O departamento pessoal é um dos setores mais movimentados da contabilidade. Por isso, um único erro no cálculo da folha de pagamento ou uma falha no registro de férias pode causar dor de cabeça tanto para a empresa quanto para o trabalhador. Além disso, como a legislação trabalhista está em constante atualização, pequenas e médias empresas precisam de profissionais especializados, algo que nem sempre têm tempo ou estrutura para manter internamente.
Sendo assim, é ideal que negócios que estão começando agora considerem contratar um departamento pessoal terceirizado para garantir conformidade legal, evitar multas e manter a gestão de pessoas organizada desde o início.
Você vai ler:
- O que é e como funciona a Gestão de Departamento Pessoal terceirizado?
- Quais as principais vantagens e desvantagens de terceirizar o Departamento Pessoal?
- Quais serviços essenciais estão inclusos na terceirização do Departamento Pessoal?
- Como o sistema Makro potencializa a consultoria externa de departamento pessoal
- Conclusão
- Perguntas frequentes
O que é e como funciona a Gestão de Departamento Pessoal terceirizado?
O departamento pessoal terceirizado é representado por um contador ou escritório de contabilidade contratado por uma empresa para cuidar das rotinas relacionadas ao setor, como contratação e demissão de funcionários, férias, décimo terceiro salário, entre outras obrigações trabalhistas.
Em outras palavras, em vez de a empresa manter uma equipe interna de contabilidade ou departamento pessoal, ela prefere transferir essa responsabilidade para um parceiro externo especializado. Dessa forma, o profissional terceirizado é responsável por executar as demandas e garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação.
Ademais, o funcionamento é simples. Suponhamos que uma empresa contratou um funcionário para atuar como vendedor em uma loja. Nesse caso, as informações sobre a função, salário, dados pessoais, entre outras, são enviadas ao contador responsável.
O contador então registra esses dados no sistema e envia as informações para o governo por meio do eSocial. Após o envio, os documentos admissionais são gerados e encaminhados para que a empresa e o funcionário assinem, formalizando o vínculo empregatício.
Contudo, é importante destacar a diferença entre o departamento pessoal e o setor de recursos humanos, pois muitos empreendedores ainda confundem esses dois departamentos no momento da contratação.
O departamento pessoal é responsável pelos cálculos e procedimentos administrativos, como a folha de pagamento, controle de ponto, admissões e rescisões.
O setor de recursos humanos, por sua vez, é responsável pela gestão de pessoas. Isso inclui recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento de colaboradores. Além disso, o RH também atua na cultura organizacional e no crescimento estratégico da empresa.
Quais as principais vantagens e desvantagens de terceirizar o Departamento Pessoal?
Existem várias vantagens em contar com o departamento pessoal terceirizado, que podem trazer ganhos significativos para a empresa. No entanto, também é importante estar atento aos possíveis desafios envolvidos nesse modelo. Vamos começar falando sobre um dos principais benefícios: a redução de custos. Afinal, quem não gosta de economizar, especialmente quando está começando um novo negócio?
Terceirizar o departamento pessoal costuma ser mais econômico do que manter uma equipe interna. Ao optar por esse modelo, o empresário elimina gastos com salários, encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos constantes para manter a equipe atualizada. Com essa economia, é possível direcionar recursos para outras áreas estratégicas da empresa, como marketing, vendas ou inovação.
Além disso, ao contar com um serviço terceirizado, a gestão ganha mais tempo e foco para se dedicar a atividades essenciais do negócio. Por exemplo, a equipe interna pode concentrar seus esforços em melhorar a experiência do cliente, expandir a operação ou desenvolver novos produtos, enquanto o parceiro especializado cuida de todas as obrigações trabalhistas com segurança e eficiência.
Contudo, os riscos da terceirização do departamento pessoal também existem, especialmente em relação à comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade. Como mencionado, os responsáveis pela empresa precisam enviar todas as informações corretamente para o processo ser realizado de forma adequada. Qualquer falha nesse envio pode gerar erros nos cálculos, prazos ou obrigações legais.
Além disso, é importante destacar que o departamento pessoal lida com informações sensíveis tanto da empresa quanto dos seus funcionários. Por isso, é fundamental haver um contrato formal com cláusulas que garantam a segurança e a confidencialidade dos dados compartilhados.
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Quais serviços essenciais estão inclusos na terceirização do Departamento Pessoal?
Em suma, o departamento pessoal terceirizado faz todo o serviço do setor. Ele cuida da administração da vida funcional dos funcionários, desde a admissão até a rescisão, passando pelo controle de férias, benefícios, afastamentos e obrigações legais. Além disso, garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista, evitando multas e problemas com os órgãos fiscalizadores.
Empresas que oferecem esse serviço costumam atuar diretamente na gestão da folha de pagamento, nas rotinas de admissão e demissão, no envio de informações ao eSocial e no cumprimento das exigências legais.
A seguir, os principais Serviços do Departamento Pessoal Terceirizado:
- Folha de Pagamento
Cálculo de salários, descontos legais (INSS, IRRF), adicionais e emissão de holerites. - Admissão e Demissão
Registro no eSocial, contratos, rescisões, cálculos e documentação obrigatória. - Férias e 13º Salário
Gestão de períodos, cálculos e pagamentos conforme prazos legais. - Obrigações Legais
Envio de dados ao eSocial, DCTFWeb, guias de FGTS e cumprimento das normas. - Administração de Benefícios
Controle de VT, VR/VA, plano de saúde e descontos na folha. - Consultoria Trabalhista
Apoio em dúvidas legais, convenções coletivas e atualizações da legislação.
Como o sistema Makro potencializa a consultoria externa de departamento pessoal
Vale ressaltar que, para o contador exercer a função de Departamento Pessoal terceirizado, é fundamental contar com uma plataforma simples, segura e funcional. O Sistema Makro é ideal para isso, ao oferecer recursos completos que facilitam a gestão de admissões, folha de pagamento, férias, rescisões e demais obrigações trabalhistas.
Além disso, todos os departamentos são integrados, ou seja, os setores Pessoal, Fiscal, Contábil e Financeiro estão reunidos em um único sistema. Isso proporciona mais agilidade na troca de informações, elimina retrabalho e garante maior controle e consistência nos dados.
Com essa integração, o contador tem uma visão completa da empresa, facilita a tomada de decisões e entrega um serviço mais eficiente e estratégico para os clientes.
Com o Makro, o contador consegue prestar consultoria externa de DP com mais agilidade, reduzir falhas operacionais, manter a conformidade com a legislação e ainda oferecer um serviço mais estratégico aos seus clientes. Tudo isso com praticidade, organização e controle centralizado das informações.
Conclusão
Ao contratar um departamento pessoal terceirizado, o empresário ganha mais segurança nos processos, reduz custos operacionais e conquista mais tempo para focar no crescimento do negócio. Para o profissional de contabilidade, essa é uma excelente oportunidade de ampliar sua atuação, agregar valor ao portfólio e estreitar o relacionamento com os clientes.
Por fim, o Sistema Makro apoia esse processo ao reunir em uma única plataforma todos os recursos necessários para uma gestão de DP eficiente, integrada e em conformidade com a legislação. Com ele, o contador tem mais controle, agilidade e tranquilidade para entregar um serviço de qualidade e com total segurança.
Perguntas frequentes
Em suma, a terceirização do DP reduz a carga operacional e libera o gestor para focar em decisões estratégicas. Além disso, garante mais agilidade e precisão nos processos trabalhistas.
Não. Ao terceirizar, você elimina custos com contratação, treinamento e estrutura, o que torna o serviço mais econômico no médio e longo prazo.
Os riscos envolvem falhas no cumprimento da legislação. Além disso, para evitá-los, escolha uma empresa com experiência, processos bem definidos e acompanhamento jurídico constante.
