Fazer a mudança de escritório de contabilidade nem sempre é uma decisão fácil para as empresas. Isso porque, durante a transição, uma das preocupações é garantir que todos os documentos contábeis da empresa sejam transferidos corretamente, protegendo os registros do negócio e, assim, permitindo que tudo comece sem tropeços.
No entanto, além dessas questões operacionais, outro ponto importante é que, ao trocar de contador, as empresas buscam um serviço mais alinhado às suas necessidades, com melhor custo-benefício e, muitas vezes, uma nova parceria estratégica. Assim, a mudança de escritório de contabilidade pode representar uma oportunidade de otimizar processos, melhorar a qualidade das informações gerenciais e fortalecer o planejamento financeiro.
Diante disso, é fundamental entender os principais desafios envolvidos nesse processo e conhecer os passos que garantem uma transição segura e eficiente.
Você vai ler:
- Por que é crucial solicitar a documentação contábil completa da empresa ao trocar de contador?
- Checklist essencial: quais os principais documentos contábeis da empresa a solicitar?
- Como solicitar os documentos contábeis da empresa e quais os prazos legais envolvidos?
- O que fazer se a contabilidade anterior não entregar os documentos contábeis da empresa?
- Sistema Makro: a escolha inteligente para sua contabilidade
- Perguntas frequentes
Por que é crucial solicitar a documentação contábil completa da empresa ao trocar de contador?
Ao trocar de escritório de contabilidade, é necessário seguir alguns processos — não é nada simples. Como já mencionamos, essa formalidade é fundamental para assegurar a saúde jurídica, fiscal e outros aspectos que contribuem para a continuidade operacional do seu negócio. Assim, caso ocorra algum erro ou haja a ausência de documentos contábeis, podem surgir consequências graves para a empresa.
Dessa forma, é importante garantir que todos os registros contábeis estejam completos no momento da troca de escritório. O primeiro motivo é evitar multas e penalidades. Isso porque, com a ausência de documentos fiscais, por exemplo, podem ocorrer inconsistências nas declarações e no recolhimento de impostos.
Além disso, o novo contador precisará do histórico para dar continuidade à elaboração de balanços e demais obrigações contábeis. Outro ponto importante é a comprovação de operações. Documentos como o balanço patrimonial, demonstrativos contábeis, escrituração fiscal e guias de recolhimento servem como provas em caso de questionamentos judiciais e administrativos.
Também é essencial fornecer ao novo contador não somente essa documentação, mas relatórios financeiros que permitam compreender a saúde econômica da empresa — tanto no passado quanto no presente. Com um histórico contábil bem estruturado, é possível realizar um planejamento tributário e financeiro mais eficaz, otimizando custos, identificando tendências e tomando decisões estratégicas com mais segurança.
Por fim, é fundamental lembrar da fiscalização. Ter toda a documentação acessível e organizada demonstra transparência e responsabilidade na gestão do negócio.
Checklist essencial: quais os principais documentos contábeis da empresa a solicitar?
Vamos apresentar uma lista dos principais documentos contábeis da empresa que a nova contabilidade precisará. No entanto, é importante lembrar que você deve conversar diretamente com o contador, pois poderá informar com precisão quais documentos precisam ser providenciados no seu caso específico, bem como a validade e o período de retenção de cada um.
Os documentos societários incluem o contrato social, alvarás, licenças, certidões negativas, inscrições estaduais e municipais, entre outros.
Já no departamento contábil, os documentos que o profissional solicitará são: balancetes mensais, livro diário, livro razão, Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), plano de contas, balanço patrimonial, Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Escrituração Contábil Digital (ECD), entre outros.
Na documentação fiscal, destacam-se as DAEFs, GPS, DAS, DCTF, SPEDs, notas fiscais emitidas e recebidas, livros fiscais, entre outros.
Por fim, no setor pessoal, na área trabalhista, são solicitados: folhas de pagamento dos funcionários, controle de ponto, eSocial, RAIS, contratos de trabalho, rescisões, guias de INSS e FGTS, entre outros.
Além disso, outros documentos importantes que costumam ser solicitados são: extratos bancários, documentação de ativos fixos, investimentos, contratos de empréstimos e financiamentos, apólices de seguros, entre outros.
Como solicitar os documentos contábeis da empresa e quais os prazos legais envolvidos?
Agora que você já conhece os principais documentos contábeis da empresa, vamos explicar como solicitar a contabilidade anterior. Mas atenção: antes de entrar em contato com o antigo escritório, é fundamental conversar com seu novo contador para alinhar todos os detalhes.
O primeiro passo é formalizar o pedido por meio de uma carta de notificação e solicitação de documentos. Você registra oficialmente a requisição e garante segurança jurídica para ambas as partes.
O conteúdo da carta deve incluir:
- Identificação completa: dados da empresa e do antigo escritório de contabilidade;
- Lista clara dos arquivos contábeis solicitados;
- Prazo legal para a entrega dos documentos;
- Formato desejado dos arquivos (físico ou digital);
- Informações de contato da nova contabilidade, caso seja necessário algum esclarecimento;
- Data de encerramento da prestação de serviços contábeis com o antigo escritório;
- Data e assinatura do responsável pela empresa.
Seguindo esses passos, você garante um processo de transição mais organizado e seguro.
O que fazer se a contabilidade anterior não entregar os documentos contábeis da empresa?
Caso o escritório de contabilidade não entregue os documentos contábeis da empresa no prazo estabelecido, ou fique adiando a entrega, é importante que os responsáveis ajam rapidamente para proteger o negócio. Isso porque esses arquivos são essenciais, e o contador tem o dever profissional de armazená-los e entregá-los ao cliente quando solicitado.
Nessa situação, a primeira medida deve ser tentar um contato amigável, seja por e-mail ou telefone, com o antigo contador. Converse com ele, explique a urgência da entrega e considere que pode ter ocorrido somente um esquecimento ou algum imprevisto.
Além disso, se o contato direto não surtir efeito, envie uma nova notificação de cobrança formal. Nessa segunda notificação, mencione a referência da primeira solicitação e certifique-se de guardar os comprovantes de envio e recebimento de ambas as comunicações. Esses documentos servem como prova em caso de conflito futuro.
Caso, mesmo após isso, você não consiga acesso a informações contábeis, é possível registrar uma denúncia junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Para isso, é fundamental apresentar provas das tentativas de contato, como e-mails, cartas, ligações registradas, entre outros. O CRC poderá instaurar um processo disciplinar contra o profissional.
Se ainda assim o problema não for resolvido, você pode buscar auxílio jurídico com um advogado. Esse especialista irá orientá-lo sobre as melhores medidas legais para garantir seus direitos.
Por fim, não se esqueça de manter o novo contador informado sobre toda a situação, já que a falta dos documentos pode impactar diretamente na continuidade da contabilidade da empresa.
Leia também:
Sistema Makro: a escolha inteligente para sua contabilidade
O Sistema Makro oferece uma plataforma completa para o contador realizar suas obrigações de forma rápida e eficiente. Isso porque os departamentos são integrados — setor pessoal, fiscal e contábil reunidos em uma única tela.
Além disso, o sistema disponibiliza relatórios financeiros que permitem aos responsáveis acompanhar a situação real da empresa, facilitando o controle e a tomada de decisões.
Outro destaque é o acompanhamento das obrigações cumpridas e pendentes de cada empresa, proporcionando uma gestão mais organizada e segura. E para completar, oferecemos mentoria e suporte gratuito para ajudar você nas suas demandas do dia a dia.
Perguntas frequentes
Em suma, são registros que comprovam as movimentações financeiras da empresa. Com eles, o contador organiza a contabilidade e cumpre obrigações fiscais.
Contrato social, balancetes, DRE, notas fiscais, livros contábeis e folhas de pagamento. Além disso, esses documentos refletem a saúde financeira do negócio.
Alguns documentos que a empresa precisa enviar são: as notas fiscais, extratos bancários, guias de impostos, folha de pagamento e contratos. Tudo que registra entradas, saídas e obrigações legais.
