O dia a dia do contador é sempre corrido: prazos apertados, obrigações a serem entregues, legislações em constante mudança, geração de relatórios financeiros digitais, conferência de dados, entre outras atividades. Diante dessa sobrecarga, o sistema contábil digital tem se tornado uma ferramenta essencial tanto para escritórios de contabilidade quanto para contadores autônomos.
Neste artigo, vamos explicar como essa plataforma pode transformar a maneira como você realiza suas atividades contábeis. Ela simplifica processos, automatiza tarefas repetitivas e, assim, oferece mais segurança e agilidade para o seu trabalho.
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O que é “Sistema Contábil Digital”: uma evolução necessária
Em suma, um sistema contábil digital é uma plataforma online que oferece diversas ferramentas para auxiliar o profissional nas suas demandas, como a otimização de processos contábeis. Além disso, permite centralizar informações e transformar dados em decisões estratégicas baseadas em evidências. Assim, o software revolucionou a rotina do contador.
Antigamente, o trabalho era feito manualmente, utilizando planilhas em papel, livros físicos e documentos armazenados em pastas. Isso tornava a execução das tarefas mais lenta e propensa a erros, muitas vezes despercebidos devido ao grande volume de informações.
Os primeiros programas de contabilidade eram instalados diretamente nos computadores dos escritórios. A modernização contábil trouxe mais agilidade nos cálculos e na organização de documentos. No entanto, esses sistemas ainda apresentavam limitações, como o acesso restrito ao local de instalação. Por exemplo, se o programa estivesse instalado somente no computador do escritório, não era possível utilizá-lo em casa, o que também dificultava a colaboração entre equipes.
Já os sistemas contábeis digitais representam um avanço em relação às fases anteriores. Com eles, o profissional pode realizar todas as atividades em um só lugar, com validação contra erros, integração com outros programas, maior segurança, automação contábil empresarial e, em alguns casos, até recursos de inteligência artificial (IA), como no caso do Sistema Makro.
Da Operação à Estratégia: como o sistema contábil digital transforma seu negócio
O sistema contábil digital é uma ferramenta indispensável para qualquer negócio. Afinal, é praticamente impossível uma empresa funcionar, independentemente do porte, sem passar pela contabilidade, incluindo os Microempreendedores Individuais (MEIs).
Para o contador, escolher uma plataforma contábil integrada pode trazer uma série de vantagens no dia a dia. Isso porque, diante do grande volume de informações de diversas empresas e das múltiplas atividades que precisam ser realizadas, contar com a plataforma ideal faz toda a diferença no ganho de produtividade e organização.
Uma das primeiras transformações que a plataforma contábil digital traz para o escritório de contabilidade é a agilidade. Impostos, guias e declarações fiscais, como o SPED, são calculados automaticamente com somente alguns cliques. Além disso, a maioria dessas plataformas permanece sempre atualizada com a legislação vigente, o que minimiza o retrabalho e reduz o risco de multas.
Outros pontos importantes a destacar são: a visão em tempo real e a colaboração entre os profissionais. Com o software contábil, os dados ficam sempre atualizados e disponíveis, permitindo que toda a equipe acesse as informações de forma sincronizada, garantindo agilidade e eficiência nos processos.
Além disso, há um foco crescente na segurança da informação, protegendo os dados contra vazamentos e ataques cibernéticos, que infelizmente são cada vez mais comuns. Geralmente, essas plataformas passam por atualizações frequentes de segurança e utilizam tecnologias como criptografia e backups automáticos, garantindo a proteção das informações sensíveis dos clientes.
Algumas plataformas são online e isso é uma excelente notícia! Dessa forma, o contador pode acessar o sistema de qualquer lugar, inclusive de casa, durante uma viagem, entre outras situações.
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A Segurança e a Conformidade: pilares do sistema contábil digital
Como mencionamos, um dos fatores essenciais para o contador na hora de escolher um sistema contábil digital é a segurança e a conformidade legal da plataforma. Isso porque, para exercer suas atividades com confiança, manter uma boa reputação e fortalecer o relacionamento com os clientes, é fundamental que o sistema ofereça esses pilares.
As informações das empresas e de seus colaboradores são dados pessoais sensíveis e, em caso de falhas, podem ser alvo de vazamentos ou acessos indevidos. Caso isso ocorra, as consequências podem ser graves, como o cálculo incorreto de obrigações fiscais.
Nesse contexto, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) regula o uso, a coleta, o armazenamento e o compartilhamento de dados pessoais por empresas, órgãos públicos e demais instituições. Por isso, toda plataforma contábil deve estar conforme essa legislação.
Assim, para garantir a segurança dos dados contábeis, um sistema confiável deve implementar políticas de privacidade, solicitar consentimento para o uso de dados e adotar recursos de proteção, como atualizações frequentes, backups automáticos e mecanismos eficazes para evitar a perda ou o vazamento de informações.
A conformidade com as leis é outro ponto importante. Como vocês sabem, a legislação está em constante mudança, e, por isso, o software de gestão fiscal deve contar com atualizações automáticas dessas informações. Um exemplo, é o reajuste anual do salário mínimo.
Integração e Ecossistema Digital: o poder da conexão
Uma das ferramentas essenciais do sistema contábil digital é a integração de programas. Antigamente, a plataforma contava com pouco ou nenhum software conectado, o que tornava a realização das atividades mais demorada. Isso porque os departamentos utilizavam sistemas diferentes que não “conversavam” entre si. Ou seja, o setor de RH usava um programa, enquanto o de vendas utilizava outro.
Atualmente, é impensável que uma solução de contabilidade online não ofereça a possibilidade de integração com outros softwares, como o Sistema Makro, utilizado para operações bancárias. Com ele, o contador pode gerar boletos com as configurações exigidas pelo banco e, em seguida, enviá-los diretamente à instituição financeira.
Outra vantagem é que essas integrações representam uma colaboração estratégica que contribui para o crescimento tanto da empresa quanto do escritório de contabilidade. Isso porque, com um sistema ERP contábil que centraliza as informações, o profissional consegue acessar dados atualizados com agilidade, facilitando a tomada de decisão contábil e o alinhamento estratégico.
Perguntas frequentes
Sim, a contabilidade na nuvem para empresas se adapta a todos os perfis, desde MEIs até grandes corporações.
O sistema contábil digital oferece gestão financeira digital com foco em compliance fiscal e integração contábil completa.
Sim, o contador é essencial para garantir compliance fiscal digital e interpretar os dados gerados com eficiência contábil digital.
Em suma, todos ganham: a tecnologia melhora o controle financeiro na nuvem e agiliza a eficiência contábil digital no dia a dia.
