O fechamento contábil mensal é uma etapa fundamental para o contador poder analisar os números da empresa e transformá-los em diagnósticos precisos sobre sua saúde financeira. Além disso, esse processo envolve a conferência do balancete de verificação, lançamentos de ajuste, integração fiscal e contábil, além da preparação de relatórios como a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido.
Para facilitar todas essas tarefas e garantir a integridade dos dados financeiros, é recomendável contar com um sistema contábil que automatize e organize o fechamento, como o Makro.
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O que é fechamento contábil mensal?
Em suma, o fechamento contábil mensal é uma ferramenta que permite organizar e encerrar os registros financeiros, incluindo as contas a pagar e a receber de uma empresa em um determinado período.
Além disso, vale destacar que o fechamento mensal pretende fornecer uma visão em tempo real dos dados financeiros, diferindo do fechamento contábil anual, que foca nas obrigações fiscais mais complexas e no encerramento do exercício social.
Por que o fechamento contábil mensal é importante?
O fechamento contábil mensal é fundamental para o negócio por permitir conhecer a real situação financeira da empresa. Para ilustrar, podemos fazer uma analogia: é como se o empresário estivesse dirigindo um carro sem um GPS ou mapa, ou seja, “no escuro”. Fica difícil saber para onde ir, certo?
Com o fechamento mensal, o empresário consegue identificar se o negócio está tendo lucro ou prejuízo, analisar o fluxo de caixa, acompanhar a variação patrimonial e avaliar os documentos financeiros, facilitando a tomada de decisões sobre novos investimentos.
Além disso, sem esta ferramenta, não é possível gerar a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial. A conciliação bancária é outro fator fundamental. Isso porque, por meio do documento, é possível detectar lançamentos duplicados, esquecimento de notas fiscais e até pagamentos não autorizados.
Por fim, o contador que realiza esse processo ao longo do ano chega a dezembro com tudo praticamente pronto, reduzindo o estresse e assegura que obrigações, como a Escrituração Contábil Digital (ECD), sejam geradas sem erros.
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Como funciona o fechamento do mês?
O fechamento mensal contábil funciona por etapas. A primeira é a coleta de dados, que inclui notas fiscais de produtos e serviços, faturas, extratos de contas bancárias e aplicações financeiras. Em seguida, inicia-se o processo de conciliação.
A conciliação bancária consiste em verificar todos os valores que entraram e saíram da conta da empresa. Já a conciliação de clientes e fornecedores envolve conferir se as baixas de pagamentos e recebimentos estão conforme os controles financeiros.
Vale ressaltar que, para realizar o fechamento contábil mensal, também são necessários documentos de outros departamentos, como o fiscal e o pessoal. O setor fiscal fornece o resumo do faturamento e dos impostos, enquanto o setor pessoal disponibiliza informações sobre folha de pagamento, impostos retidos, encargos trabalhistas e provisões de despesas.
Salientamos também que a aplicação do regime de competência deve ser feita corretamente desde a sua origem. Ou seja, se a conta de água foi gerada em janeiro e paga em fevereiro, ela deve ser registrada em janeiro. Nesse momento, também são lançadas provisões de férias, décimo terceiro salário, depreciação de máquinas e veículos, além da apropriação de seguros e assinaturas anuais.
Logo após realizar todos os lançamentos, o sistema gera o balancete de verificação. Nele, o profissional verifica possíveis saldos invertidos ou contas com valores fora do padrão. Depois de feitas as correções, os valores do mês são congelados.
Quais documentos são indispensáveis para o fechamento mensal?
Ao longo deste artigo, mencionamos alguns documentos necessários para realizar o fechamento contábil mensal. A seguir, apresentamos a lista completa.
- Extratos bancários (contas correntes, poupanças e aplicações);
- Comprovantes de pagamentos (contas de consumo, aluguéis e tributos);
- Faturas de cartões de crédito corporativos;
- Contratos de empréstimos, financiamentos ou leasing;
- Notas fiscais de entrada (compras de mercadorias e serviços);
- Notas fiscais de saída (vendas e prestação de serviços);
- Cupons fiscais e recibos de despesas diversas;
- Resumo da folha de pagamento e pró-labore;
- Guias de encargos sociais (FGTS, INSS/DCTFWeb) pagas;
- Recibos de benefícios (vale-transporte, alimentação e planos de saúde);
- Documentação de movimentação de pessoal (férias, rescisões e atestados);
- Relatório de inventário/estoque de final de mês;
- Extratos de antecipação de recebíveis (taxas de cartão);
- Contratos novos firmados no período;
- Comprovantes de rendimentos de aplicações financeiras.
É possível automatizar o fechamento contábil mensal?
Sim. O sistema contábil Makro permite automatizar grande parte do fechamento contábil mensal por meio da integração entre os módulos contábil, fiscal, pessoal e financeiro. A plataforma é completa e reúne todos os departamentos em um único ambiente, facilitando a organização das rotinas e a centralização das informações.
Além disso, o contador pode trabalhar com mais tranquilidade, pois o sistema conta com recursos de segurança e backup, garantindo a proteção e a integridade dos dados lançados.
Outro diferencial é a IA, a Gestora Inteligente integrada à plataforma, que auxilia o profissional em suas demandas diárias, oferecendo suporte com legislação, esclarecimento de dúvidas e orientações operacionais.
Com a automatização dos lançamentos, conciliações e geração de relatórios, o processo de fechamento torna-se mais ágil e preciso. O sistema também possibilita a emissão de demonstrativos como balancete de verificação e DRE, contribuindo para uma análise financeira mais estratégica.
Dessa forma, o Makro não apenas otimiza o tempo da equipe contábil, como também reduz retrabalho, minimiza erros operacionais e proporciona maior confiabilidade nas informações, permitindo que o contador foque na tomada de decisões e no crescimento do negócio de seus clientes.
Perguntas frequentes
Em suma, realize o fechamento contábil conferindo saldos, lançamentos de ajuste e integração fiscal, preparando o balancete de verificação e a demonstração do resultado.
Envolve apropriação de custos, conferência de saldos, ajustes em ativos imobilizados e verificação da conformidade tributária antes de gerar relatórios finais.
Inclua conferência de saldos, lançamentos de ajuste, integração fiscal, balancete de verificação, demonstração do resultado, apropriação de custos e revisão de ativos imobilizados.
