Automatizar o setor financeiro: o que é, benefícios e como implementar
Ao passo que a empresa cresce e as demandas começam a aumentar, da mesma forma o fluxo de trabalho do setor financeiro tende a repetir-se, uma vez que uma mesma atividade precisa ser executada constantemente.
Neste caso, é importante que a instituição adote um sistema de automação a fim de evitar erros e/ou falhas manuais, devido ao acúmulo de tantos documentos e atividades a serem executadas.
Quer saber mais sobre os benefícios e como automatizar o setor financeiro do seu negócio? Então, continue a leitura!
Qual a importância da automatização no setor financeiro?
Automatizar os processos de gestão financeira significa adotar um sistema padronizado, no qual as informações se tornam integradas entre os departamentos, o que facilita o confronto das informações, por meio de dados objetivos e consistentes.
Alinhar e padronizar tarefas é um passo essencial quando falamos de diminuir falhas na rotina administrativa do setor financeiro.
Um bom exemplo disso é o controle das notas fiscais, as quais quando se acumulam, podem resultar em um maior esforço por parte do contador, caso a organização não conte com um sistema de automação financeira.
Em suma, com a automação financeira, as atividades do dia a dia empresarial se tornam mais simples, dado que o sistema dispõe das informações exatas para cada ocasião.
Assim, o gestor pode ter mais agilidade e segurança na hora de tomar uma decisão e/ou realizar um determinado procedimento referente ao fluxo de caixa ou a geração de relatórios gerenciais, por exemplo.
Quais os benefícios de automatizar o setor financeiro?
Automatizar os processos financeiros significa, antes de tudo, lançar mão da tecnologia, colocando a empresa em outro patamar, tornando-a mais moderna e eficiente.
Ao padronizar o setor financeiro, a instituição tem os seguintes benefícios:
- Os dados do negócio são vistos em tempo real, por todos os responsáveis, o que facilita no planejamento a curto prazo e na tomada de decisão;
- A relação entre os setores e grupos de trabalho fica mais ágil e eficaz, pois a ferramenta automatiza as tarefas, enviando dados de um setor a outro, de forma automática;
- A rotina financeira se torna mais produtiva, graças à economia de tempo e esforço, os quais seriam necessários se as tarefas fossem realizadas de modo manual;
- Com as equipes integradas, há a diminuição de erros, além da diminuição dos custos que seriam necessários nas operações mecânicas e repetitivas.
Como automatizar o setor financeiro da minha empresa?
O primeiro passo para automatizar o setor financeiro é estipular os processos que serão iniciados primeiro, e isso varia de empresa para empresa. Aqui, é importante identificar as atividades que têm uma maior demanda no seu negócio, os quais podem ser desde a expedição de notas fiscais, até a geração de boletos, entradas e saídas entre outras.
Dessa forma, com essa estratégia inicial estipulada, é possível planejar as ferramentas necessárias para tal fim, bem como treinar a equipe daquele departamento.
Em seguida, é necessário escolher um software contábil especializado, de preferência 100% web, o qual faça o alinhamento dos processos, desde o planejamento até a mensuração dos resultados.
Essa escolha é de extrema relevância, pois é a partir dela que, junto do esforço da equipe, que a instituição logrará êxito.
Também nunca é demais reforçar que o sistema de automação não tem a função de substituir o trabalho humano; pelo contrário: esse recurso é um implemento de inovação que vai auxiliar o trabalho dos profissionais, garantindo-lhes mais segurança no manejo das informações financeiras, aumentando a produtividade e assertividade dos colaboradores.
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