LGPD na Contabilidade é essencial para a segurança e organização do escritório.
LGPD na Contabilidade, este foi o tema da live apresentada por Priscila Assis no canal do Youtube da Makrosystem. O evento recebeu Júlio Vieira, Gestor de T.I., Pós Graduado em Segurança Cibernética e Especialista em LGPD.
O que é a LGPD?
A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, é o que regula a tratativas de dados pessoais na internet. Durante os últimos anos, vimos que a coleta de dados pelas empresas se tornou a nova galinha dos ovos de ouro, seja na promoção de produtos ou serviços no meio digital e nas redes sociais. O fato é que a partir desses dados é possível criar segmentações de anúncios dentre outras ações realizadas pelas empresas e marcas.
Com o crescimento e o uso desenfreado do meio digital, foram evidenciados vários problemas de vazamentos, processos e exposições de dados pessoais de usuários de diversas empresas. As ameaças à informação, brechas de segurança e vazamentos de dados são incidentes que ocorrem diariamente. O maior escândalo foi o que aconteceu nos Estados Unidos há alguns anos atrás envolvendo o Facebook e a Cambridge Analytica que utilizou dados para cunho político, a partir disso a atenção redobrou ainda mais sobre como tais dados devem ser tratados.
LGPD no Brasil
Diante deste cenário, as empresas tiveram que adotar medidas a fim de abordar novos processos. No Brasil a lei entrou em vigor em setembro de 2020 e com isso estabeleceu-se regras para o uso, proteção e transparência de informações pessoais.
Foi com essa preocupação que as empresas passaram a envolver diversos departamentos para se resguardar de problemas maiores. “Dentro desse novo cenário elas passaram a tratar o tema principalmente entre dois setores: a parte de tecnologia da informação e também o departamento jurídico. O departamento jurídico cuidando de contratos e a tecnologia que vai garantir a segurança dos dados”, relata Júlio Vieira.
Como a LGPD na contabilidade é aplicada?
A aplicação da LGPD dentro das empresas segue uma metodologia que envolve a Necessidade, ou seja, solicitar aos clientes somente os dados essenciais para determinada finalidade. O segundo ponto é o Livre Acesso, o cliente ou usuário deve ter acesso aos dados que a empresa possui sobre ele e essa informação deve estar aberta para que ele tenha acesso de forma simples e gratuita. A Qualidade dos Dados é a funcionalidade onde o cliente, além de acessar, também pode atualizar ou corrigir os dados incorretos dentro do ambiente onde os dados se encontram. Outro ponto é a Transparência, todo o usuário deve saber a finalidade de como os seus dados serão tratados pela empresa e os responsáveis por este processo.
A Segurança, também é um dos fatores principais da LGPD. os dados pessoais devem ser tratados de uma forma que garanta a confidencialidade, ou seja, criar mecanismos que impedem acessos de terceiros ou equipamentos não autorizados. Prevenção é a forma com que os dados são tratados dentro das instituições, a fim de que somente os departamentos necessários tenham acesso aos dados dos usuários. A Não discriminação visa a não utilização destes dados de forma de discriminação ou promover qualquer tipo de abuso contra os seus titulares.
LGPD na Contabilidade
Um escritório contábil trabalha com informações que requerem um nível altíssimo de responsabilidade, por se tratar de dados sensíveis de inúmeros funcionários das empresas, folha de pagamento, entre outros documentos e informações valiosas.
De acordo com Vieira, os dados podem ser classificados de duas formas: “A classificação de informação envolve os dados pessoais, os quais a empresa utiliza apenas para identificar a pessoa, normalmente é um checklist mais básico, de outro lado entram os dados sensíveis, ou seja, informações que podem causar discriminação a uma pessoa”.
Exemplos de dados sensíveis:
- Dados de origem racial ou étnica;
- Dados que dizem sobre a convicção religiosa da pessoa ou opinião política;
- Dados sobre filiação em algum sindicato ou organização de caráter religioso;
- Dados de caráter filosófico ou político;
- Dados referentes à saúde ou à vida sexual;
- Dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa natural;
- Documentos fiscais eletrônicos.
LGPD na rotina Contábil
A LGPD na Contabilidade impacta diretamente na rotina do escritório. Apesar de causar um certo desconforto para algumas contabilidades que ainda não se adequaram, por parecer ser um processo complexo, o lado bom é que essa adequação ajuda ainda mais na organização do escritório. Mas o fator principal é a segurança, pois os escritórios de contabilidade são responsáveis pelos documentos de outras empresas.
A adequação à lei e a obediência à regulamentação são essenciais para um bom funcionamento das próprias empresas contábeis assim como de seus clientes. “Quando a contabilidade recebe da empresa os dados de seu funcionário, ela passa a ter acesso por exemplo ao custo hora de um setor, cartão de ponto e valores pagos para os colaboradores. Portanto, ela passa a ser a controladora de tais dados”, enfatiza Vieira.
Os agentes da LGPD são divididos em três: o Titular, o Operador e o Controlador. O Titular é a pessoa física na qual os dados se referem. O operador é aquele que fará a parte técnica e será um suporte do controlador, ele não poderá alterar a finalidade devendo seguir as instruções definidas e impostas pelo controlador. Por último, o controlador é quem toma as decisões referentes ao uso destes dados.
A Makrosystem é uma empresa que está adequada de acordo com a LGPD. Atenção contadores, se regularizar e aprofundar no conhecimento em relação a LGPD é fundamental para todas as empresas. Para conferir a live na íntegra acesse o canal do Youtube da Makrosystem.
