Em um mundo cada vez mais tecnológico, a forma de produzir e acessar dados vem se transformando constantemente — e isso também se aplica ao setor contábil.
Antes, os contadores realizavam suas atividades de forma manual. Hoje, contamos com sistemas contábeis totalmente otimizados para agilizar esses processos.
Neste contexto, vamos falar sobre o holerite online — uma solução moderna que substitui a versão em papel do comprovante de pagamento. A seguir, exploraremos seus principais benefícios, questões de segurança, o sistema Makro e outros pontos importantes relacionados ao tema.
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O que é holerite online?
Em suma, o holerite online, também conhecido como contracheque ou folha de pagamento, é a versão digital do documento. Por meio dele, o trabalhador tem acesso a informações sobre o salário, descontos, adicionais e outros dados. Além disso, a versão online é elaborada por meio de um sistema contábil e, geralmente, o recibo de salário online é disponibilizado via e-mail do colaborador.
Ademais, a emissão do contracheque digital é obrigatória e deve ser realizada mensalmente pelo empregador aos seus funcionários, incluindo o Microempreendedor Individual (MEI), caso tenha um colaborador. Este documento é importante não somente pela transparência na relação trabalhista, mas também como comprovante de pagamento, registro das transações financeiras, entre outros.
Holerite online é seguro?
Sim, o holerite online é, em geral, seguro. No entanto, é importante ressaltar que a segurança depende tanto da plataforma de holerite digital utilizada quanto dos profissionais responsáveis pelo processo. Isso porque, ao inserir os dados no sistema, o contador deve garantir que todas as informações estejam corretas, já que um erro pode causar transtornos para a empresa.
Quanto aos sistemas, eles oferecem funcionalidades que permitem restringir o acesso somente aos contadores responsáveis, além de contar com um armazenamento amplo e protegido. Dessa forma, incluem medidas de segurança contra perda de dados, ataques cibernéticos e outros riscos.
Outro ponto importante a ser destacado é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). As empresas devem seguir as diretrizes da LGPD, garantindo a proteção e a privacidade dos dados pessoais dos funcionários. Isso significa que as informações devem ser preservadas e que não devem ser coletados dados desnecessários.
Por fim, os sistemas contábeis contam com ferramentas de otimização, tornando a elaboração do holerite eletrônica mais rápida, além de mecanismos de auditoria que permitem monitorar os acessos e atividades realizadas.
Quais os benefícios holerite online?
A era digital em que estamos vivendo possui vantagens, principalmente ao realizar procedimentos repetitivos que exigem tempo para serem feitos. Trazendo para o setor contábil, a plataforma de sistema de contracheque online facilita a geração e o envio de holerites, automatizando processos que antes eram feitos manualmente.
A folha de pagamento digital possui diversas vantagens, que vão desde a rapidez na sua elaboração até a sustentabilidade. A seguir, vamos abordar algumas dessas vantagens. Primeiramente, destacamos o acesso facilitado. Graças ao sistema contábil, o profissional pode visualizar os holerites em tempo real, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Além disso, a visualização do holerite online é rápida, pois, ao ser finalizado, o documento já fica disponível para conferência. Vale ressaltar também que a plataforma oferece organização e amplo espaço de armazenamento, eliminando a necessidade imprimir os comprovantes.
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Como calcular holerite online?
O cálculo da folha de pagamento é complexo, ao envolver várias contas, que vão desde acréscimos até descontos. Por isso, o processo é realizado por meio de software contábil. A seguir, explicaremos um pouco sobre os valores calculados.
Além do salário base, a empresa pode aplicar adicionais no mês, como horas extras, com acréscimos de 50% ou 100%; adicional noturno, para o trabalho realizado entre 22h e 5h; comissões por vendas efetuadas; além de bonificações e gratificações.
Também existem os adicionais de insalubridade e periculosidade, destinados aos trabalhadores que desempenham funções em condições nocivas à saúde ou perigosas. Vale ressaltar que esses adicionais variam conforme o grau de risco e a categoria do trabalhador.
Por outro lado, o cálculo da folha de pagamento também inclui os descontos, que podem ser obrigatórios ou opcionais.
Entre os descontos obrigatórios estão: a contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), cuja incidência depende da alíquota aplicável, e o vale-transporte, com desconto de 6% sobre o salário base.
Já os empregadores aplicam os descontos da mensalidade do plano de saúde, plano odontológico, contribuição sindical, faltas, atrasos, vale-refeição e vale-alimentação de forma opcional, conforme o contrato de trabalho e as regras internas da empresa.
Como fazer holerite online?
Como mencionamos, para gerar o holerite online é necessário utilizar uma plataforma contábil, como o Sistema Makro. Nele, além de realizar as demandas do departamento pessoal, é possível atender também aos setores fiscal, contábil e até financeiro, tudo em uma única tela. Em outras palavras, todos os departamentos são integrados.
Além disso, a plataforma é totalmente web (100%), ou seja, o profissional pode acessá-la de qualquer lugar e a qualquer hora. Ela oferece também diversas ferramentas e otimizações que auxiliam no processo do contador. Ao todo, são mais de 10 mil validações inteligentes e mais de 130 rotinas automatizadas, garantindo segurança e precisão durante o lançamento dos dados.
A plataforma oferece suporte gratuito e mentoria com especialistas de cada departamento, para auxiliar sempre que necessário. Além disso, disponibiliza diversos relatórios e comprovante de pagamento online que o profissional pode imprimir, exportar ou enviar.
Não podemos deixar de mencionar a importação de SST e o envio de eventos para o eSocial, bem como o controle de certidões integrado, que permite emitir e integrar com o Sistema Makro.
Perguntas frequentes
Em suma, a holerite online é a versão digital do comprovante de pagamento do salário.
Sim, o holerite online possui a mesma validade legal.
O contador acessa o holerite online pelo Sistema Contábil. Já o empregado recebe o holerite por e-mail ou WhatsApp.
