Do dado à estratégia: a importância dos relatórios gerenciais de pessoal​ no RH

Ei, contador!
Já pensou em ter um documento que ofereça uma visão clara e objetiva sobre os custos com pessoal, o quadro de funcionários, indicadores de desempenho e muito mais?

Para os profissionais da contabilidade e da gestão, ter essa visibilidade é essencial para a estratégia do negócio. É justamente aí que entram os relatórios gerenciais de pessoal​ — uma ferramenta indispensável para o acompanhamento eficiente da força de trabalho. Dessa forma, explicaremos essa funcionalidade.

O que são os relatórios gerenciais de pessoal​ e por que são vitais para o RH?

Em suma, os relatórios gerenciais de pessoal​ são documentos que permitem ao profissional analisar e, ao mesmo tempo, transformar os dados do departamento de Recursos Humanos (RH) em informações estratégicas e acionáveis.

Em outras palavras, são ferramentas organizadas que facilitam a interpretação de métricas e outros dados relevantes para a empresa ou para o escritório de contabilidade. Esses relatórios ajudam a identificar oportunidades de melhoria, controlar gastos, avaliar a produtividade de pessoal e, principalmente, embasar decisões importantes de forma mais segura e fundamentada.

Para o RH, esses documentos são essenciais no processo de tomada de decisão, pois um departamento de Recursos Humanos eficaz precisa atuar como um parceiro estratégico do negócio. Com dados em mãos, é possível tomar decisões mais assertivas, seja no momento da contratação, na realocação de equipes ou na definição de políticas internas.

Outro ponto relevante é a mensuração do retorno sobre o investimento (ROI). Por meio desses relatórios, é possível avaliar o desempenho dos colaboradores em relação aos investimentos realizados em treinamentos, programas de bem-estar e outras iniciativas. Dessa forma, os gestores conseguem identificar se os recursos aplicados na equipe estão, de fato, gerando retorno positivo para a organização.

Além disso, os relatórios de desempenho de funcionários fornecem uma visão clara sobre o rendimento individual e coletivo, contribuindo para a gestão mais eficaz de talentos, planos de carreira e estratégias de desenvolvimento profissional.

Quais os tipos mais importantes de relatórios gerenciais de pessoal​ que toda empresa deveria usar?

Elaborar relatórios gerenciais de pessoal​ não é somente reunir informações, mas sim analisá-las de forma que façam sentido para apoiar a tomada de decisões. Por isso, listamos a seguir alguns dos principais documentos que oferecem insights valiosos sobre o capital humano da organização.

Relatório de Absenteísmo
Pode parecer um nome técnico, mas este relatório evidencia o tempo de ausência e a frequência de faltas dos colaboradores em um determinado período. Os dados podem ser filtrados por departamento, cargo, ou outras categorias. Altos índices de absenteísmo podem indicar problemas na cultura organizacional, falhas na retenção ou seleção de talentos, entre outros fatores.

Relatório de Turnover
Esse relatório mede a taxa de entrada e saída de colaboradores. Assim como o de absenteísmo, ele pode ser personalizado com filtros por período, cargo, setor, etc. Uma alta rotatividade pode representar um custo significativo para a empresa, devido aos gastos com desligamentos, processos seletivos e treinamentos de novos funcionários.

Relatório de Desempenho
Apresenta a performance dos colaboradores com base em competências, metas alcançadas e feedbacks recebidos. Esse documento é essencial para que o RH identifique talentos, necessidades de capacitação, planos de desenvolvimento e ações de reconhecimento.

Relatório de Custos com Mão de Obra
Reúne todos os gastos relacionados aos colaboradores, incluindo salários, encargos, benefícios, horas extras, bônus e demais remunerações. Com esse relatório, os gestores conseguem analisar os custos com mais clareza, identificar oportunidades de otimização e realizar um planejamento orçamentário mais eficiente.

Quais KPIs são fundamentais para construir relatórios gerenciais de pessoal​ eficazes?

Você já ouviu falar em Indicadores-Chave de Desempenho, os famosos KPIs (Key Performance Indicators)?
Eles são informações brutas presentes nos relatórios gerenciais — como números, índices e percentuais — que medem o desempenho de algo em um determinado período.

Esses indicadores são os componentes fundamentais para a construção dos relatórios gerenciais já mencionamos. Por meio deles, é possível responder a perguntas importantes, como: qual foi o tempo médio?, qual a taxa de rotatividade?, quanto foi investido?, entre outras.

Um exemplo que podemos citar é o relatório de turnover, que mede o percentual de entrada e saída de colaboradores na empresa. Imagine o João, gestor de uma organização, que precisa saber qual foi a taxa de profissionais que entraram e saíram ao longo de um ano. Para calcular esse índice, ele pode utilizar a seguinte fórmula:

Fórmula do Turnover: (Número de desligamentos no período / Número médio de funcionários no período) × 100

Esse resultado evidenciará a taxa e o custo de turnover, ou seja, o percentual de rotatividade da equipe. Com isso, o gestor poderá avaliar se há problemas na retenção de talentos ou se são necessários ajustes nos processos de recrutamento e seleção.

Outros KPIs importantes que podem ser acompanhados incluem:

• Tempo médio de contratação
• Custo de contratação
• Qualidade da contratação
• Índice de engajamento dos colaboradores
• Retorno sobre o investimento (ROI) em treinamentos
• Custo total de mão de obra
• Custo de mão de obra por funcionário
• Taxa de absenteísmo
• Motivos de absenteísmo

Esses indicadores ajudam a avaliar a eficiência dos processos de RH e a tomar decisões mais estratégicas, baseadas em dados concretos.

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Como os relatórios gerenciais de pessoal​ podem otimizar a tomada de decisões no RH e na gestão?

Como vimos, os relatórios gerenciais de pessoal são uma ferramenta importante e estratégica para qualquer empresa, ao auxiliarem os gestores na tomada de decisões. Além disso, é por meio deles que a gestão é otimizada, transformando dados brutos em informações relevantes para o planejamento e a melhoria dos processos.

Assim, com as métricas gerenciais, os responsáveis passam a ter um panorama detalhado sobre diversos aspectos da gestão de pessoas. Dessa forma, é possível diagnosticar problemas, identificar tendências e até antecipar cenários futuros.

Ademais, por meio dos relatórios de RH, é possível otimizar custos, revisar políticas da empresa, planejar investimentos em desenvolvimento e promover um planejamento de pessoal mais eficiente. As métricas também auxiliam no atingimento de objetivos estratégicos, justificam orçamentos e promovem ações mais assertivas na gestão de talentos.

Quais ferramentas e softwares são recomendados para a criação de relatórios gerenciais de pessoal​?

Pelo Sistema Makro, uma plataforma contábil que oferece diversos relatórios, é possível facilitar a análise de dados de diferentes departamentos. Dessa forma, contadores e gestores podem acessar, em tempo real, informações organizadas dos setores pessoal, fiscal e contábil.

Por meio dos relatórios, é possível consultar bancos de horas, contratos de experiência, cadastro de empregados, entre outros documentos essenciais. Além disso, o sistema integra os departamentos e oferece uma interface intuitiva com funcionalidades que simplificam e agilizam as demandas.

E não podemos esquecer: a plataforma conta com suporte gratuito e mentoria com especialistas, que auxiliam você no cumprimento das obrigações contábeis.

Perguntas frequentes