Mensalmente, os contadores precisam elaborar a folha de pagamento para as empresas e para seus próprios escritórios de contabilidade, caso tenham colaboradores. Este processo é um dos mais complexos, pois através dele que são acrescentadas comissões, adicionais noturnos, adicionais de insalubridade e de periculosidade.
Além disso, também são descontados adiantamentos e valores como INSS, IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), plano de saúde, odontológico, vale-transporte, entre outros.
Dessa forma, é fundamental que o profissional tenha atenção ao elaborar a folha de pagamento e utilize um software específico para isso. Erros nessa área podem gerar diversos problemas, como processos trabalhistas e até multas.
Portanto, é importante abordar os diversos pontos sobre os erros na folha de pagamento e explicar como o Sistema Makro é a plataforma ideal para todo contador anônimo ou escritório de contabilidade.
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Quais os principais erros na folha de pagamento?
Os erros na folha de pagamento são variados, incluindo desde informações pessoais desatualizadas até dados profissionais, como cargo e salário. Além disso, podem ocorrer erros no cálculo de horas extras, adicionais, férias, entre outros. Por isso, explicaremos sobre alguns deles.
Começaremos com as contribuições previdenciárias. São obrigatórios os descontos do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), quando o salário se enquadra na faixa da tabela vigente para desconto e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Podem ocorrer descontos incorretos de impostos e contribuições previdenciárias.
Acréscimos, como horas extras, adicional de insalubridade e periculosidade, e adicional noturno, podem ter sua contabilização feita incorretamente.
Por fim, a elaboração da folha de pagamento tem um prazo específico para ser gerada e enviada ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O pagamento do salário deve ser realizado até o 5º dia útil do mês, enquanto o prazo de envio da folha mensal é até o dia 15 do mês subsequente. Portanto, um atraso no envio pode acarretar consequências para a empresa.
O que erro na folha de pagamento pode gerar?
Erros na folha de pagamento podem gerar uma série de consequências para a empresa, tanto financeiras quanto administrativas. Isso ocorre porque o envio incorreto das informações para o governo federal, por meio do eSocial, pode acarretar multas.
Além disso, o colaborador poderá entrar com uma ação trabalhista contra a empresa, buscando indenizações e o pagamento de eventuais diferenças salariais, se houver. Isso gerará custos adicionais, impactando diretamente no resultado da empresa.
A dificuldade na gestão de pessoas também se relaciona a esse problema, já que muitos erros na geração da holerite podem criar um ambiente de insegurança.
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Como evitar erros na folha de pagamento?
O ideal é que o escritório de contabilidade ou o contador tenha um sistema contábil completo que realize todos os processos com rapidez e precisão. Fazer as demandas de maneira manual, mesmo com a atenção do profissional, pode acarretar erros imperceptíveis.
Dessa forma, um software de folha de pagamento contém validações que notificam quando há informações faltando ou incorretas. Esse é o caso da Gestora Inteligente, a Gi, do Sistema Makro.
Por meio dela, são enviadas notificações caso faltem algumas informações ou quando você precise solicitar suporte, mentoria, planos, entre outros. Ela está integrada em toda a plataforma, ou seja, acompanha todo o processo contábil que você realizar.
Além disso, como o Sistema Makro é 100% web, você poderá acessá-lo de qualquer lugar, bastando ter uma conexão com a internet e um dispositivo. Para não perder nenhum prazo, há também uma agenda disponível, com algumas datas já pré-cadastradas, como o eSocial, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Você pode inserir outras datas e compartilhar com outros colaboradores.
Ademais, caso você precise de auxílio sobre algum processo contábil, poderá solicitar suporte gratuito ou mentoria para um especialista entrar em contato e o ajude durante todo o processo. Não podemos esquecer que mensalmente são realizadas “lives” no canal da Makro no YouTube, onde nossos especialistas falam sobre diversos temas e você também pode fazer suas perguntas para tirar suas dúvidas.
4 dicas valiosas para evitar erros na folha de pagamento
Além de um sistema contábil automatizado, que permite centralizar as informações da empresa e dos funcionários, gerar relatórios, automatizar cálculos, entre outros, temos mais quatro dicas para você, contador, evitar erros na folha de pagamento.
Primeiramente, organize as informações dos colaboradores e mantenha-as atualizadas. Caso um profissional mude de cargo, é importante enviar as informações da alteração ao eSocial.
Treine a equipe. Um time que compreenda as leis trabalhistas e fiscais atuais é fundamental. Além disso, é importante que todos se mantenham atualizados sobre o funcionamento do sistema, já que a plataforma pode passar por mudanças. Capacitações regulares sobre procedimentos internos também são essenciais.
Realize auditorias periódicas para identificar possíveis erros. É sempre bom que outra pessoa verifique se todas as informações inseridas no sistema estão corretas.
Por fim, tenha uma agenda com os prazos para cada etapa do processo. Por exemplo, defina datas específicas para verificar horas extras, faltas, entre outros.
Perguntas frequentes
A empresa pode enfrentar consequências legais quando paga o salário errado. Para resolver esse problema, é importante que, ao identificar o erro, os responsáveis notifiquem o colaborador e ajustem o pagamento nos próximos salários.
O mais rápido possível. Assim que a empresa perceber o erro ou o colaborador notificá-la sobre ele, o empregador deve ajustar os valores nos pagamentos de salários posteriores.
Primeiramente, verificar o erro, conversar com o colaborador sobre a situação e recalcular os valores corretos.
Os principais erros na folha de pagamento incluem cálculos incorretos de salários e descontos, omissão de benefícios, dados errados de funcionários, entre outros.
