São inegáveis os grandes impactos que a tecnologia da informação tem sobre diversos setores da economia. Na contabilidade, por exemplo, o avanço tecnológico causou uma enorme expansão de processos digitais, incluindo a digitalização de documentos contábeis.
Você vai ler:
O que diz a lei sobre a digitalização de documentos contábeis?
A digitalização da área contábil teve um grande avanço em decorrência do Decreto nº 6.022/2007, permitindo a integração entre o fisco e a contabilidade dos negócios.
Porém, um dos maiores avanços na digitalização de documentos contábeis ocorreu por meio do Decreto 10.278/2020, que trouxe parâmetros técnicos para assegurar a legalidade de documentos digitais em relação às contrapartes físicas.
Vale lembrar que, perante a lei, um documento digital nada mais é que um documento físico digitalizado.
Atualmente, praticamente todos os documentos contábeis (e de outros setores) podem ser digitalizados sem perder validade legal.
Quais os formatos dos documentos contábeis?
Basicamente, existem dois formatos de documentos “digitais”, cada um com suas descritivas legais.
O primeiro caso são os documentos digitalizados. Esse formato compreende todos os documentos físicos que passaram pelo processo de digitalização. Portanto, eles não nasceram digitais.
Já os documentos que nascem no digital são chamados nato-digitais e não estão cobertos pelo Decreto 10.278/2020. Mas isso não significa dizer que esses documentos não possuem validade legal, dado que outras leis podem garantir sua legalidade.
Quais as vantagens da digitalização de documentos contábeis?
Como você deve imaginar, existem muitas vantagens na digitalização de documentos contábeis. Veja algumas das principais:
Diminuição de erros
A primeira grande vantagem é a diminuição de erros, e isso acontece de duas formas:
- durante o preenchimento do documento, para os nato-digitais, levando-se em conta os mecanismos contra erros das plataformas;
- a localização do documento na base de dados do escritório de contabilidade, dado que os buscadores conseguem filtrar a busca pelo conteúdo do documento.
Automatização de processos
A automação é extremamente importante para os escritórios de contabilidade, pois é fator fundamental para a escalabilidade desse modelo de negócio.
Com um sistema automatizado e documentos digitalizados, a requisição de documentos pode ser feita totalmente de forma on-line e em tempo real, sem a necessidade de parar as tarefas dos colaboradores para procurar por documentos.
Processos mais rápidos
A velocidade é um fator importante para os escritórios de contabilidade, dado que aumenta a produtividade e oferece uma melhor experiência aos clientes.
A digitalização de documentos contábeis permite a rápida troca de informações entre cliente e contador, facilitando a abertura de empresa, inscrição na Junta Comercial e assim por diante.
Localização de arquivos facilitada
Por fim, localizar arquivos pode ser um trabalho complexo, ainda mais para escritórios com muitos clientes.
A digitalização de documentos torna essa tarefa bastante simples, pois os bancos de dados vêm por padrão com mecanismos de busca e filtragem de resultados.
Essas ferramentas permitem encontrar um documento em segundos.
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