Entender como funciona o universo do empreendedorismo no Brasil é um desafio para empresários, mas para o contador é um deleite. Assim, o contador como guardião dos saberes deste universo deve entender como funciona diversos detalhes. Portanto, se uma empresa foi identificada como “CNPJ inapto”, não há motivos para desespero, pois é possível reverter essa situação e evitar que a empresa permaneça inapta.
Na prática, o status de CNPJ inapto ocorre quando a Receita Federal identifica irregularidades no CNPJ. Deste modo, é preciso ter conhecimento desta situação para resolvê-la e permitir que o seu cliente ou empresa volte a atuar com tranquilidade. Em seguida, você vai entender o que significa essa situação, e como solucionar a irregularidade do CNPJ.
Você vai ler:
- O que significa CNPJ inapto?
- Por que minha empresa está com o CNPJ inapta?
- O que significa empresa inapta?
- Quais as consequências do CNPJ inapto para a empresa?
- Como resolver a situação de CNPJ inapto?
- Como Evitar que o CNPJ se Torne Inapto?
- Os tipos de situações cadastrais
- Qual a diferença entre CNPJ Inapto e Inativo?
- Conclusão
- Perguntas frequentes
O que significa CNPJ inapto?
O CNPJ inapto é a situação cadastral de uma empresa que está com alguma irregularidade ou pendência junto à Receita Federal. Sendo assim, essa irregularidade pode ser a omissão de declarações fiscais, a não quitação de débitos tributários, a não apresentação de documentos solicitados pela Receita, entre outros.
Segundo a Receita Federal, a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) poderá ser declarada inapta em decorrência da omissão no cumprimento da obrigação acessória prevista na legislação tributária, por dois anos consecutivos.
Assim, quando ocorrem irregularidades fiscais ou omissões de informações fiscais por parte da empresa, a Receita Federal altera o status do CNPJ de “Ativo” para “Inapto” até que a regularização seja realizada. Dessa forma, o CNPJ inapto pode ser revertido para “Ativo”, mas se não for regularizado, pode se tornar então “Inativo”, sem possibilidade de reversão.
Por que minha empresa está com o CNPJ inapta?
Primeiramente, uma empresa pode ter seu CNPJ declarado inapto pela Receita Federal por diversas razões. Assim, incluindo a omissão de declarações fiscais, não quitação de débitos tributários, inconsistência nos dados cadastrais e decisões judiciais. Nesse sentido, para identificar a real causa, é preciso consultar a situação de forma online, através do site da Receita Federal.
Assim, se o CNPJ estiver inapto, é crucial regularizar a situação para evitar consequências como impedimentos em licitações e operações bancárias. Sobretudo, a regularização envolve a entrega de declarações fiscais pendentes, quitação de débitos e apresentação de documentos solicitados. Dessa forma, o prazo para regularização é de 30 dias após notificação, sendo a assistência de um profissional qualificado recomendada.
Existem várias razões pelas quais uma empresa pode ter seu CNPJ declarado inapto pela Receita Federal. As principais causas são:
- Omissão de declarações fiscais: a empresa não entregou alguma declaração fiscal obrigatória, como a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) ou a Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
- Não quitação de débitos tributários: a empresa possui débitos tributários vencidos e não quitados, como Imposto de Renda, Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), entre outros.
- Não apresentação de documentos solicitados pela Receita: a empresa não apresentou documentos solicitados pela Receita Federal, como a escrituração contábil ou a documentação fiscal.
- Inconsistência nos dados cadastrais: os dados cadastrais da empresa estão incorretos ou incompletos, como o endereço, o telefone ou o nome do responsável legal.
- Declaração de inaptidão por decisão judicial: a Receita Federal pode declarar uma empresa inapta por decisão judicial, como em casos de falência ou recuperação judicial.
O que significa empresa inapta?
Se a situação cadastral da empresa estiver como “Inapta”, significa que a empresa deixou de entregar declarações por dois anos consecutivos. Recomenda-se consultar um especialista para garantir que o problema seja apenas esse.
Quais as consequências do CNPJ inapto para a empresa?
A Instrução Normativa RFB n.º 2119/2022 enumera as principais restrições para empresas com status cadastral inapto. Assim, incluindo a possibilidade de baixa de ofício da inscrição, nulidade de documentos fiscais eletrônicos, invalidade da inscrição para fins cadastrais, responsabilidade dos sócios por débitos, impedimento de participar de concorrência pública, impedimento de novas inscrições e inclusão no Cadin.
Nesse sentido, as consequências de um CNPJ inapto são diversas, podendo afetar a empresa de diversas maneiras, como:
- Impedimento de participar de licitações públicas;
- Impedimento de realizar operações bancárias;
- Impedimento de emitir notas fiscais;
- Suspensão de benefícios fiscais;
- Maiores chances de fiscalização;
- Maiores riscos de multas e sanções.
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Como resolver a situação de CNPJ inapto?
O primeiro passo é identificar as obrigações legais não entregues no prazo correto. Isso pode ser feito no site do e-CAC, verificando as pendências através do caminho: Certidões e Situação Fiscal – Consulta Pendências – Situação Fiscal.
As pendências que levam o CNPJ à situação de inapto incluem declarações não entregues e escriturações fiscais erradas ou não entregues. Em seguida, depois de identificar as pendências, é necessário realizar as entregas das declarações omitidas. Então, após as entregas junto à Receita Federal, é importante consultar novamente o CNPJ para verificar a situação da empresa.
As regularizações são processadas diariamente, levando em consideração as omissões existentes no relatório da situação fiscal até as 17 horas, para a reativação do CNPJ.
Em síntese, para evitar essa situação, é essencial cumprir as obrigações legais da empresa, efetuar corretamente as entregas e recolhimentos dentro dos prazos legais e fazer o acompanhamento das certidões negativas da empresa.
Como Evitar que o CNPJ se Torne Inapto?
Evitar que o CNPJ da sua empresa se torne inapto exige organização e atenção constante às obrigações fiscais. Nesse sentido, o mais importante é manter todas as declarações em dia, tanto as obrigações principais quanto acessórias. Isso inclui não apenas a entrega dessas declarações, mas também o pagamento correto dos tributos devidos.
Uma prática recomendada é a implementação de um calendário fiscal detalhado, que permita acompanhar de perto as datas de vencimento das obrigações. Sobretudo, muitos escritórios contábeis que utilizam softwares como o sistema contábil da Makro, já automatizam os alertas sobre prazos e pendências. Sendo assim, essa tecnologia ajuda a evitar esquecimentos e atrasos, sendo as principais causas da inaptidão.
Outro ponto essencial é a revisão periódica da situação fiscal da empresa. Ao passo que fazer consultas regulares ao e-CAC pode evitar que pendências passem despercebidas e se acumulem. Além disso, é importante manter a comunicação clara e frequente com os clientes, orientado-os sobre a necessidade de manter a documentação organizada e acessível.
Por fim, a disciplina no cumprimento das obrigações legais não só protege o CNPJ da inaptidão, mas também garante que a empresa continue operando sem restrições, preservando assim, sua reputação e evitando problemas futuros.
Os tipos de situações cadastrais
A legislação vigente define seis tipos de situações cadastrais para o CNPJ de uma empresa, incluindo Ativa, Suspensa, Inapta, Baixada, Nula e Inativa. Manter a empresa em conformidade tributária requer atenção às obrigações legais, entregas pontuais e acompanhamento das certidões negativas.
- Ativo: A empresa está com o cadastro regular e não tem pendências ou registrou eventos que a enquadrem nas demais situações.
- Suspenso: A empresa pode estar com pendências, como a falta de entrega de declarações fiscais, a não quitação de débitos tributários ou a inconsistência nos dados cadastrais. Também pode estar suspensa por decisão judicial, por indícios de fraude ou por interrupção temporária das atividades, se comunicada ao órgão de registro.
- Inapto: A empresa está com irregularidade ou pendência junto à Receita Federal, como a omissão de declarações fiscais, a não quitação de débitos tributários, a não apresentação de documentos solicitados pela Receita, entre outros.
- Baixado: A empresa teve seu cadastro baixado, o que significa que ela não existe mais. A baixa pode ser solicitada pela empresa ou ser determinada pela Receita Federal.
- Nula: A empresa nunca teve seu cadastro regularizado na Receita Federal.
- Suprimido: A empresa teve seu cadastro excluído da Receita Federal. Isso pode ocorrer em caso de fusão, cisão ou incorporação de empresas.
Qual a diferença entre CNPJ Inapto e Inativo?
Um CNPJ na situação cadastral “Inativo” significa que a empresa não realizou movimentações operacionais, não operacionais, patrimoniais ou financeiras em um mês. Em contraste, a inaptidão do CNPJ requer dois anos consecutivos sem entrega de obrigações acessórias.
Encerramento da empresa:
Para encerrar uma empresa, é crucial estar atento às situações que podem suspender ou baixar o CNPJ. Então, caso opte por encerrar a empresa, consulte um contador para solicitar a baixa junto aos órgãos competentes. Portanto, para o encerramento do MEI, o empreendedor pode realizar o processo diretamente no site gov.br, seguindo as orientações fornecidas.
Conclusão
Por fim, manter o CNPJ da empresa regular é uma responsabilidade essencial para evitar interrupções nas atividades e problemas com a Receita Federal. O contador desempenha um papel crucial, tanto na prevenção quanto na resolução da inaptidão do CNPJ, garantindo que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas dentro dos prazos. Assim, a regularidade fiscal é a base para a continuidade dos negócios, e contar com um acompanhamento contábil preciso pode evitar multas, sanções e até mesmo a baixa da empresa.
Perguntas frequentes
Significa que a empresa deixou de cumprir obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais, por um período prolongado, ficando impedida de operar formalmente até que a situação seja regularizada.
Identifique as obrigações fiscais pendentes e regularize as declarações ou escriturações omissas junto à Receita Federal. Após a entrega, verifique novamente a situação cadastral para garantir que o CNPJ voltou ao status ativo.
As multas podem variar conforme a obrigação acessória não cumprida e o tempo de atraso. O valor depende do tipo de irregularidade e das sanções estabelecidas pela Receita Federal.
