Cálculo da folha de pagamento: entenda os principais componentes

O cálculo da folha de pagamento é uma das obrigações mais complexas do departamento pessoal, exigindo precisão e conhecimento da legislação. Isso porque horas extras, IRRF, FGTS, adicionais e descontos são somente algumas das regras que compõem esse processo essencial, realizado todos os meses.

Por isso, o ideal é que o contador conte com um sistema contábil, como o Sistema Makro, que realize todo o processo de forma segura e precisa. Neste conteúdo, vamos abordar esse tema, explorando seus principais componentes e outros assuntos relacionados.

Como é feito o cálculo da folha de pagamento na prática?

O cálculo da folha de pagamento é um processo realizado mensalmente por todas as empresas, incluindo o Microempreendedor Individual (MEI), caso ele tenha um funcionário. Esse procedimento visa determinar o valor que o colaborador deve receber pelas atividades realizadas. Além disso, a sua apuração considera o salário-base, além das deduções e dos acréscimos legais, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Ademais, a elaboração de holerite também é influenciada pela legislação previdenciária, bem como por convenções e acordos coletivos de cada categoria profissional. Por isso, podem existir diferenças nos valores pagos a profissionais que exercem a mesma função, mas trabalham em empresas distintas.

Assim, para que você possa entender o cálculo dos salários, é importante dividi-lo em algumas etapas: determinação do salário bruto (proventos), cálculo das deduções (descontos) e, por fim, a determinação do salário líquido.

Em suma, o contador parte do salário-base, soma os adicionais previstos e, em seguida, aplica os descontos obrigatórios, chegando assim ao valor final que o colaborador receberá.

Quais são os principais adicionais, encargos e descontos da folha de pagamento?

Como mencionamos, o cálculo da folha de pagamento é feito por etapas, que incluem adicionais, descontos e encargos — todos esses fatores influenciam diretamente no valor do salário líquido.

A seguir, vamos abordar alguns dos principais componentes considerados durante esse processo.

Os adicionais previstos pela legislação incluem:

• Horas extras: o trabalhador recebe horas extras quando atua além da jornada normal de trabalho.
• Adicional noturno: acréscimo concedido quando o funcionário trabalha entre 22h e 5h.
  Adicional de insalubridade: compensação recebida por atuar em ambientes com exposição a agentes nocivos à saúde.
• Adicional de periculosidade: compensação paga a quem exerce atividades com risco à integridade física.
• Comissões: pagamento variável recebido conforme o desempenho, geralmente relacionado a metas ou vendas.

Por outro lado, os principais descontos em folha de pagamento que o profissional poderá ter são:

• Vale-transporte (VT): desconto referente ao vale-transporte recebido pelo funcionário.
• Vale-refeição / vale-alimentação: desconto em folha pela participação do benefício.
• INSS: contribuição do profissional referente à Previdência Social.
• IRRF: desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte, calculado conforme a alíquota.
• Adiantamento salarial: desconto caso o funcionário tenha solicitado antecipação de parte do seu salário.

Por fim, os encargos que são obrigações da empresa a serem pagos são:

• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): depósito mensal que a empresa deve fazer em uma conta vinculada ao trabalhador.
• RAT (Riscos Ambientais do Trabalho): contribuição calculada com base em uma alíquota adicional sobre a remuneração, conforme o grau de risco da atividade.
• FAP (Fator Acidentário de Prevenção): multiplicador aplicado à alíquota do RAT, que ajusta o valor conforme o histórico de acidentes da empresa.
• Contribuições para terceiros: valores pagos para órgãos como SEBRAE, SESI, SENAI e outros fundos setoriais.

Como funciona o pagamento no dia 5 e 20? 

Muitas pessoas têm dúvidas sobre os pagamentos realizados nos dias 5 e 20 de cada mês. Esse sistema, adotado por muitas empresas, ajuda a gerenciar o fluxo de caixa. Nessa prática, o salário mensal é dividido em duas parcelas: o adiantamento, pago no dia 20, e o restante da remuneração, pago no início do mês seguinte, geralmente no dia 5.

Assim, em muitas empresas onde os colaboradores solicitam adiantamento, o pagamento é realizado no dia 20 do mês vigente. Isso porque, embora a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não obrigue o empregador a conceder adiantamento salarial, caso o faça, ele deve ser pago até o dia 20. Se essa data cair em um fim de semana ou feriado, o pagamento deve ocorrer no dia útil anterior. Vale destacar que o valor do adiantamento deve corresponder a 40% do salário bruto.

O empregador paga o salário — ou o valor restante, se o colaborador recebeu adiantamento — até o quinto dia útil do mês seguinte, conforme determina a CLT. Ele calcula esse valor com base na remuneração integral do mês trabalhado.

O cálculo do pagamento, tanto do adiantamento quanto do salário do funcionário, envolve diversas operações e pode ser complexo. Por isso, o ideal é que esse processo seja realizado em um sistema contábil, garantindo mais segurança e precisão. Dessa forma, o Sistema Makro é uma plataforma segura e online, que permite ao contador cumprir todas as suas obrigações de forma rápida e simples.

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Quais erros comuns a evitar no cálculo da folha de pagamento?

Erros comuns no cálculo da folha de pagamento incluem falhas no registro de ponto, omissão de faltas, atrasos e horas extras, erros na aplicação de descontos legais, além de cálculos incorretos de férias, décimo terceiro salário, entre outros.

Sendo assim, o ideal é que o contador ou o escritório de contabilidade utilize um software de folha de pagamento. Isso porque o processo de calcular os valores que compõem a holerite é complexo e exige precisão. Qualquer erro pode gerar problemas para a empresa, como multas fiscais. Por isso, contar com um sistema de folha de pagamento é essencial para evitar falhas e garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação.

Além disso, é importante revisar todas as informações antes de inseri-las no sistema contábil e gerar a folha de pagamento.

Qual a importância de automatizar o cálculo da folha de pagamento?

Automatizar o cálculo da folha de pagamento é fundamental para qualquer negócio. Isso porque, com a automação, o contador otimiza o tempo, reduz riscos e aumenta a eficiência na execução das demandas. Em outras palavras, essa ferramenta não somente moderniza os processos, mas também contribui diretamente para a eficiência operacional. Afinal, como sabemos, o cálculo da folha é um processo complexo, e realizá-lo manualmente pode ser trabalhoso e suscetível a erros.

Além disso, os softwares de folha de pagamento online oferecem segurança no armazenamento dos dados inseridos na plataforma, protegendo as informações contra acessos não autorizados. Outro ponto importante é a transparência na geração dos documentos, facilitando a compreensão das informações tanto para os profissionais responsáveis pelo processamento quanto para os colaboradores da empresa.

Essas plataformas também centralizam os dados e geram relatórios completos, permitindo ao profissional ter uma visão ampla de diferentes áreas da empresa, inclusive sobre os dados relacionados à folha de pagamento. Isso contribui significativamente para tomadas de decisões mais estratégicas e embasadas.

Nesse contexto, o Sistema Makro oferece todas essas funcionalidades, proporcionando aos contadores e empresas uma solução completa para a gestão eficiente da folha de pagamento.

Perguntas frequentes