A tecnologia mudou completamente a forma como lidamos com a contabilidade. O que antes era feito manualmente, com pilhas de papéis e riscos de extravio, hoje pode ser resolvido em poucos cliques. A digitalização de documentos contábeis trouxe mais agilidade, segurança e organização para escritórios e empresas, reduzindo erros e facilitando o acesso às informações.
Mas como essa transformação impacta o dia a dia da contabilidade? Quais as vantagens reais e como garantir uma transição eficiente para o digital? Neste artigo, vamos explorar tudo sobre a digitalização de documentos contábeis e mostrar como essa prática pode otimizar sua rotina e evitar problemas comuns na gestão contábil.
Você vai ler:
O que diz a lei sobre a digitalização de documentos contábeis?
A digitalização da área contábil teve um grande avanço em decorrência do Decreto nº 6.022/2007, permitindo a integração entre o fisco e a contabilidade dos negócios. Porém, um dos maiores avanços na digitalização de documentos contábeis ocorreu por meio do Decreto 10.278/2020, que trouxe parâmetros técnicos para assegurar a legalidade de documentos digitais em relação às contrapartes físicas.
Vale lembrar que, perante a lei, um documento digital nada mais é que um documento físico digitalizado. Atualmente, praticamente todos os documentos contábeis (e de outros setores) podem ser digitalizados sem perder validade legal.
Quais os formatos dos documentos contábeis?
Basicamente, existem dois formatos de documentos “digitais”, cada um com suas descritivas legais.O primeiro caso são os documentos digitalizados. Esse formato compreende todos os documentos físicos que passaram pelo processo de digitalização. Portanto, eles não nasceram digitais.
Já os documentos que nascem no digital são chamados nato-digitais e não estão cobertos pelo Decreto 10.278/2020. Mas isso não significa dizer que esses documentos não possuem validade legal, dado que outras leis podem garantir sua legalidade.
Quais as vantagens da digitalização de documentos contábeis?
Como você deve imaginar, existem muitas vantagens na digitalização de documentos contábeis. Veja algumas das principais:
Diminuição de erros
A primeira grande vantagem é a diminuição de erros, e isso acontece de duas formas:
- durante o preenchimento do documento, para os nato-digitais, levando-se em conta os mecanismos contra erros das plataformas;
- a localização do documento na base de dados do escritório de contabilidade, dado que os buscadores conseguem filtrar a busca pelo conteúdo do documento.
Automatização de processos
A automação é extremamente importante para os escritórios de contabilidade, pois é fator fundamental para a escalabilidade desse modelo de negócio.
Com um sistema automatizado e documentos digitalizados, a requisição de documentos pode ser feita totalmente de forma on-line e em tempo real, sem a necessidade de parar as tarefas dos colaboradores para procurar por documentos.
Leia mais:
Processos mais rápidos
A velocidade é um fator importante para os escritórios de contabilidade, dado que aumenta a produtividade e oferece uma melhor experiência aos clientes.
A digitalização de documentos contábeis permite a rápida troca de informações entre cliente e contador, facilitando a abertura de empresa, inscrição na Junta Comercial e assim por diante.
Localização de arquivos facilitada
Por fim, localizar arquivos digitais pode ser um trabalho complexo, ainda mais para escritórios com muitos clientes. A digitalização de documentos torna essa tarefa bastante simples, pois os bancos de dados vêm por padrão com mecanismos de busca e filtragem de resultados.
Contabilidade 100% digital com a Makro!
A digitalização de documentos contábeis não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para escritórios que buscam mais eficiência e segurança na gestão de informações. Porém, de nada adianta digitalizar se os arquivos não estiverem bem organizados e protegidos contra falhas ou perdas de dados, não é mesmo?
Com o Makro, sua contabilidade ganha mais agilidade e segurança. O sistema conta com um banco de dados robusto, garantindo armazenamento confiável e backup automático, evitando qualquer risco de perda de documentos importantes. Além disso, a inteligência artificial integrada facilita a categorização e recuperação de arquivos, tornando a localização instantânea.
Outro grande diferencial é a integração entre departamentos, permitindo a troca rápida de documentos sem burocracia. Isso elimina retrabalho e reduz erros, garantindo que todas as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis para quem precisa.Se você quer modernizar seu escritório e ter total controle sobre seus documentos contábeis, experimente o Makro. O sistema oferece um plano gratuito com acesso completo às funcionalidades para transformar sua rotina desde o primeiro dia.
Perguntas Frequentes
É o processo de converter documentos físicos em arquivos digitais, garantindo mais agilidade, segurança e organização no armazenamento e no acesso às informações contábeis.
Sim, desde que sigam os requisitos do Decreto 10.278/2020, que define padrões técnicos para garantir a autenticidade, integridade e segurança dos arquivos digitais.
Notas fiscais, contratos, balanços, relatórios financeiros, recibos e qualquer outro documento necessário para fins contábeis e fiscais.
Utilizando um sistema que ofereça backup automático, criptografia, controle de acesso e armazenamento em nuvem seguro, como o Makro, que protege contra perdas e vazamentos
Elimina papelada, reduz o risco de extravio de documentos e facilita a busca por arquivos, permitindo filtros e buscas rápidas por palavras-chave ou categorias.
