Para quem é da contabilidade, com certeza já precisou usar o Programa Validador e Assinador, ou o PVA. Ele é uma ferramenta muito importante, e usado para garantir que os documentos digitais sejam autênticos e confiáveis. Nesse sentido, esse programa foi desenvolvido com o objetivo de validar a assinatura digital de diversos arquivos, como: livros contábeis, declarações fiscais e outros documentos eletrônicos.
Esse artigo foi pensado com o intuito de servir como um manual, te auxiliando a compreender melhor o que é o PVA, seu funcionamento e como é usado. Com esse conhecimento à sua disposição, você pode garantir a segurança e a confiabilidade dos seus documentos digitais, na hora de organizar o SPED Fiscal.
Você vai ler:
O que é o PVA?
O Programa Validador de Assinatura (PVA) é um programa gratuito disponibilizado pela Receita Federal do Brasil. Ele é usado para validar a assinatura digital de arquivos eletrônicos, como notas fiscais e declarações, entre outros documentos. Ele foi desenvolvido pela Serpro e se destaca como uma ferramenta importante para quem lida com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Nesse sentido, seu objetivo principal é garantir a autenticidade dos documentos que são enviados à Receita Federal. Sendo assim, a assinatura vai funcionar como um mecanismo de criptografia, garantindo a integridade dos documentos, para verificar que não foi alterado ou modificado após a sua emissão e assinatura.
Como funciona o PVA?
Em resumo, o Programa Validador e Assinador (PVA) é usado para verificar a assinatura do arquivo eletrônico. Ele fez esse trabalho ao comparar com o certificado digital do signatário. Dessa forma, se a assinatura for válida, o PVA irá emitir um certificado de validação, que servirá para comprovar a autenticidade e integridade do documento.
Portanto, o PVA é uma ferramenta essencial para os contadores e empresas que precisam enviar documentos fiscais eletrônicos ao Fisco. Assim, as empresas podem garantir a conformidade com as exigências impostas pela Receita Federal.
Os benefícios de utilizar o PVA
O uso do PVA oferece inúmeros benefícios para as empresas. Mas, especialmente para contadores e profissionais da contabilidade que lidam diariamente com a gestão fiscal. Além disso, com suas funções básicas de validação, assinatura digital e transmissão de dados, o programa proporciona vantagens significativas que podem transformar a rotina contábil.
Redução de erros nos documentos fiscais
O Programa Validador e Assinador é um aliado poderoso na redução de erros, na hora de emitir documentos fiscais. Ao automatizar a validação dos dados, o programa detecta inconsistências e falhas que poderiam passar despercebidas em uma revisão manual. Assim, isso não apenas diminui o risco de multas e penalidades, mas também ajuda os contadores na economia de tempo.
Maior segurança na transmissão de dados
A segurança de dados é uma preocupação constante, especialmente quando você precisa lidar com tantos documentos diariamente na contabilidade. O PVA utiliza de tecnologias avançadas de criptografia para garantir que os documentos fiscais transmitidos estejam protegidos contra interceptações e fraudes. Para os profissionais de contabilidade, isso significa mais tranquilidade na hora de enviar informações sensíveis para a Receita Federal.
Conformidade com as normas fiscais
Se manter atualizado com as constantes mudanças na legislação fiscal do Brasil, é um grande desafio! O Programa Validador e Assinador, assegura que os documentos enviados estão em total conformidade com as normas exigidas pela Receita Federal. Dessa forma, é mais fácil garantir que suas práticas estejam alinhadas com as regulamentações mais recentes, evitando problemas legais e administrativos.
Simplificação do processo de auditoria interna
O programa simplifica significativamente o processo de auditoria interna. Portanto, com as validação e assinatura digital automatizadas, fica mais fácil organizar e consultar os documentos fiscais. Assim, facilita o trabalho dos auditores internos, ao identificar a autenticidade e integridade dos documentos de forma rápida e eficiente.
Facilitação da gestão fiscal e contábil
O PVA também contribui para uma gestão fiscal e contábil mais eficaz. Com todas suas funções integradas em um só lugar, os contadores podem gerenciar melhor os prazos e as obrigações fiscais. O resultado é um controle mais rigoroso e uma maior eficiência operacional.
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Passo a passo para utilizar o PVA
O uso do Programa Validador e Assinador (PVA) é bem simples. No entanto, requer atenção a alguns detalhes importantes. A seguir, você pode conferir um guia passo a passo que vai te ajudar a usar essa ferramenta essencial para a gestão fiscal e contábil dos seus clientes.
- Acesse o site oficial e baixe o PVA
Primeiramente, acesse o site da Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados), para fazer o download do programa. Então, certifique-se de escolher a versão do software compatível com o sistema operacional.
- Instale o PVA
Em seguida, após o download, realize a instalação do programa no seu computador, seguindo as instruções. Este processo é bastante intuito, e não leva muito tempo.
- Configure o PVA
Com o programa já instalado, é hora de configurar! Isso inclui a configuração dos certificados digitais, que são essenciais para a assinatura dos documentos. Além disso, você deve definir as opções de validação e assinatura de acordo com as necessidades dos seus clientes. Caso tenha dúvidas, não se preocupe! A Serpro disponibiliza um manual de instruções para te ajudar.
- Realize a importação do arquivo SPED
Agora, é hora de importar o arquivo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que deseja validar e assinar. No PVA, selecione a opção para importar, e selecione o arquivo no seu computador.
Calma, ainda não acabou! Os últimos três passos para realizar o envio do arquivo no PVA, são os mais importantes. Portanto, agora você vai entender um pouco como funciona a validação, assinatura digital e por fim, o envio dos documentos.
Validação
Esse é, sem dúvidas, o ponto principal desse programa. Após a empresa gerar seus documentos fiscais, como a Escrituração Fiscal Digital (EFD), esses arquivos precisam ser verificados quanto à sua conformidade com os padrões estabelecidos pelo governo. Portanto, o PVA faz essa validação através de duas formas:
- Estrutura do arquivo: verifica se o layout do arquivo segue o padrão exigido. Também inclui verificar se todos os campos obrigatórios estão corretos, assim como os valores;
- Consistência das informações: analisa a coerência dos dados inseridos. Por exemplo, verifica se o total de impostos calculados estão corretos e se não há divergências nas informações fornecidas.
Assinatura digital
Em seguida, após realizar a validação, o próximo passo é a assinatura digital. Esta etapa é crucial para garantir a autenticidade e integridade do documento fiscal. Portanto, o PVA utiliza um certificado digital, que é uma espécie de “assinatura eletrônica”, emitida por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada. E funciona assim:
- Certificado digital: a empresa deve possuir um certificado digital válido. Este certificado garante que a assinatura seja única e exclusiva daquela empresa.
- Assinatura do documento: o PVA utiliza o certificado digital para assinar o arquivo fiscal. Assim, cria uma espécie de “impressão digital” no documento, que prova que ele não foi alterado desde a sua assinatura.
Transmissão para a Receita Federal
Por fim, com o arquivo validado e assinado, é hora de enviar para a Receita Federal. O programa facilita a transmissão de maneira de segura e eficiente, sendo enviado diretamente. Após a transmissão, você terá acesso a um documento que confirma o recebimento e a conformidade do arquivo. Este recibo é uma prova de que a empresa cumpriu suas obrigações fiscais.
Melhores práticas para usar o PVA
Ao utilizar o PVA, você terá uma ferramenta poderosa para garantir a segurança, confiabilidade e agilidade no cumprimento das obrigações fiscais. Portanto, para garantir a segurança dos seus documentos digitais, separamos algumas dicas que podem te ajudar a aplicar as melhores práticas ao utilizar esse programa:
- Utilize sempre uma versão mais recente do software do PVA. Periodicamente, são disponibilizados atualizações do PVA, para garantir sua funcionalidade;
- Mantenha seu certificado digital sempre atualizado e válido! Afinal, ele é essencial para garantir a autenticidade dos documentos;
- Realize backups regulares dos seus arquivos SPED para garantir a segurança e recuperação em caso de falhas;
- Armazene seus arquivos digitais em local seguro, como um disco rígido externo ou em um serviço de armazenamento em nuvem confiável;
Como o PVA pode te ajudar a identificar erros no SPED?
O Programa Validador e Assinador pode te ajudar a verificar de forma automática os arquivos enviados através do SPED Fiscal, assim como a consistência das informações, apontando qualquer irregularidade. Em suma, ele ajuda a garantir a conformidade dos seus documentos.
Alguns erros comuns identificados pelo PVA
- Erros de estrutura: o PVA ajuda a detectar quaisquer erros na formação do arquivo, como nos campos obrigatórios não preenchidos ou dados inseridos de forma errada.
- Inconsistências de dados: o software ajuda a verificar a coerência das informações. Como divergências nos impostos declarados, evitando assim, problemas com a Receita Federal.
- Faltando informações: o programa pode te alertar caso tenha alguma informação faltando, como dados de fornecedores e clientes.
- Códigos fiscais inválidos: o software também notifica caso algum código fiscal esteja incorreto, como o NCM (Nomemclatura Comum do Mercosul). Em suma, essa detecção é fundamental para assegurar que cada produto ou serviço esteja devidamente classificado.
Hora de fazer o SPED Fiscal: o Sistema Makro pode te ajudar!
O SPED Fiscal, ou a Escrituração Fiscal Digital (EFD) é uma obrigação acessória que deve ser entregue por todas as empresas que comercializam mercadorias ou prestam serviços em âmbito nacional. Você, contador, já deve saber que nessas horas é preciso muita organização! Afinal, são tantos documentos que é fácil deixar algum erro passar. Portanto, é fundamental contar com um bom sistema de software para te ajudar nessa organização.
Com o Sistema Makro, você tem um aliado para ajudar a nessa organização. Depois, é só realizar a validação dos seus documentos através do Programa Validador e Assinador (PVA). O Sistema Makro te permite automatizar tarefas repetitivas e a gestão de documentos. Assim, é possível reduzir custos e flexibilizar seu tempo na hora de regularizar a situação fiscal do seu cliente.
Perguntas frequentes
O Programa Validador e Assinador é um software disponibilizado pela Receita Federal, e desenvolvido pela Serpro, com o intuito de validar a assinatura digital em documentos eletrônicos.
Ele ajuda a verificar a assinatura digital do arquivo eletrônico e compara com o certificado digital do signatário, permitindo a validação do documento e comprovando sua autenticidade.
Entre os maiores benefícios, podemos citar a redução de erros nos documentos fiscais, mais segurança na hora de transmitir os dados, conformidade com as normas fiscais, simplificação do processo de auditoria e facilitação da gestão fiscal e contábil.
