Se você é contador ou empresário que está enquadrado no Simples Nacional, você já ouviu falar ou até mesmo já teve dúvidas sobre o que é a DEFIS. Essa que é uma obrigação acessória de muita importância para vocês.
Por isso, neste guia completo, nós vamos abordar tudo o que você precisa saber para realizar a entrega com sucesso e sem dores de cabeça futuras.
Afinal, a DEFIS requer diversas informações da estrutura da empresa, dos funcionarios e das funções que ela executou. Sendo assim, siga lendo e descubra como fazer o envio correto desta obrigação.
Você vai ler:
O que é a DEFIS?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, também conhecida como DEFIS, é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), optantes pelo Simples Nacional. Por isso, o objetivo é informar dados sobre a receita bruta, os custos, as despesas, o lucro ou prejuízo e o número de empregados da empresa, dentre outras informações.
A DEFIS era anteriormente chamado de Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), mas a partir da Resolução CGSN nº 94, de 19 de novembro de 2021, teve seu nome alterado. É válido reforçar que apesar da alteração, a obrigação continua a mesma, deste modo, o DEFIS (antiga DASN) é um documento que visa informar a Receita Federal do Brasil (RFB) sobre as todas os dados referentes às questões econômicas, fiscais e sociais das empresas optantes pelo Simples Nacional. A partir dela a RFB também toma conhecimento dos tributos recolhidos.
Tipos de declaração:
Original: É a primeira declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário.
Retificadora: é a declaração apresentada que visa retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada.
Situação Normal: é a declaração, original ou retificadora, que não é de situação especial.
Situação Especial: é a declaração apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada
Qual a lei da Defis?
A lei que institui a Defis é a Lei Complementar nº 123/2006 e por meio da Resolução CGSN nº 140/2018. Entretanto, essa legislação passa por diversas atualizações, a fim da adequação da obrigação às demandas daquele determinado calendário.
Por isso, é recomendado aos contadores que fiquem atentos às atualizações propostas e publicadas pelo governo acima do assunto.
Qual o prazo de entrega da Defis?
Agora já sabemos que a DEFIS é um documento importante para as empresas optantes pelo Simples Nacional e que a entrega nos prazos é fundamental, pois é através dela que é possível informar ao governo federal sobre a situação fiscal e econômica do negócio.
Mas qual o prazo para a entrega neste ano?
Para o ano de 2023, a data prevista para a entrega da DEFIS é até o dia 31 de março. Porém, é importante que os contadores estejam atentos ao prazo e acompanhem junto as empresas esta data para, assim, evitar possíveis penalidades e multas por atraso.
Além disso, ressaltamos que está é uma obrigação que deve ser entregue de forma eletrônica, através do Portal do Simples Nacional. Portanto, é necessário ter em mãos todas as informações fiscais e econômicas da empresa para preencher o documento de forma correta e evitar erros que possam prejudicar o negócio.
O que acontece se não entregar a Defis?
A principio, não entregar a Defis não traz punições financeiras, ou seja, não há multas. Porém, caso a empresa não realize o envio desta obrigação na data estipulada, ela terá problema pagamento da DAS do mês seguinte. Ou seja, caso ela não enviar em março a Defis, no mês de abril ela não conseguirá emitir e realizar o pagamento da DAS, logo, outros problemas serão acarretado pelo atraso da DAS.
A importância de entregar a Defis no prazo
Apesar de não ser uma obrigação em que se aplica multas, a Defis possui uma grande importancia para a relação entre empresas e o Estado. De fato, é fundamental que as empresas se atentem aos prazos de entrega da DEFIS e busquem cumprir essa obrigação acessória dentro do prazo estabelecido, evitando problemas futuros.
A entrega da DEFIS no prazo é de extrema importância pelas seguintes fatos:
- Garante o cumprimento das obrigações fiscais: por ser uma obrigação acessória importante, sua entrega no prazo é fundamental para que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais. Ou seja, a empresa não terá dores de cabeça com o Fisco.
- Facilita a gestão financeira da empresa: a declaração é um aglomerado de informações, por isso, ela fornece dado valiosos para a gestão financeira da empresa, permitindo que os gestores possam tomar decisões mais assertivas em relação aos investimentos, redução de custos e melhoria da lucratividade.
- Contribui para a transparência: estar em dia com essa obrigação significa dizer para o Fisco que a empresa não está escondendo nada. Assim, apoia a transparência da empresa, demonstrando comprometimento com as obrigações legais e com a gestão responsável dos recursos.
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O que é declarado na Defis?
Para que se faça o envio da obrigação de maneira correta,é preciso que o contador tenha em mão uma série de informações para realizar o preenchimento do que é solicitado. Assim, devem ser informados os seguintes dados:
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início e no final do período apurado;
- Valor do Lucro Contábil Apurado;
- Receita de exportação direta;
- Receita de exportação por meio de exportadora;
- Identificação e rendimentos de cada um dos sócios;
- Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável;
- Doações a campanhas eleitorais.
- Dados sobre o município;
- Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
- Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
- Total em aquisições, transferências e saída de mercadorias;
- Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais, custos, salários, etc.
As microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) devem ser optante pelo Simples Nacional e fazer o envio da declaração através do Simples Nacional utilizando do certificado digital. Para realizar o envio da declaração é preciso inserir todas as informações no Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D) ou importar do seu software contábil.
Declarar a Defis zerada?
Declarar a Defis Zerada ou de empresa Inativa é obrigatório. Sendo assim, a ME ou EPP que permanecer inativa durante todo o ano-calendário referente a declaração, tem como obrigação informar ao fisco a situação a qual se encontra essa condição na DEFIS.
Conforme o trazido pelo Conselho Regional de Contabilidade do Mato Grosso do Sul (CRCMS); “É considerada inativa a empresa que não apresentar mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário”.
Portanto, aquela declaração que tiver inatividade, ou zerada, será apresentada na Defis em todos os períodos do respectivo ano-calendário com o valor da Receita Mensal (RPA) for igual a zero, onde será exibida na declaração, a opção para informar se esteve inativa.
O Sistema Contábil ideal que oferece relatórios para a declaração
Você sabia que o Sistema Makro oferece relatório para auxiliar no preenchimento da DEFIS?
Isto é, a Makro System é um sistema que busca estar sempre atualizado com as mudanças de todas as legilações contábeis. Por isso, contadores que utilizam o Sistema Makro , podem ter a certeza de realizar a entrega da Defis sem preocupações.
Abaixo enumeramos como o Sistema Contábil Makro pode ajudar o contador a realizar essa tarefa dentro do prazo.
Veja os benefícios de usar o Sistema Makro para emitir a declaração
- Automatização de processos: o sistema Makro pode automatizar diversas etapas do processo de preenchimento e entrega da DEFIS, como a importação de dados de outras fontes, a validação de informações e a geração automática de relatórios e arquivos para envio ao governo.
- Controle de prazos: ate ajuda a manter um controle efetivo dos prazos de entrega da DEFIS, emitindo alertas e notificações em caso de proximidade do prazo ou de atraso na entrega.
- Redução de erros: com a automatização de processos e a validação automática de informações, o sistema Makro pode reduzir significativamente a ocorrência de erros no preenchimento da DEFIS, evitando retrabalhos e prejuízos para a empresa.
- Armazenamento seguro de informações: o sistema Makro System é online e oferece recursos de armazenamento seguro e confiável de informações fiscais e contábeis da empresa. Sendo assim, útil tanto para a geração da DEFIS quanto para outras obrigações fiscais e contábeis.
- Facilidade de acesso e compartilhamento: o sistema contábil da Makro pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer moment. Assim, pode facilitar o trabalho do contador e permitir um melhor acompanhamento por parte do empresário. Além disso, o sistema pode permitir o compartilhamento de informações e relatórios com outros profissionais, como advogados e consultores.
Assista o vídeo abaixo e conheça essa novidade dentro do sistema Makro:
Lembrando que o Contábil deve estar encerrado para que não aconteça divergência de informações futuras.
Tire suas dúvidas sobre a Defis
DEFIS é a sigla para “Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais”, uma obrigação acessória exigida no Brasil para empresas enquadradas no Simples Nacional.
Na DEFIS, são declaradas informações econômicas, financeiras, patrimoniais e fiscais da empresa, como receitas, despesas, folha de pagamento, estoque, entre outros dados relevantes.
O prazo de entrega da DEFIS geralmente é até o último dia útil de março do ano seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.
Não há multa a ser paga pelo atraso ou não entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Entretanto, não realizar essa entrega resulta em outras formas de prejuízos. Assim, se a DEFIS referente ao ano anterior não tiver sido entregue o contribuinte fica impossibilitado de usar o PGDAS-D.