Mesmo que, por muitas vezes, os contadores saiam da universidade com um grande leque de informações técnicas, eles não sabem, em sua maioria, como será o dia a dia deles em um escritório. Por consequência, acabam entrando em algumas ciladas mercadológicas, o que reflete na relação dos clientes com o escritório. E, se sabemos que, clientes insatisfeitos na contabilidade podem se tornar uma grande dor de cabeça.
Portanto, se você é recém-chegado no mercado contábil ou está dando início ao seu próprio escritório de contabilidade, precisa ficar atento a alguns detalhes que podem atrapalhar o seu crescimento profissional. Sendo assim, listamos 5 principais problemas que podem gerar clientes insatisfeitos, para que você saiba como se planejar para que eles não aconteçam no dia a dia.
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Dedicação a atividades repetitivas
Você pode estar se perguntando “Por que atividades repetitivas vão gerar insatisfação, se o problema é interno?” Bem, essa resposta é fácil.
Todas às vezes que você e sua equipe se dedicam a fazer trabalhos repetitivos e que poderiam ser automatizados de alguma forma, significa que vocês estão gastando o tempo que, com toda certeza, otimizaria outras tarefas mais complexas. Essa aplicação errada de esforços acaba gerando atritos com os clientes, já que, por vezes, acabam levando entregas urgentes a atrasos e problemas com o fisco.
Deste modo, se você não quer ter dores de cabeça, recomendamos que invista em soluções que otimizem e automatizem as rotinas repetitivas, pois isso gerará ganhos financeiros e evitará que você perca clientes e dinheiro.
Retrabalho de conferência de dados e informações
Devido à rotina corrida e o contato com muitos dados e informações de diversas empresas, é bem comum que os contadores cometam erros em fechamentos de folhas, demissões, cálculos e, até mesmo, em prestação de contas com a Receita Federal.
Esse desgaste resulta em um processo de conflito com os clientes, afinal, os empresários confiam suas informações e dados aos contadores, pois acreditam que eles irão realizar os procedimentos corretamente. Quando há erros sendo preciso realizar uma conferência de dados, o conflito é inerente e a insatisfação do cliente é certa.
Por isso, é recomendado que se utilize de ferramentas confiáveis e que auxiliem a você no máximo de informações e processos possíveis. Os erros acontecem quando as informações estão postas de modo confuso, facilitando o erro, ao ter ferramentas que proporcionam relatórios e dados organizados, a rotina fica mais fácil e a probabilidade de erro diminui consideravelmente.
Existe uma célebre frase que diz “Mais trabalhoso que fazer um trabalho, é ter que refazer um trabalho mal feito”, frase que se encaixa perfeitamente no cenário retrabalhos. Deste modo, evitar erros deve ser uma questão primordial em um escritório de contabilidade.
Vazamento de dados
Hoje é inadmissível que dados vazem, principalmente devido à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Entretanto, é comum que haja problemas entre contabilidades e empresas deste tipo, já que estes deixam essas informações em espaços não protegidos, facilitando o vazamento.
Além de ser uma questão ética, o contador deve prezar pela segurança de todas as informações que lhe são confiadas e, por isso, deve utilizar sistemas que o auxiliem nesse quesito de proteção.
Um detalhe importante é que, você, proprietário de um escritório contábil, deve validar essa segurança junto aos seus colaboradores, seja em um contrato de sigilo ou por acordos internos. Fique atento a este ponto, pois, além de gerar insatisfação com os seus clientes, ele pode se transformar em uma batalha judicial.
Falhas no controle de emissão de notas Fiscais
As notas fiscais sempre geram muitas dores de cabeça aos clientes e contadores, seja na hora de emitir, arquivar e também na hora de fazer a prestação de contas ao Fisco. É bem comum que haja problemas com clientes na hora de reunir as notas, a falta de comunicação assertiva ou a falta de tempo intensificam o problema.
Sendo assim, para evitar que seus clientes tenham problemas, é recomendado que você utilize ferramentas que otimizem a emissão e o armazenamento dessas notas. Fazendo isso você não precisará entrar em contato constante com seu cliente, evitando os atritos e poderá resolver tudo facilmente.
Negligenciar questões tributárias dos clientes
Alguns contadores iniciantes cometem esse erro e acabam tendo grandes problemas para resolver. O enquadramento tributário e ajustes à legislação são, às vezes, uma das grandes dificuldades enfrentada pelos empresários e que são agravadas pelos contadores desatentos.
Por isso, se você quer evitar atritos, mantenha-se informado de tudo o que acontece na legislação e, principalmente, tenha sistemas e ferramentas que atendam as demandas de todos os tipo de tributação.
Para evitar clientes insatisfeitos na contabilidade, siga as dicas
Se o seu propósito é ter um escritório de sucesso e que tenha uma boa relação com os clientes, recomendamos que fique atento aos detalhes de atendimento e faça da sua prestação de serviço com muita atenção. Lembre-se que o seu sistema contábil será um grande aliado na hora de oferecer serviços ágeis e com efetividade.
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Conclusão
Manter clientes satisfeitos na contabilidade vai muito além de entregar declarações e balanços no prazo. O segredo está na qualidade do atendimento, na precisão das informações e na agilidade na resolução de demandas. Pequenos erros podem gerar grandes problemas, comprometendo a confiança no seu trabalho. Portanto, no dia a dia do escritório, ter um sistema contábil completo faz toda a diferença. O Makro facilita sua rotina ao centralizar tudo em um único lugar, garantindo mais eficiência e segurança.
Como é um sistema 100% web, você acessa de qualquer dispositivo, sem precisar se preocupar com instalações ou atualizações manuais. O backup automático protege seus dados contra perdas, evitando retrabalho e problemas com documentos extraviados. A inteligência artificial do Makro agiliza processos, fazendo validações automáticas e reduzindo erros antes mesmo de enviar obrigações fiscais. As automações eliminam tarefas repetitivas, deixando mais tempo para focar no que realmente importa.
Além disso, o sistema da Makro oferece um Plano Gratuito, ideal para você que está começando ou quer transformar a forma como você faz contabilidade. Dessa vez, contanto com ferramentas principais para ter uma rotina com mais produtividade e eficiência. Para testar tudo isso sem compromisso, o plano gratuito oferece acesso total às funcionalidades, ajudando você a otimizar seu escritório desde o primeiro dia.
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Perguntas Frequentes
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