Plano de contas contábil: da estrutura básica à implementação prática

Um plano de contas contábil, também chamado de Elenco de Contas, é uma ferramenta de extrema importância para as empresas, tanto que pode ser personalizado para a administração de cada empreendimento. Assim, podemos defini-lo como uma extensa relação de códigos e classificações que são usados pelas empresas para registrar as informações financeiras e econômicas.

Assim, compreendemos ser uma ferramenta que faz o registro de todas as movimentações financeiras da empresa, colocando cada uma delas de forma classificada e codificada para demonstrar a origem e o uso de todos os recursos da empresa para a administração. Sobretudo, ele é útil para ser utilizado em relatórios contábeis como a DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

O que é Plano de Contas Contábil (Elenco de Contas)?

O plano de contas contábil funciona como uma extensa relação de códigos e classificações que a empresa usa para registrar suas informações financeiras e econômicas. Cada movimentação recebe um código específico que indica sua natureza e seu lugar dentro da contabilidade.

Muita gente confunde o plano de contas com os relatórios contábeis. Não são a mesma coisa. O Balanço Patrimonial e a DRE são demonstrativos gerados a partir das informações organizadas no plano. Sem essa estrutura prévia, fica impossível consolidar dados de forma confiável.

A personalização é fundamental. Uma indústria precisa de contas para custos de produção, matéria-prima e produtos acabados. Um escritório de serviços trabalha com honorários e despesas operacionais completamente diferentes. O contador monta essa estrutura considerando o setor da empresa, seu porte, o regime tributário e principalmente o tipo de informação que os gestores precisam acompanhar.

Qual o objetivo do plano de contas contábil?

Por ser uma ferramenta muito útil ao contador e também para as empresas, o Plano de Contas Contábil possui alguns objetivos que devem ser ressaltados, o Portal da Contabilidade, apresenta os objetivos sendo:

“estabelecer normas de conduta para o registro das operações da organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta três objetivos, fundamentais:  

a) atender às necessidades de informação da administração da empresa; 

b) observar formato compatível com os princípios de contabilidade e com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei 6.404/76, a chamada “Lei das S/A”); 

c) adaptar-se tanto quanto possível às exigências dos agentes externos, principalmente às da legislação do Imposto de Renda.” 

Quais são as regras do Elenco de Contas?

A constituição do plano de contas deve seguir algumas especificações, estas que são trazidas através da Lei n.º 6.404/76, conhecida como Lei das S/A, e também pela Lei n.º 11.638. A legislação, assim como para outras atividades da contabilidade, estipula uma quantidade significativa de regras, isso devido ao fato de haver uma estrutura a ser seguida pelos profissionais responsáveis por sua construção. 

Composição do Plano de Contas

A estrutura que forma o plano de contas segue as diretrizes da Lei das Sociedades Anônimas, assim ela possui a composição de:

• ativos:
  • Pode ser dividido em: circulante; 
  • não circulante; 
  • realizável a longo prazo; 
  • investimentos;
  •  imobilizado, e;
  • intangível;
• passivo:
  • circulante;
  •  não circulante, e;
  •  patrimônio líquido.
• receita:
  • receitas de vendas;
  • receitas de prestação de serviços;
  • receitas financeiras;
• despesa:
  • despesas comerciais;
  • despesas administrativas; 
  • despesas financeiras.

Hierarquia de Níveis

O formato padrão do Plano de contas é formado em níveis hierárquicos, sendo composto por níveis e subníveis:

• 1.Primeiro nível
• 1.1 Segundo nível
• 1.2 Terceiro nível
• 1.3 Quarto nível.

Dentro desta composição é necessário que seja seguida a forma do balanço patrimonial, deste modo:

1. Ativo
2. Passivo
3. Custos 
4. Despesas
5. Receitas.

Este formato é algo padrão, é preciso que os responsáveis entendam que cada empresa terá a sua particularidade, assim, o plano de contas contábil é uma ferramenta particular e que deverá atender aquilo que a empresa se propõe a fazer e a oferecer. Deste modo, sempre que for estruturar o plano, lembre-se de ter a compreensão das particularidades tributárias e de mercado daquele empreendimento, pois só assim você poderá ter assertividade no plano de contas.

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Como Elaborar um Plano de Contas Personalizado?

Para elaborar um Plano de contas Contábil personalizado, é importante sempre começar analisando o negócio. É fundamental que você identifique o porte da empresa, o setor de atuação e o regime tributário. Uma microempresa comercial no Simples Nacional precisa de uma estrutura muito mais enxuta do que uma indústria de médio porte no Lucro Real, por exemplo. 

Em seguida, defina os grupos principais seguindo a estrutura obrigatória: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas. A partir daí, você pode criar subgrupos que fazem sentido para aquela operação. Sendo assim, se a empresa trabalha com múltiplas filiais, talvez você precise separar contas por unidade. Mas, se tem diferentes linhas de produtos, vale dividir receitas por categoria. Em seguida, alguns pontos importantes:

• Monte a codificação hierárquica respeitando os níveis: reserve espaço na numeração para crescimento futuro. Se você criar a conta 1.1.1.01 para Banco A, deixe 1.1.1.02, 1.1.1.03 livres para outros bancos que possam surgir.
• Elabore um Manual de Contas básico: documente o que entra em cada conta, exemplos de lançamentos e situações especiais. Isso evita dúvidas da equipe e mantém a consistência dos registros ao longo do tempo.

Lembre-se de testar a estrutura com lançamentos reais de pelo menos três meses. Veja se as informações ficam claras nos relatórios gerenciais. Ajuste o que não funcionar antes de implementar definitivamente. E então, integre com o sistema contábil configurando corretamente cada conta. Depois, defina natureza (devedora ou credora), aceita lançamento direto ou só recebe por totalização, vinculação com SPED.

Erros comuns e escalabilidade

Um erro bem comum que você deve evitar, é criar contas demais no início, não deixar margem para expansão, misturar conceitos contábeis com gerenciais na mesma estrutura. E também é fundamental pensar em escalabilidade. Por isso, planeje já pensado no futuro. A empresa pode abrir filiais, mudar de regime tributário ou adicionar novas linhas de negócio. O plano precisa acomodar essas mudanças sem reestruturação total.

Por fim, revise tudo anualmente. Afinal, a legislação está em constante mudança, assim como a empresa, em constante crescimento, com novas necessidades de controle.

Benefícios do Plano de Contas Contábil para Empresas e Contadores

Um plano bem estruturado organiza informações de forma padronizada. Qualquer profissional da equipe consegue localizar rapidamente onde cada movimentação está registrada, o que reduz erros de classificação e retrabalho.

A geração de demonstrativos fica automática. DRE, Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa são extraídos direto do sistema quando as contas estão corretamente configuradas. Você elimina horas de trabalho manual consolidando dados.

Os gestores tomam decisões melhores quando conseguem visualizar informações claras. Um plano detalhado permite análises por centro de custo, por produto, por filial ou qualquer outro recorte que a empresa precise acompanhar. Assim, o fechamento contábil acelera significativamente. Com contas bem definidas e lançamentos consistentes ao longo do mês, o encerramento mensal deixa de ser aquela correria de última hora.

Nesse cenário, auditorias e fiscalizações transcorrem com muito mais tranquilidade. O auditor ou fiscal consegue rastrear qualquer operação pela estrutura lógica das contas. A documentação fica organizada e os questionamentos diminuem.

E, dessa forma, a conformidade legal fica garantida. Você atende simultaneamente as exigências da Lei 6.404/76, as Normas Brasileiras de Contabilidade e as obrigações acessórias como SPED e ECF, tudo a partir da mesma base de dados. Assim, suas análises financeiras ganham precisão.

Plano de Contas Contábil e tecnologia!

O sistema contábil da Makro facilita a gestão do plano de contas contábil desde a configuração inicial. Você monta a estrutura hierárquica, define regras de lançamento e vincula contas às obrigações acessórias direto na plataforma.

A automação contábil elimina trabalho repetitivo. Você só precisa configurar uma vez determinado fornecedor vai para a conta de despesa X, e então, o sistema já sugere essa classificação nos próximos pagamentos. Todo esse processo acelera porque o software reconhece padrões de movimentação.

E com a GI (Gestora Inteligente) tudo mais fácil! Pois ela analisa o histórico de lançamentos e sugere classificações usando inteligência artificial, além de trazer outras vantagens como facilitar a automação. Se algum registro fugir do padrão habitual, ela sinaliza para revisão. Resultado: o plano de contas contábil mantém consistência mesmo com várias pessoas da equipe fazendo lançamentos.

Portanto, se você busca por um sistema contábil que vai realmente fazer a diferença no seu trabalho, e trazer mais produtividade, teste o plano gratuito da Makro e veja como a tecnologia transforma sua rotina contábil.

Perguntas Frequentes