Na última quarta-feira (16), o Diário da União publicou o Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025. Sendo assim, este ajuste agora, obriga empresas e contribuintes a guardarem documentos fiscais eletrônicos – ou seja, arquivos XML, por um prazo mínimo de 11 anos (132 meses) – prazo este, que anteriormente era de 5 anos. Assim, a nova regra terá validade a partir do dia 1º de maio de 2025. Entenda melhor as mudanças deste ajuste.
Você vai ler:
Novo prazo de guarda para documentos fiscais eletrônicos
Contadores, fiquem atentos: a partir de 1º de maio de 2025, entra em vigor o Ajuste SINIEF nº 2/2025, conforme publicado no Diário Oficial da União em 16 de abril. A nova regra estende para 11 anos (ou 132 meses) o prazo mínimo para a guarda obrigatória dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos.
É importante destacar que esse novo prazo não altera a prescrição tributária, que continua sendo de 5 anos conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN). Ou seja, a mudança se refere exclusivamente ao tempo de guarda dos arquivos XML, não ao prazo para a cobrança de tributos ou fiscalização. Assim, fazendo-se necessário que esses documentos sejam devidamente armazenados pelo novo período estipulado.
Quais documentos são afetados?
Segundo o ajuste, o novo prazo irá valer para diversos documentos fiscais eletrônicos, incluindo:
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica (usada em vendas de produtos)
- NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (emitida no varejo)
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico (emissão no transporte de cargas)
- MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (usado em transportes com mais de um CT-e)
- DC-e – Declaração de Conteúdo eletrônica
- BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico (para transporte de passageiros)
- NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica
- NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação
- CT-e OS – CT-e para outros tipos de serviços de transporte
- GTV-e – Guia de Transporte de Valores Eletrônica
Leia mais:
Como deverá ser realizado o armazenamento?
A medida vale para todas as empresas obrigadas à emissão desses documentos e exige organização e estrutura adequada para manter os arquivos seguros, acessíveis e protegidos por mais tempo. Assim, a tecnologia e a forma de armazenamento (servidores locais, nuvem, etc.) seguem sob responsabilidade de cada estado, mas o que importa é que o contribuinte consiga apresentar os documentos sempre que solicitado.
Esse armazenamento será fundamental para que a empresa possa comprovar a emissão corre dos documentos fiscais eletrônicos. Assim como mostrar que houve o calculo e pagamento correto dos impostos, como ICMS. Dessa forma, oferecendo uma forma de proteção caso haja auditorias ou disputa judicial.
Para conferir outras mudanças que foram estipuladas através da Edição 71, acesse a página oficial do Diário da União (DOU).
Fonte: Diário Oficial da União – Edição 71, Seção 1, página 47 (16/04/2025)
Perguntas Frequentes
A partir de 1º de maio de 2025, empresas e contribuintes devem manter os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos por no mínimo 11 anos (132 meses). Antes, o prazo era de 5 anos.
Não. A prescrição tributária continua sendo de 5 anos, conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN). Assim, o que muda agora é apenas o prazo de guarda dos arquivos eletrônicos, que passa a ser maior.
Todos os documentos fiscais eletrônicos obrigatórios estão incluídos, como NF-e, NFC-e, conhecimento de transporte, manifesto de documentos fiscais, entre outros emitidos eletronicamente.
Todas as empresas obrigadas a emitir documentos fiscais eletrônicos precisam se adequar ao novo prazo de guarda.
Em suma, a empresa pode usar servidores locais, nuvem ou outro meio para garantir a segurança e a acessibilidade dos documentos.
