Importar nota fiscal de forma rápida e eficiente é essencial para garantir a precisão contábil e evitar problemas fiscais. Com o Sistema Makro, você pode automatizar esse processo, eliminando erros manuais e economizando tempo.
Portanto, neste guia prático, vamos te mostrar passo a passo como realizar a importação desses documentos fundamentais na contabilidade. Além disso, explicaremos o funcionamento e a importância desse procedimento para o sucesso da gestão financeira da sua empresa. Vamos lá?
Qual a sua dúvida?
- Como importar nota fiscal no Sistema Makro?
- O que são as notas fiscais de entrada e saída?
- Qual a importância da Nota Fiscal?
- Quais os benefícios de importar a nota fiscal?
- Principais Erros que Podem Ocorrer ao Importar a Nota Fiscal
- Por Que Utilizar o Sistema Makro para Importar Nota Fiscal?
- Perguntas Frequentes
Como importar nota fiscal no Sistema Makro?
Importar nota fiscal é fundamental para garantir o registro correto dos documentos, e usando o sistema contábil da Makro você tem ainda mais facilidades. Este é um processo bem simples e eficiente, e a seguir, vamos te mostrar o passo a passo para realizá-lo sem complicações e manter a sua contabilidade no dia a dia.
- Primeiro passo:
Primeiramente, acesse o Sistema Makro e, no menu lateral, busque por Fiscal > Preparações > NF-e e NFC-e.
- Segundo passo:
Antes de enviar o arquivo, certifique-se de ajustar o Período (1) correspondente da emissão da NF-e. Em seguida, clique no campo selecionar e abra a pasta onde está localizado o arquivo XML. Selecione o arquivo (2) e clique na nuvem, em “Enviar Arquivos” (3). É possível selecionar mais de um arquivo por vez.
- Terceiro passo:
Após o envio, a nota fiscal ficará disponível na tela. Então, nos campos acima do arquivo verifique as opções escolhidas. Selecione o “Tipo de Nota Fiscal” (1) e em seguida no campo “Sobrepor Notas” (2), selecione sim ou não. E então, clique na seta para cima em “Iniciar Importação de NF-e e NFC-e” (3).
Para finalizar a importação, clique em “SIM” quando o sistema pedir a confirmação.
- Após a importação:
Por fim, você pode conferir as notas em:
Fiscal > Movimentações > Entradas – para notas de entrada.
Fiscal > Movimentações > Saídas – para notas de saída.
- Importante!
Fique atento às validações no sistema! Os dados na nota fiscal que você importar devem estar iguais aos dados do cliente cadastrado no sistema. Caso algum dado esteja incorreto, a validação irá te informar onde está o erro, e então, é necessário corrigi-lo. Esse problema pode ocorrer até mesmo devido à data e período, caso não correspondam ao mesmo mês.
O que são as notas fiscais de entrada e saída?
As notas fiscais de entrada e saída desempenham um papel fundamental na contabilidade e no controle de estoque de qualquer empresa. As notas de entrada permitem documentar mercadorias ou serviços que entram na empresa, enquanto as saídas registram o que é vendido ou transferido para fora.
Portanto, existem dois principais modelos: o modelo 55, usado para transações comerciais de mercadorias e serviços com a emissão de NF-e, e o modelo 65, conhecido como NFC-e, mais comum no varejo, para vendas diretas ao consumidor. Sendo assim, compreender a diferença entre esses modelos é essencial para manter a organização dos documentos fiscais, além de garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação tributária.
Qual a importância da Nota Fiscal?
A nota fiscal é crucial para garantir que todas as operações de compra e venda sejam registradas legalmente. Ela assegura a transparência nas transações e permite o recolhimento correto dos impostos, evitando assim problemas com o Fisco. Além disso, manter a organização dessas notas é essencial para a contabilidade, auditorias e até para o controle de estoque.
Quais os benefícios de importar a nota fiscal?
Veja alguns dos principais benefícios práticos que melhoram a eficiência contábil ao automatizar processos que, antes, eram manuais e sujeitos ao erro, como importar a nota fiscal.
- Redução do Trabalho Manual: Com a importação automática, o contador não precisa mais inserir manualmente cada dado da nota fiscal. Assim, poupa tempo e evita o cansaço que pode levar a erros de digitação.
- Minimização de Erros: Ao automatizar a entrada de dados, a importação de nota fiscal diminui drasticamente a chance de erros como informações incorretas ou incompletas. Assim, isso aumenta a confiabilidade nas operações fiscais.
- Organização Centralizada: Todos os documentos fiscais são armazenados em um único sistema, facilitando o acesso e a consulta rápida em auditorias, análises ou fechamentos de balanço, garantindo assim que nada fique perdido.
- Automação da Gestão Fiscal: A integração direta entre a importação de notas e o sistema de gestão agiliza tarefas como o cálculo de impostos, a atualização de estoque e o controle financeiro. Assim, você, contador, pode focar em decisões estratégicas.
- Conformidade Fiscal Garantida: Com as notas fiscais importadas corretamente, o cumprimento das obrigações fiscais se torna mais eficiente e dentro do prazo, reduzindo risco de multas ou penalidades por erros, ou atrasos.
Leia mais:
Principais Erros que Podem Ocorrer ao Importar a Nota Fiscal
Ao importar uma nota fiscal no Sistema Makro, alguns erros podem surgir, causando atrasos e dificuldades no processo. Por isso, é fundamental estar atento a possíveis inconsistências que impeçam a importação. Portanto, abordaremos alguns desses principais problemas e como abordá-los.
Divergências entre Cadastro e Nota Fiscal
Um erro comum acontece quando os dados cadastrados no sistema não correspondem exatamente aos dados da nota fiscal. O Sistema Makro exige que essas informações estejam idênticas, caso contrário, ele não permite importar a nota fiscal.
- CNPJ e Razão Social: O CNPJ do tomador de serviço e a razão social precisam estar rigorosamente iguais aos que constam na nota fiscal. Qualquer variação, por menor que seja, impedirá a importação;
- Código Federal de Município: O código do município informado deve seguir a tabela oficial do IBGE, já integrada ao Sistema Makro. Uma configuração incorreta desse dado poderá resultar em erro no momento da importação;
- Período de Importação: Além dos dados, é necessário que o período no sistema esteja correspondendo ao período de emissão da nota fiscal importada.
Lembre-se de ficar atento as validações do sistema, pois ela serão excelentes aliadas para te direcionar, caso haja algum erro no momento de importar a nota fiscal. E em caso de dúvida, consulte o nosso guia de como realizar o cadastro no sistema.
Por Que Utilizar o Sistema Makro para Importar Nota Fiscal?
O Sistema Makro se destaca como uma das melhores soluções para a importação de notas fiscais devido à sua capacidade de integrar todos os departamentos de uma empresa em um só lugar. Essa centralização otimiza o fluxo de informações, permitindo assim, que as notas fiscais sejam importadas de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de migração entre diferentes sistemas ou plataformas.
Além disso, o Makro oferece automatizações que garantem precisão no processo, eliminando a possibilidade de erros humanos. Assim, o sistema realiza validações automáticas, verificando a conformidade fiscal dos documentos antes mesmo de serem processados. Isso reduz significativamente o retrabalho e assegura que todos os dados importados estejam corretos e prontos para uso.
Outra grande vantagem do Makro é a capacidade de integrar a importação de notas fiscais com o controle de estoque, a contabilidade e o financeiro. Essa integração automática facilita o fechamento mensal e a análise dos dados fiscais, permitindo que o contador tenha a visão completa e organizada da empresa. Assim, a gestão se torna mais ágil e eficiente, enquanto o contador ganha tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
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Perguntas Frequentes
Para importar nota fiscal no Sistema Makro, acesse o módulo de importação, selecione o arquivo XML, valide as informações e confirme a importação.
O Sistema Makro aceita arquivos no formato XML para a importação de notas fiscais eletrônicas.
Utilize a ferramenta de validação automática do Sistema Makro para identificar e corrigir os erros antes de finalizar o processo de importação.
