Realizar a guarda de documentos de forma correta e dentro do prazo certo não é só uma questão de ordem, mas uma exigência legal. Registros fiscais, trabalhistas, contábeis e contratuais podem ser exigidos a qualquer momento em fiscalizações, auditorias ou processos judiciais, e cada categoria tem um prazo de guarda específico definido por normas tributárias, trabalhistas e civis. Portanto, saber quais são esses prazos é o primeiro passo para evitar imprevistos.
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Quais são os principais tipos de documentos e seus prazos de guarda
A guarda de documentos contábeis de uma empresa envolve diferentes categorias de registros, cada uma com regras e prazos próprios. Assim, além dos documentos fiscais, trabalhistas e contábeis, contratos, documentos societários e licenças também entram nessa obrigação, e cada um tem seu próprio prazo. Portanto, para facilitar, veja um resumo por tempo de retenção:
Prazo permanente ou indeterminado:
- Contrato social ou estatuto e suas alterações
- Atas de reuniões e assembleias
- Livros societários obrigatórios
- Documentos de reorganizações societárias
De 5 a 30 anos:
- Fichas e livros de registro de empregados
- Folhas de pagamento e recibos salariais
- Contratos de trabalho e termos aditivos
- Avisos de férias, 13º salário e rescisões
- Guias de recolhimento de FGTS e contribuições previdenciárias
- Documentos de saúde e segurança do trabalho
De 5 a 10 anos:
- Contratos com clientes e fornecedores
- Contratos de prestação de serviços e locação
- Acordos, termos de confidencialidade e distratos
Prazo mínimo de 5 anos:
- Notas fiscais de entrada e saída
- Conhecimentos de transporte e documentos fiscais eletrônicos
- Guias de recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais
- Escriturações digitais como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e ECD
- Livros e registros fiscais exigidos pela legislação
- Livro Diário, Livro Razão, balanços e demonstrações de resultado
- Balancetes, razão analítico e outros relatórios contábeis
- Documentos que comprovam lançamentos contábeis
Durante a vigência + alguns anos:
- Autorizações específicas do setor de atuação
- Alvarás de funcionamento
- Licenças sanitárias e ambientais
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A guarda de documentos pode ser feita tanto em papel quanto em formato digital, o que importa é garantir que sejam íntegros, autênticos e apresentáveis quando solicitados. Sobretudo, a digitalização, combinada com um bom sistema de gestão documental, facilita o controle dos prazos e o acesso rápido às informações. Sendo assim, o ponto central é que o formato escolhido não dispensa o cumprimento dos prazos de guarda de documentos estabelecidos para cada categoria.
Como organizar a guarda de documentos na prática?
Em suma, um cuidado importante é saber quando começa a contar o prazo: para documentos fiscais, a contagem parte do primeiro dia do exercício seguinte ao fato gerador. Já os trabalhistas variam conforme o tipo de registro, e os ligados ao FGTS e a vínculos empregatícios merecem atenção redobrada, pois podem ser questionados muitos anos depois.
Já aqueles documentos ligados a processos judiciais merecem atenção à parte, devem ser mantidos durante e após o encerramento do processo, independentemente do prazo padrão da categoria. Assim, definir uma política interna com prazos claros para cada tipo de arquivo é o caminho mais seguro para evitar descarte antecipado e facilitar o acesso em eventuais fiscalizações.
Fonte: Portal Contábeis
Conclusão
Em suma, cuidar da guarda de documentos não é uma tarefa pontual. é uma rotina que precisa estar bem estruturada dentro de qualquer empresa. Para quem trabalha com contabilidade, isso vai além da própria empresa, orientar os clientes sobre quais documentos guardar e por quanto tempo é parte do trabalho e faz toda a diferença na hora de um imprevisto.
Portanto, conhecer os prazos de cada categoria, manter os arquivos organizados e revisar periodicamente o que pode ou não ser descartado faz diferença na hora em que menos se espera: numa fiscalização, numa auditoria ou num processo judicial. Quem leva isso a sério no dia a dia evita dores de cabeça que, na maioria das vezes, seriam completamente evitáveis.
Perguntas Frequentes
O prazo mínimo é de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao fato gerador. Assim, em alguns casos, esse período pode ser maior dependendo da situação específica.
O prazo varia de 5 a 30 anos conforme o tipo de documento. Registros de FGTS e vínculos empregatícios costumam exigir guarda por períodos mais longos, já que podem ser questionados anos depois.
Sobretudo, a regra geral é de pelo menos cinco anos. Isso vale para Livro Diário, Livro Razão, balanços, demonstrações de resultado, balancetes e documentos que comprovam lançamentos contábeis.
A empresa fica exposta a riscos em fiscalizações, auditorias e processos judiciais, sem ter como comprovar operações, recolhimentos ou vínculos empregatícios.
