Como funcionam os documentos digitais na contabilidade?

Num passado nem tão distante assim, era muito comum chegarmos aos escritórios de contabilidade e vermos imensos armários cheios de documentos, tanto da própria contabilidade quanto de clientes e colaboradores. Afinal, a única maneira de guardar estes documentos era de forma física.

Contudo, com o avanço da tecnologia, toda essa papelada passou a ser digital. Mas não foi de uma hora para outra como muitos pensam. Mesmo com o mundo tecnológico, alguns setores de trabalho precisaram esperar um sistema de extrema confiabilidade para que pudessem arquivar seus documentos. É o caso da contabilidade.

Qualquer documento perdido poderia significar uma perda de contrato, uma multa junto ao fisco, problemas futuros com a receita, malefícios à imagem do próprio escritório de contabilidade no mercado de trabalho, dentre outros prejuízos.

Hoje, tem sido cada vez mais comum que empresas busquem emitir, armazenar e até assinar documentos de forma online, tornando mais ágil os processo de trabalho e fechamento de parcerias. Até porque, já é possível fechar contratos de trabalho através de um clique. E cá entre nós: neste momento de isolamento social, isso está sendo cada vez mais comum.

Mas vamos ao que interessa. Legalmente, o que há de correto ou errado? Quando eu digitalizo meus documentos, posso me desfazer dos papéis? A assinatura digital é a melhor saída? Vamos explicar tudo neste artigo.

O QUE DIZ A LEI?

No dia 18 de março de 2020, o Governo Federal publicou o tão aguardado Decreto 10.278/2020. Nele, o texto estabelece todos os requisitos técnicos para transformar documentos físicos em digitais, com a garantia de que estes  produzam os mesmos efeitos legais dos originais, sejam eles públicos ou privados.

Entretanto, alguns documentos ainda não estão cobertos pelo decreto. Elencamos todos eles aqui:

  • Nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
  • Referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  • Em microfilme;
  • Audiovisuais;
  • De identificação;
  • De porte obrigatório.

COMO TRANSFORMAR DOCUMENTO FÍSICO EM DIGITAL?

O Decreto especificou duas técnicas principais para os documentos digitais:

  • Garantir a rastreabilidade e a auditabilidade

Essa norma diz respeito ao sistema utilizado na hora de digitalizar um documento, que deve fornecer informações sobre o procedimento executado para tal. É preciso que o sistema contenha informações como quem digitalizou, quando digitalizou, onde e qual foi o equipamento utilizado.

  • Ser compatível com outros sistemas

Nesse tópico, o decreto exige que deve se salvar o arquivo em um formato aberto, como o PDF por exemplo, a fim de garantir que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.

CÓPIAS DE SEGURANÇA

Ao guardar o seu arquivo digitalmente, é necessário fazer um backup para que você esteja resguardado de qualquer problema no sistema operacional da sua empresa. Faça esse backup salvando seus documentos digitais em um HD Externo ou arquivar esse documento em nuvem.

O armazenamento em nuvem além de não ocupar espaço em seu computador, oferece mais segurança, pois empresas como Google e Microsoft contam com criptografia avançada, o que mantém seu documento digital protegido.

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