência.
Por isso, é fundamental ter ferramentas que otimizem essas etapas do processo, evitando perda de tempo e reduzindo a chance de erros. O sistema contábil Makro é um software que oferece ao contador todas as informações necessárias para realizar o fechamento de forma mais rápida e segura.
No sistema, existem inúmeros relatórios e os departamentos contábeis são integrados, ou seja, setor pessoal, fiscal, contábil e financeiro podem ser acessados em uma única tela. Além disso, o Makro conta com inteligência artificial (IA) conversacional integrada, que pode auxiliar em dúvidas sobre legislação, uso do próprio sistema e outros temas do mundo contábil.
Caso precise de auxílio, o usuário pode solicitar suporte gratuito por telefone ou WhatsApp, além de contar com mentoria com nossos especialistas. O sistema Makro atende escritórios de contabilidade de todos os tamanhos: desde iniciantes, que podem utilizar o plano gratuito, até grandes escritórios que podem optar pelo plano avançado.
Perguntas frequentes
Em suma, a empresa deve fechar a folha antes do pagamento dos salários, que precisa ocorrer até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado.
Reúna os dados dos funcionários, calcule proventos e descontos, apure encargos como INSS e FGTS e envie as informações ao eSocial.
Organize os dados com antecedência e utilize um sistema integrado que automatize cálculos, encargos e envio das obrigações.
