Os custos de contabilidade tendem a ter como principal característica o potencial de escalar. De fato, como são processos bastante repetitivos e executados várias vezes ao dia, qualquer pequena otimização significa mais dinheiro em caixa. Portanto, cortar e diminuir custos é a ordem mais comum nas empresas. Afinal, otimizar processos significa ter mais resultados sem precisar investir, por isso o esforço vale a pena.
E aí, contador, você está sentindo que sua contabilidade está pesando muito no bolso? Preparamos 5 dicas práticas para você cortar custos nesse setor. Vamos conhecê-las? Boa leitura!
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O que são os custos de contabilidade?
Não importa o tamanho do seu escritório contábil, reduzir gastos é um grande desafio, especialmente quando o objetivo é manter ou até melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Os custos principais de um escritório contábil envolvem, inicialmente, o aluguel do espaço físico (caso o contador não trabalhe de forma remota), além das despesas com infraestrutura, como contas de energia, internet e materiais de escritório. Outro gasto significativo é o investimento em sistemas contábeis, que, embora representem um custo fixo, são essenciais para otimizar a gestão e garantir a conformidade tributária. Atualmente, graças ao uso de softwares, é possível economizar ainda mais, já que não é necessário investir em papéis, impressão e armazenamento.
Portanto, ao controlar esses custos de forma eficiente, o contador consegue direcionar o capital economizado para áreas que realmente agregam valor, como a capacitação profissional e a atualização constante em sua área de atuação. Isso não só melhora a qualidade do serviço, mas também fortalece o relacionamento com os clientes, garantindo mais competitividade e credibilidade no mercado.
Por isso, separamos 5 dicas fundamentais que podem te ajudar a reduzir os custos da sua contabilidade. Vamos lá?!
Avalie as tarefas dos custos de contabilidade
A primeira coisa a ser feita na hora de cortar custos, seja na contabilidade ou em qualquer outro setor, é avaliar as tarefas que ele executa. Basicamente, a empresa deve priorizar as tarefas que realmente trazem receitas para ela, ao invés de despender recursos em atividades que não fornecem retorno.
Por isso, comece listando todas as tarefas realizadas no dia a dia. Em seguida, categorize-as com base no impacto que elas têm no seu negócio: algumas são essenciais para o crescimento e geração de receita, enquanto outras podem ser ajustadas ou até eliminadas. Por exemplo, tarefas como a organização de documentos ou a conferência de dados podem ser mais demoradas e não tão lucrativas, enquanto atividades como consultoria para clientes ou otimização de processos fiscais podem gerar maior retorno. Identificar essas diferenças é fundamental.
Além disso, invista em soluções que ajudem a tornar as tarefas mais produtivas, como sistemas contábeis e ferramentas de gestão que economizam tempo e aumentam a eficiência do seu trabalho. Com essas mudanças, você conseguirá reduzir custos operacionais e, ao mesmo tempo, se concentrar no que realmente agrega valor ao negócio.
Diminua o uso de papel
Uma coisa é certa: os consumidores preferem empresas que levantam a bandeira da sustentabilidade. Dessa forma, diminuir ou parar de usar papel pode ser um excelente primeiro passo para sua empresa. Na contabilidade, o uso de papel vai além dos custos de comprar e armazenar os documentos.
Se o setor contábil perder um documento, por exemplo, pode colocar a estabilidade do negócio em risco — ainda mais se envolver a Receita Federal diretamente. No entanto, hoje é possível fazer tudo de forma online com a ajuda de softwares de contabilidade, e até mesmo economizar com servidores para armazenar todos os documentos importantes (como você verá mais abaixo).
Cumpra todos os prazos
Pagar tributos é uma atividade pouco gloriosa para as empresas. No entanto, a quantia devida pode aumentar muito a depender do prazo, pois está sujeita a acréscimos por atraso. A gestão contábil é importante justamente porque impede custos de contabilidade desnecessários, como o pagamento de multas, por parte da empresa.
Em qualquer cenário, o melhor a se fazer é cumprir todos os prazos; e, para isso, a empresa deve trabalhar com um sistema inteligente de automação e lembretes.
Invista em automação
De longe, a melhor maneira de diminuir custos de contabilidade é através de automação. Hoje, muitas tarefas contábeis podem ser feitas 100% pelo computador, de forma automatizada e integrada, sem nenhuma chance de erro durante sua realização.
Existem plataformas de contabilidade que fazem diversas operações contábeis rapidamente para sua empresa, tudo de forma legal e confiável — e com excelente custo-benefício para o negócio. Como acontece com o sistema contábil da Makro, que automatiza suas tarefas e oferece validações inteligentes para garantir que tudo esteja certo.
Foque no treinamento da sua equipe
Ter uma equipe bem treinada é uma das formas mais eficazes de reduzir custos, e isso vai muito além de conhecer as técnicas contábeis. Quando os colaboradores estão alinhados com os objetivos da empresa e compreendem o papel de cada um dentro do processo, a produtividade naturalmente aumenta. A chave para isso é a comunicação clara e objetiva.
Investir em treinamentos constantes ajuda a melhorar não apenas as habilidades técnicas, mas também o entendimento do impacto de cada tarefa no negócio. Funcionários bem informados cometem menos erros, o que, por sua vez, reduz a necessidade de retrabalho e ajustes financeiros imprevistos. Além disso, quando a equipe tem clareza sobre os objetivos da empresa, ela se torna mais engajada e focada, contribuindo para um ambiente mais eficiente e sem desperdícios.
A comunicação eficaz, tanto entre os membros da equipe quanto entre a equipe e a liderança, é fundamental. Isso garante que todos estejam na mesma página, trabalhando em conjunto para alcançar as metas de forma eficiente, sem perder tempo ou recursos. Ao investir no desenvolvimento da sua equipe, você estará não só reduzindo custos, mas também criando um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.
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Dica fundamental: mergulhe na tecnologia
Por fim, as novas ferramentas tecnológicas tornam o serviço dos contadores cada dia mais fácil. Existem diversos sistemas que ajudam desde a emissão de notas fiscais até a montagem do DRE da empresa, praticamente isento de erros.
No entanto, se você está buscando um que realmente vai otimizar sua contabilidade, sem dúvidas precisa contratar um sistema contábil web. Além de poder ser acessado de qualquer lugar, esses sistemas ajudam muito na hora de reduzir custos de contabilidade. Muito além disso, hoje os sistemas podem trazer mais produtividade e eficiência para a sua rotina.
Mas, se você quer um sistema completo, que permita emissões, importações, automatizar suas tarefas e gerenciar todos os departamentos de forma integrada- sem precisar investir um alto valor com backups e servidores, o sistema contábil da Makro é o que você procura! Uma solução inovadora e com todas as funcionalidades que você precisa para ser mais produtividade, economizar tempo e ter tempo para focar nas estratégias dos seus clientes.
Conheça o Plano Gratuito da Makro
Se você está buscando formas de economizar na sua contabilidade, independente se você está começando ou apenas buscando por soluções práticas que podem revolucionar como você trabalha e reduzir custos da sua contabilidade, você precisa conhecer o Plano Gratuito da Makro.
No plano gratuito, você as mesmas vantagens do plano completo, mas pode economizar e se familiarizar com o sistema antes de realmente investir nele. Com ele, você não precisa se preocupar com servidores, pode integrar todos os departamentos em um só lugar e tem o suporte especializado da Makro sempre à disposição. O sistema funciona de forma 100% web, o que significa que você pode trabalhar quando ou onde quiser.
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Perguntas Frequentes
Os custos de contabilidade envolvem despesas com aluguel de espaço físico, infraestrutura (energia, internet, materiais de escritório), e investimentos em sistemas contábeis. São essenciais para otimizar a gestão, garantir a conformidade tributária e permitir que o contador direcione os recursos economizados para áreas que agregam valor ao negócio.
Avalie as tarefas realizadas e priorize as que trazem retorno financeiro. Invista em automação, diminua o uso de papel e cumpra rigorosamente os prazos. Além disso, treine sua equipe para garantir maior produtividade e menos erros, que podem gerar custos extras.
Cumprir prazos evita acréscimos financeiros e multas, que podem impactar diretamente o orçamento da empresa. O uso de sistemas automatizados para lembretes e organização pode garantir que os prazos sejam cumpridos sem erro, evitando custos extras.
