A importação das notas fiscais no sistema contábil Makro ajuda a manter os documentos da empresa organizados e facilita a rotina do setor contábil. Ao longo deste conteúdo, você verá como configurar o sistema e enviar os arquivos XML corretamente.
No vídeo abaixo, um especialista mostra cada etapa dentro do Makro e compartilha orientações para evitar erros durante a importação.
Você vai ler:
Cadastro da empresa e configuração tributária inicial
Antes de começar a importação das notas fiscais, confira se a empresa já está cadastrada no sistema contábil Makro e se os dados tributários estão preenchidos corretamente. Ao fazer essa conferência, você evita falhas na leitura dos documentos e vincula as notas ao período fiscal correto.
Além disso, com essa parte conferida, acesse o módulo “Preparações“, onde o processo de importação é feito. Antes de seguir, observe a situação do período fiscal. No sistema, as cores ajudam nessa identificação: quando o período aparece em vermelho, ele está aberto para receber as notas. Já os períodos encerrados ou cancelados ficam bloqueados para alterações.
Depois, escolha o mês fiscal correspondente às notas que serão importadas. Se os documentos forem do mês 12, por exemplo, selecione esse período antes de avançar. Dessa forma, essa verificação evita lançamentos no mês errado e contribui para uma apuração de impostos mais segura.
Importação de notas fiscais de produtos: modelos 55 e 65
Para importar notas fiscais de produtos, como os modelos 55, da NF-e, e 65, da NFC-e, acesse a opção correspondente dentro do módulo “Preparações“. Nessa etapa, o sistema permite selecionar os arquivos XML e fazer a importação diretamente.
Também é possível usar o MakroDFE, que facilita bastante esse processo. Ele busca e importa os XMLs de forma mais automática, o que ajuda principalmente quando a empresa trabalha com muitas notas fiscais no mês.
Importação de notas fiscais de serviço no sistema Makro
No caso das notas fiscais de serviço, prestadas ou tomadas, use o módulo “GINF XML” para fazer a importação. Se a nota foi emitida pelo Portal Nacional, marque a opção “Nota Fiscal de Serviço Eletrônica RFB” no sistema.
Já para notas emitidas por prefeituras que usam sistema próprio, escolha a opção “Municipais” e informe o município emissor. Essa configuração ajuda o Makro a identificar a origem da nota e processar os dados corretamente.
Configuração para importar conhecimentos de transporte
Além das notas de produtos e serviços, a plataforma também permite importar documentos de transporte, como os modelos 57, 67 e 63. Assim, para fazer isso, primeiro cadastre um produto com o nome Conhecimento de Transporte. Depois, informe o código desse produto no parâmetro 365, dentro dos parâmetros globais.
Essa etapa é mais específica, mas faz diferença para empresas que lidam com transporte de mercadorias, porque garante que esses documentos também entrem corretamente na movimentação e na contabilização.
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Passo a passo para importação das notas fiscais no sistema Makro
Entre no módulo “Preparações” e escolha o tipo de nota: entrada ou saída. Antes de continuar, confira o período fiscal. Se o mês estiver errado, a nota pode entrar na movimentação incorreta.
Depois de baixar os arquivos XML das notas, selecione os documentos que deseja importar e envie tudo pelo ícone da nuvem. Assim que os arquivos estiverem no sistema, clique em “Iniciar Importação”. Se alguma nota já estiver cadastrada, o Makro pode substituir o registro anterior. Por isso, use essa opção apenas quando precisar corrigir uma informação.
Ao terminar, confira as notas nas movimentações do sistema. Assim, você confere se a importação terminou corretamente e se os documentos ficaram no período certo.
Conclusão
A importação das notas fiscais no sistema contábil Makro fica mais simples quando a empresa já está cadastrada corretamente e os parâmetros estão bem configurados. Antes de importar os arquivos, vale conferir o período fiscal, o tipo de documento e as opções indicadas para cada nota.
Esse cuidado evita lançamentos incorretos e ajuda na apuração dos impostos. Para quem trabalha com muitas notas no mês, ferramentas como Makro DFE e Makro DSE também ajudam a ganhar tempo, já que tornam parte do processo mais automático.
No fim, o mais importante é revisar cada etapa antes de concluir a importação. Assim, as notas entram no sistema de forma organizada e ficam prontas para a rotina fiscal e contábil da empresa.
Perguntas frequentes
Para notas fiscais de produto, como modelos 55 (NFE) e 65 (NFCE), utilize o módulo específico de NFE e NFCE dentro do módulo Preparações.
Notas emitidas pelo Portal Nacional possuem uma chave de acesso com sequência numérica característica. No sistema, marque a opção ‘Nota Fiscal de Serviço Eletrônica RFB’ para essas notas.
Sim, é preciso cadastrar um produto chamado ‘Conhecimento de Transporte’ e configurar seu código no parâmetro 365 dentro dos parâmetros globais do sistema.
O sistema Makro permite importar notas apenas dentro do período fiscal ativo. Ajuste o período fiscal para o mês correto antes de realizar a importação.
As ferramentas Makro FOS (para notas de produtos) e Makro DSE (para notas de serviços) automatizam a busca e importação dos arquivos XML, sendo indicadas para empresas com grande volume de documentos.
