Você já imaginou como seria possuir acesso à contabilidade de sua empresa pelo seu tablet ou smartphone? Ao mesmo tempo poder acompanhar o fluxo de caixa do seu empreendimento e visualizar relatórios? Pois, saiba que, atualmente, isso é possível! O avanço da internet não apenas mudou a dinâmica de trabalho nas empresas, como também quebrou barreiras.
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Pessoas e serviços, ainda que distantes geograficamente, se aproximaram. Oportunidades de investimento em novos negócios foram criadas, como economia criativa e colaborativa. Em suma, o mundo se “tornou pequeno”.
Atualmente é comum que empresas desenvolvam trabalhos para clientes localizados em outra cidade, estado ou até mesmo em outro país. Tudo graças a internet.
Na contabilidade, a grande tendência com esses avanços foram os serviços em cloud computing. Mas qual o motivo desse investimento? Em primeiro lugar pela facilidade de acesso dos dados na nuvem.
Em segundo, pela integração dos dados, o que facilita o controle da informação. E, em terceiro lugar, pelo aumento da produtividade e automação de rotinas contábeis. Quer saber mais sobre o funcionamento desse modelo de sistema? Então continue abaixo!
Afinal, o que significa cloud computing?
Já imaginou poder armazenar seus arquivos em um grande servidor que, além de manter a segurança das informações, permite o acesso de qualquer ponto do mundo? Este é o cloud computing, ou computação na nuvem! O termo é utilizado para descrever uma infraestrutura física ou virtual que armazena, gerencia dados, executa programas e aplicativos. Por exemplo: seu e-mail, informações nas redes sociais, transmissão de vídeos, dentre vários serviços.
Vale a pena investir em automação contábil na nuvem?
SIM! Você não só gerará economia para sua empresa, como também melhorará a produtividade de sua equipe com rotinas automatizadas. Outro ponto para se considerar é o de que várias empresas, principalmente as grandes do mercado contábil, estão migrando para computação na nuvem. Acessar as informações em diferentes dispositivos se tornou fator de extrema importância para as empresas.
Só para exemplificar como o cloud computing mudou a sua forma de interagir com o mundo, vamos pegar como exemplo locadoras de filmes. Antes era comum alugar várias fitas cassetes ou DVD’s e passar o fim de semana assistindo. Hoje, basta um clique para acessar serviços on demand, como Netflix, Disney Plus ou Amazon Prime.
As mudanças nos últimos anos foram muitas e com a contabilidade não poderia ser diferente, não é mesmo? Planilhas impressas, blocos de anotações, lançamentos de notas, boletos… São vários os arquivos físicos que faziam parte da rotina de contadores. Por isso, automatizar processos sem precisar ficar memorizando fórmulas de planilhas, com consultoria profissional e suporte 100% online facilitam o dia a dia.
O que é automação contábil?
A rotina de um contador envolve muitos documentos, papéis, informações e diversos arquivos. Diariamente, são vários os relatórios gerados para os clientes e que envolvem mudanças de acordo com cada setor no qual a empresa atendida atua.
Ou seja, caso não tenha uma rotina contábil bem organizada, você está sujeito a perder prazos importantes, misturar arquivos e até mesmo errar na geração destes arquivos. Principalmente com uma demanda cada vez maior, possuir uma ferramenta que facilite o controle dos dados pode facilitar o trabalho de profissionais na área.
O serviço ideal para facilitar esse trabalho e melhorar a produtividade de equipes em escritórios de contabilidade é o software de gestão e automação contábil em automação contábil. Crescente no mercado, com os programas é possível gerar realização de balanços, demonstração de resultados, controle de caixa, análise de lucros e prejuízos, e geração de relatórios e documentos de forma automatizada.
Quais as vantagens da automação contábil?
Ainda está na dúvida se deseja adotar o sistema de automação contábil em seu escritório de contabilidade ou empresa? Então confira 10 vantagens e melhore a produtividade de sua equipe.
Acessibilidade
Uma das principais vantagens de um software web contábil é a possibilidade de acessá-lo de qualquer lugar do mundo. Basta possuir uma boa conexão à internet, seja pelo plano de dados da operadora ou wi-fi. Essa facilidade abre espaço para prestar serviços para outras empresas, pois não é necessário um espaço físico para realizar o seu trabalho. Já imaginou ampliar sua carteira de clientes com empresas internacionais?
Oportunidade de Trabalho
Com um software de automação contábil online abre espaço para criação de vagas para pessoas com deficiência (PCD), uma vez que é possível trabalhar remotamente de casa. Outra vantagem é a possibilidade de contratar profissionais qualificados, estejam eles localizados em outra cidade ou estado. A possibilidade de flexibilização do espaço de trabalho pode contribuir para o bem estar de seus colaboradores, pois permite um ambiente mais descontraído.
Economia
Já pensou em melhorar suas rotinas contábeis, principalmente com uma grande redução de custos. Com um software web contábil você não precisa investir tempo com manutenção de servidores e equipamentos, ou licenças de programas. Além disso, você mantém todos as suas informações em segurança, já que as empresas possuem equipamentos com backup completo do banco de dados.
Produtividade
Quem não deseja um sistema seguro, acessível e que permite o aumento da produtividade da equipe? Trabalhar remotamente demanda planejamentos com objetivos específicos e com um sistema de automação contábil isso é facilitado. É comum os sistemas possuírem lista de tarefas, agendas e alertas de prazos, o que ajuda no gerenciamento da informação. A comodidade e a liberdade proporcionadas podem ajudar de forma direta no cumprimento de metas. Além de facilitar o trabalho, esse acompanhamento é um incentivo a mais para a conclusão de metas.
Segurança
Imagine a seguinte situação: você está trabalhando com um arquivo do Excel no seu computador, fechando uma planilha com as contas de uma empresa. Quando está prestes a salvar o arquivo, a energia simplesmente some. Você religa o computador, é preciso fazer tudo do zero, pois o arquivo está corrompido. Pode parecer improvável, mas acidentes com documentos acontecem. Trabalhar na nuvem evita que isso ocorra, já que os arquivos são constantemente atualizados no servidor. Tudo em tempo real e com um backup para evitar a perda dos dados. E mais: livre de vírus, spam ou arquivos espiões.
Treinamento Remoto
Você acabou de adquirir um novo software para computador. Você sabe conceitos básicos, mas precisa aprender e ensinar aos outros colaboradores como usar este software na empresa. Com sistemas de automação contábil, isso é feito remotamente por consultores capacitados. Isso economiza tempo (e dinheiro, claro!), pois você não precisa ficar procurando tutoriais na internet ou vídeos no YouTube.
Flexibilidade
Desktop, notebook, smartphone ou tablet. Não importa a ferramenta que você utilize, um sistema de automação contábil é otimizado para todos os equipamentos. Basta uma boa conexão à internet. Essa flexibilidade também pode ajudá-lo no momento em que precisa de um suporte, que tem maior possibilidade de ser feito com dados precisos e maior agilidade.
Escalabilidade
Com o serviço de computação na nuvem, os serviços de tecnologia da informação podem ter o seu desempenho modificado a qualquer momento, garantindo que todos os usuários consigam trabalhar sem gargalos operacionais. Isso também influenciará o planejamento de médio e longo prazo da empresa. A companhia poderá ter processos de gestão simplificados, adequados a cada situação, criando uma rotina de trabalho flexível e de grande mobilidade para os profissionais.
Agilidade
A contabilidade é um dos setores mais importantes das empresas e precisa ser ágil. Atividades como emissão de notas fiscais, movimentações financeiras, análises de custos ou fluxo de caixa são otimizadas com um sistema de automação contábil. Você pode gerar relatórios detalhados de forma simplificada sobre todos os setores. Esse processo ajuda na avaliação da empresa, como sua saúde financeira, produtividade da equipe, número de vendas, dentre outros.
Redução dos Documentos Físicos
Arquivos físicos têm sua parcela de importância dentro de uma empresa. Notas fiscais, certidões, dentre outros documentos são imprescindíveis para a atuação e controle de processos. Porém, eles também oferecem vários inconvenientes, como dificuldade no armazenamento, demora para localização de cadastros, impressões com perdas de cores, extravio de documentos, dentre outros. Com um sistema de gestão contábil online, praticamente todos os arquivos podem ser armazenados eletronicamente. E mais: empresas que reduzem a utilização de papel também praticam a responsabilidade ambiental.
Como vimos nos 10 pontos acima, é possível sim otimizar seu trabalho com um sistema de automação contábil. O segredo é ter disciplina e comprometimento para manter seu sistema sempre atualizado, vital para a manutenção de uma rotina de trabalho agradável e produtiva da equipe.
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Perguntas e Respostas
Refere-se ao uso de tecnologia para simplificar, acelerar e tornar mais eficientes os processos contábeis tradicionais, substituindo tarefas manuais por sistemas automatizados. Isso garante que as operações contábeis sejam mais precisas e menos suscetíveis a erros.
Empresas podem adotar softwares de contabilidade modernos que automatizam tarefas repetitivas, como lançamentos de diários, conciliação bancária e preparação de relatórios fiscais. Estes softwares não apenas economizam tempo mas também reduzem significativamente a possibilidade de erros humanos.
As principais vantagens incluem maior precisão nos dados contábeis, redução de custos operacionais, otimização do tempo dos profissionais da área, e acesso remoto às informações contábeis em tempo real, o que permite uma gestão financeira mais ágil e informada.
O Sistema Makro é um dos mais utilizados no mercado. Ele oferece uma série de recursos que facilitam a automação dos processos contábeis, ajudando as empresas a manterem suas finanças organizadas de maneira eficiente e segura.
