Retirar cliente do controle financeiro no Sistema Makro é essencial para manter a organização e evitar cobranças indevidas. Este guia detalha como realizar esse procedimento de forma correta, garantindo a integridade das informações e o uso eficiente do sistema.
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Quando e Por Que Retirar um Cliente do Controle Financeiro
Antes de fazer qualquer alteração, é importante entender em qual situação o cliente se encontra. No Sistema Contábil da Makro, existem dois cenários principais: o cliente que saiu do escritório mas ainda tem valores a receber, e o cliente que continua ativo mas não terá mais cobrança de honorários. Identificar corretamente cada caso é o que define qual procedimento aplicar.
No vídeo abaixo, publicado no canal oficial da Makro no Youtube, são apresentadas orientações práticas para usuários do sistema, especialmente empresários, contadores e profissionais da área fiscal. O conteúdo aborda as diferentes situações em que um cliente pode ser retirado do controle financeiro e os procedimentos corretos para cada caso, garantindo um uso mais eficiente do sistema.
Como Colocar uma Empresa em Arquivo Morto no Sistema Makro
Para clientes que não fazem mais parte do escritório, a empresa deve ser movida para o Arquivo Morto. Acesse o menu Preparar > Cadastros> Empresas. Marque a empresa como Arquivo Morto, como mostrado no vídeo acima. Então, o sistema vai pedir o motivo da mudança, como “mudou de escritório” ou “cliente baixou a empresa”. Depois, registre a data final do contrato. Sem essa data, a empresa continua contando na sua base, o que impacta o limite de clientes nos planos com número fixo de empresas.
Passo a Passo para Configurar Honorários sem Cobrança para Clientes Ativos
Quando o cliente permanece ativo, mas não deve mais ser cobrado, vá até o menu Financeiro > Cadastros > Honorários. Altere o status dos honorários para “Arquivo Morto”. Essa configuração garante que o sistema não gere cobranças futuras, mantendo o cliente ativo apenas para fins fiscais e de obrigações legais.
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A Importância da Data Final ao Arquivar Clientes no Sistema
Ao arquivar uma empresa, colocar a data final do contrato é o que faz o sistema reconhecer que aquele cliente saiu de fato. Sem ela, a empresa continua na base ativa e ocupa uma vaga no plano, o que pode gerar confusão e limitar o espaço para novos clientes.
Conclusão
Em suma, gerenciar corretamente o status dos clientes no Sistema Makro é fundamental para uma gestão financeira eficiente e organizada. Compreender as diferenças entre clientes ativos, inativos e arquivados permite aplicar as configurações corretas, mantendo a base de dados limpa e evitando cobranças indevidas. Portanto, seguir os passos para colocar empresas em Arquivo Morto e ajustar os honorários conforme a situação assegura um uso mais produtivo do sistema e melhora a gestão do escritório contábil.
Agora que você sabe como retirar um cliente do controle financeiro no Sistema Makro, aplique essas orientações para manter sua gestão contábil organizada e eficiente. Continue acompanhando nosso conteúdo para mais dicas práticas!
Perguntas frequentes
Colocar um cliente em Arquivo Morto significa marcar a empresa ou os honorários como inativos no sistema, indicando que o cliente não faz mais parte da base ativa para cobranças ou controle financeiro, mas mantendo os registros para consulta e histórico.
A definição da data final permite que o sistema reconheça o término do contrato com o cliente, evitando que ele continue aparecendo como ativo e ocupando espaço na base de dados, o que é fundamental para o controle e limites do plano contratado.
Sim. Nesse caso, o cliente permanece cadastrado para fins de cobrança, mas deve ser colocado corretamente no sistema para que as cobranças sejam feitas sem que ele apareça como cliente ativo para outras funções.
Você deve acessar o menu Financeiro, Cadastros e Honorários, e alterar o status dos honorários desse cliente para Arquivo Morto, o que indica que não haverá mais cobranças, embora o cliente continue ativo para entrega de obrigações.
