Tecnologia no Setor Contábil: 5 transformações que estão mudando a profissão

A era da tecnologia no setor contábil realmente chegou, deixando uma marca permanente em uma das mais antigas indústrias da humanidade. Isso porque o profissional da área já não precisa mais passar horas lidando com pilhas de documentos e executando processos de forma manual.

Hoje, a contabilidade digital automatiza tarefas repetitivas e garante que as obrigações sejam cumpridas com mais agilidade e segurança. Dessa forma, apresentamos a seguir cinco maneiras pelas quais a tecnologia transformou o setor contábil nos últimos anos.

Computação em nuvem e a nova realidade dos escritórios contábeis

A internet é uma ferramenta que todas as empresas devem aprender a utilizar plenamente. Com frequência, ela é vista somente como o espaço onde estão o site da empresa e suas contas nas redes sociais. No entanto, uma mudança significativa está ocorrendo no mundo corporativo: a computação em nuvem.

Atualmente, muitas empresas contábeis estão adotando sistemas baseados em nuvem para otimizar o gerenciamento de suas informações. Independentemente de onde você estiver ou da hora do dia, basta fazer login para ter acesso imediato aos seus dados.

Com isso, o escritório de contabilidade pode obter melhorias significativas nos processos. Um exemplo é o sistema Makro, uma plataforma desenvolvida para facilitar o dia a dia do contador. Com ela, é possível analisar dados em tempo real, já que todos os colaboradores da empresa têm acesso às informações mais atualizadas. A computação em nuvem também simplifica a coleta e o uso de documentos em formato digital.

Além disso, é possível contar com armazenamento praticamente ilimitado, à medida que a empresa cresce, independentemente do tamanho ou da quantidade de arquivos contábeis. Também é viável sincronizar documentos entre diferentes plataformas, mantendo todos os arquivos seguros e com cópias de segurança automáticas na nuvem.

Manter registros em formato digital e em um sistema centralizado significa que será mais fácil gerenciar e recuperar arquivos sempre que necessário. A distribuição de informações contábeis para diferentes filiais da empresa também se torna muito mais simples.

Por fim, o uso de sistemas em nuvem, simples e prontos para uso, reduz significativamente os custos com infraestrutura de TI e manutenção de arquivos. Segurança cibernética, backup e recuperação de dados também são aspectos que se beneficiaram da tecnologia no setor contábil.

Tecnologia no setor contábil e a transformação do papel do contador

Se há um aspecto da contabilidade que muitos profissionais temem, é a tarefa tediosa e cansativa de compilar e computar dados. No entanto, com o avanço da tecnologia no setor contábil, hoje é possível realizar tudo isso com apenas um clique.

Considere dois contadores lidando com as contas de seus clientes. O primeiro não confia na tecnologia e a utiliza o mínimo possível. Seu trabalho se resume a manter os arquivos do cliente organizados e garantir o cumprimento das obrigações fiscais do ano corrente.

O segundo contador, por outro lado, adota uma abordagem completamente diferente. Usando software de gestão (ERP) e sistemas em nuvem, ela coleta dados e realiza cálculos de forma rápida e eficiente. Com isso, dedica a maior parte do seu tempo à análise desses dados, buscando maneiras de auxiliar o cliente a melhorar seus negócios no presente e a planejar estrategicamente para o futuro.

Essa diferença de postura permite que o segundo contador não somente gerencie melhor os tributos atuais, mas também tenha tempo e recursos para discutir com o cliente formas de otimizar sua situação tributária a longo prazo.

Os avanços em softwares contábeis permitiram que os profissionais da área se dedicassem a tarefas mais estratégicas. Eles deixaram de atuar apenas como processadores de números e passaram a desempenhar funções de maior valor agregado, oferecendo serviços mais especializados.

Hoje, contadores qualificados podem ir além da conformidade fiscal e oferecer análises e interpretações de dados, consultoria em planejamento financeiro, assessoria em estratégias de negócios e até mesmo maior participação nas decisões operacionais da empresa.

A tecnologia, portanto, não substitui o contador. Ela o potencializa, liberando tempo e ampliando seu papel nas organizações.

Atendimentos mais rápidos e conectados com o cliente

A digitalização de dados e operações beneficia não apenas os colaboradores da empresa, mas também os seus clientes.

Pense na interação tradicional entre um contador e seu cliente. Ambos precisam reservar um horário específico para se encontrarem presencialmente. Essa reunião geralmente permite revisar documentos físicos e discutir a situação financeira do cliente. No entanto, se o cliente ficar preso no trânsito, isso compromete a agenda do contador. E, se o contador se atrasar, acaba desperdiçando o tempo do cliente. Essa dinâmica pode gerar frustração e, em alguns casos, levar o cliente a considerar a troca de escritório contábil.

Com os avanços da tecnologia no setor contábil, esse tipo de encontro tornou-se, geralmente, desnecessário. Como contadores e clientes agora podem acessar dados em tempo real, de forma remota, ambos conseguem visualizar, editar e comentar documentos simultaneamente. As reuniões podem ser realizadas no momento mais conveniente para todos os envolvidos, inclusive por videoconferência.

Em outras palavras, contadores e clientes passam a estar literalmente na mesma página. Isso permite uma conexão mais direta entre os profissionais contábeis e os empresários, promovendo um atendimento mais ágil, eficiente e colaborativo.

Além disso, softwares e aplicativos com foco na experiência do usuário tornaram o entendimento das finanças mais acessível, mesmo para quem não tem muita experiência na área. Quando o cliente consegue visualizar e analisar seus próprios dados, ele se envolve mais com a gestão financeira. No final, isso se traduz em clientes mais engajados, com processos automatizados, acesso à consultoria estratégica e apoio por meio de análises preditivas.

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Contabilidade móvel: mais praticidade no dia a dia

Pode parecer óbvio afirmar que nos tornamos cada vez mais dependentes de nossos dispositivos móveis. No entanto, apesar dessa presença constante em nosso dia a dia, muito pequenas empresas ainda não aproveitam totalmente os benefícios que os dispositivos móveis podem oferecer.

Hoje, já existem aplicativos móveis dedicados a diversas funções contábeis. A seguir, estão algumas das tarefas que podem ser realizadas diretamente no smartphone ou tablet:

• Criar e enviar faturas
• Capturar recibos
• Elaborar declarações de despesas
• Recolher assinaturas

Tudo isso pode ser feito com apenas alguns toques na tela, e os dados são automaticamente armazenados na nuvem. Quando surgir um problema que exija uma resposta imediata, será possível acessar os arquivos e informações necessários, esteja onde estiver.

Além disso, é possível utilizar softwares de gerenciamento de clientes (CRM) nos dispositivos móveis para melhorar o suporte e a comunicação com os clientes. Com a integração entre CRM e mobilidade, é possível fortalecer o relacionamento com a base de clientes, oferecendo respostas mais rápidas e personalizadas.

Com um smartphone ou tablet, e o suporte adequado de TI por meio de soluções de gerenciamento de dispositivos móveis, é possível levar o escritório com você para onde for. Isso elimina a necessidade de aguardar o retorno ao escritório para resolver pendências.

Essa agilidade é especialmente importante porque os clientes também têm rotinas corridas. Eles valorizam, e se lembram, quando você consegue oferecer soluções no momento em que mais precisam. E essa valorização se transforma em lealdade.

Software especializado e a automação dos processos contábeis

Um a um, os contadores estão deixando para trás a caneta tradicional, o razão e a calculadora de mesa. Hoje, existem ferramentas de processamento mais eficientes e softwares de contabilidade especializados que permitem uma entrada e computação de dados muito mais rápidas. Até mesmo o ato de inserir informações manualmente nesses sistemas está em declínio, graças à tecnologia de digitalização, que permite simplesmente fotografar uma página para o software preencher automaticamente os campos relevantes.

A precisão nos cálculos continua sendo essencial no trabalho contábil, e o uso de computadores aumentou significativamente essa precisão, reduzindo drasticamente a margem de erro. Pense no que pode acontecer com um pequeno erro: multas fiscais, sanções do conselho profissional ou até danos à reputação do contador.

O software de contabilidade eliminou praticamente as causas desses pequenos, porém significativos, erros. Além disso, mudou o foco do contador: de tarefas minuciosas para aquilo que realmente importa aos clientes, como proteger e expandir seus negócios. Com isso, transformou uma das profissões mais tradicionais do setor de colarinho branco em uma atividade dinâmica e acelerada.

A importância da atualização tecnológica para o contador moderno

Como contador no mundo de hoje, é necessário manter-se atualizado com os avanços mais recentes em tecnologias para ser competitivo e aumentar sua produtividade. Aceite o desafio e analise mais detalhadamente todas as maneiras em que a tecnologia no setor contábil alterou muitos processos. Aceitar essas mudanças será muito benéfico para você e sua empresa

Perguntas frequentes