Com o intuito de melhorar como era feita a documentação e organização de dados do comércio de produtos e serviços, foram desenvolvidos pelo Governo Federal a NF-e (nota fiscal eletrônica) e o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), documentos que já são utilizados há algum tempo. Esses e vários outros pertencem ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que, de acordo com o site oficial, “consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital“.
Desta forma, vale ressaltar que o DANFE e a NF-e são incluídos na rotina contábil das empresas dos mais diferentes portes, mas, apesar de serem muito parecidas, elas têm diferenças muito importantes que devem ser lembradas para que erros na contabilidade sejam evitados.
Siga a leitura deste artigo para conhecê-las!
DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica)
Elaborado em 2016, o DANFE constitui-se em um demonstrativo em resumo que necessita obrigatoriamente ser impresso para transporte de mercadorias. Todas as suas informações devem estar em arquivo XML da NF-e correspondente. Ele é direcionado ao cliente junto à NF-e, entretanto, não tem a mesma validade jurídica de uma nota.
Assim, o cliente não consegue utilizá-lo para realizar trocas, solicitar reembolsos e/ou comprovar que adquiriu determinada mercadoria. Contudo, a empresa também não pode usar o DANFE para confirmar uma venda junto às autoridades fiscais e consumidores.
As principais informações contidas no DANFE são:
- Dados da Empresa, como CNPJ e Inscrição Estadual;
- Informações do cliente: nome, endereço e telefone de contato;
- Valor, data da venda e horário de saída do produto;
- Nome da transportadora e número da placa do veículo;
- Chave de acesso numérica com 44 dígitos com as informações da NF-e.
Essas informações servem para que o cliente possa consultar a NF-e no site da Secretaria da Fazenda. Lembrando que o DANFE deve ser emitido por todas as empresas que fazem vendas pela internet.
A principal vantagem do DANFE é em relação a agilidade: ele centraliza todas as informações fiscais e de envio, o que diminui significativamente o tempo de paradas nos casos de fiscalizações ao longo do trajeto. Assim o produto chega ao cliente mais rápido. O processo é transparente, pois ao receber o produto, o consumidor pode conferir as informações do pedido na hora, sem precisar acessar o e-mail com a NF-e.
Porém é essencial relembrar que os DANFEs não servem para constatar compras!
NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas)
As Notas Fiscais Eletrônicas foram desenvolvidas em 2006 para substituir as antigas notas impressas e exercem a comprovação de transações de compra e venda e prestação de serviços.
São fundamentais para a maioria dos modelos empresariais, com exclusão dos autônomos e dos Microempreendedores Individuais (MEI), exclusivamente quando os mesmos executam transações comerciais com pessoas físicas. Resumindo, ao comercializar ou prestar serviços para outras empresas, o Microempreendedor Individual (MEI) é submetido a emitir a nota fiscal. Porém o autônomo, não tem essa obrigatoriedade, mas pode recorrer à nota fiscal avulsa, que é retirada nas prefeituras. Contudo, o indivíduo que negocia e vende qualquer produto com os consumidores finais, necessita emitir nota, seja uma transação para consumidor final ou entre firmas.
Fique atento: o tipo de nota pode mudar de acordo com a atividade do seu negócio.
É importante ressaltar que as notas eletrônicas não são todas iguais, além da NF-e, existem alguns outros modelos. Veja abaixo:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): desempenha função de comprovante de prestação de serviços em geral, sendo incluído também aqueles vendidos pela internet, como cursos e consultorias;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): é um modelo muito utilizado no varejo físico, criado para substituir o antigo cupom fiscal.
As notas fiscais eletrônicas apresentam vantagens para todo o comércio, ou seja, para aquele que está vendendo, para aquele que está comprando e também para o Fisco. Já para as empresas, sua função principal é fazer uma diminuição de custos com impressão de notas, reduzir erros em processos de emissões, facilitar o envio dos dados fiscais para clientes e autoridades e, por fim, controlar os desafios no armazenamento dos documentos. Para os clientes, a admissão da NF-e e outras notas eletrônicas tem como principal benefício a facilidade e agilidade.
Todos as informações de compra e venda são conduzidas pela internet, o que ajuda a manter esses dados registrados, evitando situações inconvenientes como, por exemplo, a perda da nota e assim não poder realizar a troca do produto.
Para o Fisco, a admissão da NF-e simplifica o acompanhamento das obrigações contábeis, ajuda para a diminuição de custos de fiscalização e agiliza o trabalho dos postos fiscais. Consequentemente, a Receita agora tem menos casos de sonegação de impostos, situação que era muito recorrente.
Qual a diferença entre DANFE e NF-e?
O entendimento do uso correto das notas, ampara a empresa em relação a gestão de seus dados e documentos, desta forma, evita problemas junto ao Fisco. Com o surgimento da NF-e, os órgãos de fiscalização do governo começaram a designar validade fiscal e legal somente ao arquivo XML correspondente.
Isso revela que o DANFE, embora seja uma representação impressa resumida da NF-e, não tem validade fiscal e jurídica. Portanto, o seu uso é obrigatório no transporte de mercadorias, além disso, ele também não necessita ser guardado, ao contrário dos arquivos em XML. Todavia, é recomendado fazer isso com o canhoto de entrega do produto, pois, o mesmo poderá servir de comprovação, caso algum cliente alegue que não recebeu certo produto.
A diferença entre NF-e e DANFE é pouca. Porém, negligenciá-la pode resultar em multas para a empresa, em função, por exemplo, do armazenamento do DANFE em vez da NF-e. Por isso, é essencial organizar e armazenar cuidadosamente todos os arquivos XML, pois, como foi visto, eles têm validade fiscal e jurídica junto aos órgãos governamentais de fiscalização.
Para saber mais: Arquivo XML
Com o início da utilização das NF-e, as empresas deixaram de armazenar notas físicas durante 5 anos, como obriga a Receita Federal, e então começaram a guardar os “resumos” que elas geram, que são os arquivos XML.
Cada nota emitida, gera um novo XML (eXtensible Markup Language) que precisa ser armazenado e utilizado quando a empresa for fazer o recolhimento de tributos e prestação de contas.
Os arquivos XML aparceram justamente para facilitar esse armazenamento. Desse modo, ao invés de ter que armazenar uma quantidade muito grande de papel dentro de um armário, hoje, as empresas só precisam preservar pequenos arquivos no computador.
Por quanto tempo o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado?
Assim como era na versão em papel, a versão eletrônica deve ser preservada por no mínimo cinco anos por fornecedores e compradores. É importante levar esse tempo por dois motivos:
- Caso haja algum documento extraviado, a empresa poderá sofrer multas.
- Se houver a necessidade de troca em algum produto ou serviço.
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